10 funcionalidades de un software de gestión que aumentan la productividad de un asesor fiscal

Software de gestión

En las asesorías fiscales, al final de cada período impositivo es necesario registrar con urgencia la información contable recibida en el último momento para presentar en plazo las distintas declaraciones que exige la administración. Hoy hablaremos de los software de gestión.

Una herramienta de gestión específica para Asesores fiscales se hace imprescindible para mejorar la productividad, proporcionándonos la rapidez que necesitamos en la introducción de datos, ayudándonos a detectar posibles errores y agilizando en definitiva la elaboración de las declaraciones.

Una buena herramienta, además de mejorar nuestra rentabilidad nos permitirá mejorar la atención al cliente y para disponer de tiempo para ofrecer servicios que realmente le den valor como la asesoría o consultoría, fundamentales en los tiempos que corren.

¿Cuál es la herramienta más adecuada?

Desde nuestra experiencia, estas 10 funciones resultan fundamentales para conseguir los objetivos citados:

1. Funciones de alta rápida de facturas que faculten la contabilización de cada documento en pocos segundos. La mayoría de las facturas son muy sencillas y muchos de sus datos son pronosticables por el proveedor, lo que permite cumplimentar muchos campos automáticamente. En todos los casos, los datos capturados tienen que ser suficientes para generar el asiento de compra/venta y posteriormente las declaraciones implicadas. Si las facturas ya están pagadas o la forma de pago está determinada con gran verosimilitud, la creación del asiento de pago/cobro debe ser automática.
2. Funciones de alta rápida de asientos de ventas y cobros de comercios y restaurantes a partir de resúmenes diarios reportados por registradoras, programas de punto de venta o semielaborados en hojas de cálculo, en general con periodicidad mensual. Deben contemplar posibilidades de cuentas por puntos de facturación, varios porcentajes de impuestos, impuestos incluidos o no, etc. De la información aportada se generarán todas las declaraciones (sin olvidar el modelo 340 Registro de facturas, obligatorio para todas las empresas a partir de 2012).
3. Funciones de alta rápida de asientos desde extractos que permitan contabilizar diligentemente los asientos a partir de los datos contenidos en una relación (extractos bancarios, diario de caja, gastos tarjetas, etc. El proceso se debe apoyar en un conjunto de conceptos predefinidos (y definibles en el transcurso de la propia operación).
4. Funciones de alta rápida de asientos desde ficheros AEB 43. Los ficheros AEB 43, proporcionados por las entidades financieras, contienen información normalizada sobre los movimientos en cuentas bancarias en un período determinado. El contenido de estos ficheros, entre otros usos, permiten la contabilización automática de un altísimo porcentaje de sus movimientos basándose en patrones que contienen conceptos configurables y cuentas contrapartidas. Debe incluir funciones de corrección de los asientos generados y de mantenimiento de patrones.
5. Tratamiento de Hojas de cálculo y ficheros planos que faciliten la captación automática de información suministrada por los clientes, especialmente sobre facturas expedidas y recibidas, cobros, pagos y anticipos, incluyendo sistemas avanzados de detección de errores y avisos, correcciones e importación en la base de datos.
6. Funciones de chequeo que rastreen los datos de las empresas seleccionadas para anticipar la detección de incidencias que puedan retrasar la obtención de las declaraciones, especialmente las informativas, tales como NIF, distrito postal, etc.
7. Funciones para la obtención de las declaraciones más habituales de empresas y profesionales a los organismos Agencia Tributaria, Gobierno de Canarias y Registro Mercantil de forma automática a partir de la información introducida para contabilidad. Con la posibilidad de generar las declaraciones, según modelo, en papel blanco, fichero PDF, fichero AEAT y fichero R.M., y creación de los asientos de liquidación y de pago cuando proceda. Las declaraciones se deberían poder preparar de forma individual o masivamente.
8. Gestión de un histórico de declaraciones realizadas que permita en cualquier momento conocer el estado, de cualquier declaración y de cualquier empresa, así como la posibilidad de visualizarlas y de volverlas a obtener.
9. “Estado de declaraciones”, documento que permita conocer de un vistazo, para el mes deseado, las declaraciones a preparar para cada empresa, fecha tope de presentación, y la  situación actual (pendiente recibir datos, pendiente de comprobar… entregada, etc.), con filtros por declaraciones, empresas y estados.
10. La gestión contable concebida para operar sin discontinuidades entre ejercicios, permitiendo la entrada de asientos y facturas de cualquier período nos puede ofrecer gran flexibilidad. Un sistema de bloqueos, a cualquier fecha permite la protección de la información comprobada y definitiva.

En resumen existen en el mercado herramientas que nos ayudan a mejorar nuestra productividad automatizando al máximo la introducción de datos en el sistema, comprobaciones, correcciones, y la obtención de declaraciones, estados financieros, documentos oficiales y otra información de interés.

¡Esperemos que ahora saquéis el máximo partido a vuestro software de gestión! Si tenéis alguna duda, podéis contactar con nosotros.