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5 preguntas que debes hacer siempre a tu proveedor de ERP

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Lo hemos dicho muchas veces. Cualquier inversión en el entorno empresarial debe hacerse con sumo cuidado. O lo que es lo mismo, analizando todas las circunstancias que rodean a ese desembolso y, por supuesto, su rentabilidad a corto, medio y largo plazo. En el ecosistema pyme el cuidado debe ser aún mayor porque, como ya sabemos, los recursos siempre son más ajustados.

En cualquier caso, no todas las inversiones son iguales y, desde luego, mientras que hay algunos elementos que podrías comprar -o alquilar- digamos, por impulso, hay otros -la mayoría- que requieren de un compromiso financiero y organizativo e, incluso, cultural, que hacen necesaria una profunda prospección de mercado antes de lanzar los dados al aire y decantarse por cualquier proveedor, más o menos cercano, reconocido o recomendado.

Eso es precisamente lo que sucede cuando una pyme se plantea que debe implementar un ERP para gestionar sus recursos que debe fijarse bien, primero en los requerimientos que demanda su organización, si es posible, ordenarlos conforme a su prioridad para el negocio; segundo calibrar las propuestas de los diferentes proveedores para adaptarse a sus demandas; y, tercero, comprobar -vía “demos” incluso- las aplicaciones que más se ajusten a lo que buscan. Por supuesto, el último paso será seleccionar aquel aplicativo que presenta un mayor nivel de adaptación global, que aporta una gama más amplia o especializada de servicios y, la que proporciona una mayor flexibilidad, también en cuanto al modelo de comercialización o financiación.

Sobre el papel, parece sencillo. Pero, luego no lo es tanto porque se mezclan un montón de condicionantes que podrían inclinar la balanza hacia un lado o hacia otro y sumir al decisor en una duda constante. Para facilitar a las pequeñas y medianas empresas estos procesos de búsqueda y selección de aplicativos, o, mejor dicho, de proveedores tecnológicos, se me ocurren 5 preguntas básicas, para empezar.

¿Qué funcionalidades ofrece el sistema y cuáles son sus características diferenciales?

Una vez que se tengan claros los requisitos funcionales necesarios para el negocio se deberá evaluar si el proveedor cumple con una serie de imprescindibles.

  1. ¿Proporcionará una implementación rápida y sin parones de actividad?
  2. ¿Facilitará la integración con otras aplicaciones?
  3. ¿Qué tipo de informes se pueden obtener?
  4. ¿Qué nivel de seguridad ofrece para mantener protegidos los datos?

Hay que tener claro que todo esto será estratégico para el negocio por lo que será imprescindible, o sea, innegociable buscar la máxima eficiencia del ERP en estas líneas.

¿Está abierto a la incorporación de las tendencias tecnológicas?

Es importante que el sistema no se quede estancado y que sea capaz de aprovechar y poder implementar las tecnologías de última generación, en beneficio del usuario, siempre que sea necesario, rentable u operativo. En este sentido lo que cabría preguntar al proveedor sería lo siguiente:

  1. ¿El sistema dispone de una interfaz amigable e intuitiva?
  2. Dentro de que sea un sistema estándar ¿ofrece la posibilidad de personalizar?
  3. ¿Cómo se integra con otras aplicaciones de terceros?

Un sistema que está a la última en cuanto a tecnología proporcionará cobertura funcional a corto plazo, pero, además, sentará las bases también para la durabilidad del ERP de cara al futuro. Y, sí, denota un interés manifiesto del proveedor por mantenerse a la vanguardia.

Las cinco preguntas clave que las pymes deben hacer
a un proveedor tecnológico para seleccionar un ERP Clic para tuitear

¿Cuánto cuesta?

Está claro que los nuevos procesos de implementación y comercialización han abaratado los costes. Pero, a la hora de seleccionar un ERP hay que tener muy claro lo que, finalmente invertiremos en la solución. Por eso, hay que determinar a la perfección qué gastos iniciales habrá -si hablamos de suscripción o licencias, si será necesario modificar o sustituir infraestructuras, etc.-; qué gastos recurrentes, es decir, los que se producirán durante la vida útil del software -desde soporte técnico y mantenimiento hasta tarifas de suscripción, integraciones o cualquier otra cosa que vaya surgiendo por el camino-; y qué costes añadidos, o lo que es lo mismo, lo que costará dejar de utilizar las soluciones que se venían utilizando hasta la fecha.

¿Qué servicios incluye el sistema?

Implementar y desplegar un ERP, con todas sus funcionalidades y la gran cantidad de datos que maneja, no es una tarea sencilla. Por eso, son muchos los proveedores que ofrecen determinados servicios profesionales para ayudar con la implantación, la carga de datos, el manejo, la formación, los servicios de asistencia, etc.

Como decía al principio, los recursos en las pymes son limitados. También en los departamentos de TI por lo que hay que poner en valor el soporte que proporciona el proveedor, así como los tiempos de respuesta que facilitan y, en general, la atención que proporcionará durante todo el proceso.

¿Qué estrategias planean para la mejora de los productos?

Es decir, cómo se verá el software dentro de un año, o de cinco o de diez. Teniendo en cuenta la velocidad a la que se suceden las cosas, es importante tener clara la viabilidad del sistema también de cara al futuro. Por lo tanto, cabría preguntarse lo siguiente:

  1. ¿Existe una hoja de ruta para incorporar mejoras específicas en el software?
  2. ¿Cada cuánto tiempo se presentan mejoras?
  3. ¿Está preparado el aplicativo para trabajar en la Nube?

Y, para terminar, se me ocurre una última cuestión que creo que es aún más relevante, si cabe, que todo lo que acabamos de mencionar hasta ahora. Hablo de la estabilidad y la salud financiera del proveedor. Si el software es excelente pero la organización no es saludable, no proyecta estabilidad o confiabilidad, mejor no arriesgarse. Todo está relacionado. Una base financiera sólida, indica viabilidad, reconocimiento y buena posición en el mercado y, por ende, una oferta de soluciones y servicios de alta calidad, una base de clientes sólida y fidelizada y una visión optimista de cara al futuro. Hablo, por supuesto, en términos generales, pero, creo que una compañía que proyecta una imagen fiable, sólida y positiva de sí misma, primero, se reflejará en sus soluciones y servicios y, segundo, repercutirá, sí o sí, en la relación con sus clientes.

Datisa

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