5 razones para utilizar un software de facturación

Software de facturación, ¿por qué utilizarlo?

Un software de facturación automatiza tareas administrativas y reduce el margen de error. Los errores, en este tipo de documentos pueden acarrear problemas legales, algo que siempre debemos tratar de evitar.

Las pymes que utilizan un software de facturación no solo están minimizando sus posibilidades de cometer algún error, sino que están agilizando un proceso que impacta sobre otros (cobros y pagos, tesorería, contabilidad, …)

En realidad, las facturas son documentos complejos, primero porque la Ley estipula que se incluyan una serie de datos obligatorios para que tenga la validad legal que se pretende (número, nombre completo de la empresa y razón social, CIF/NIF, domicilio del comprador, datos del comprador, fecha, cantidad, precio unitario, base imponible, impuesto aplicado (IVA, IRPF, IGIC, …) y precio final).

Y, segundo, porque la factura deberá reflejar a la perfección, todas las condiciones pactadas con anterioridad en el proceso comercial.

Poner mal la fecha de la factura, o dejar datos en blanco o confundirse en el cálculo del IVA, son errores habituales que se cometen utilizando tablas de Excel para facturar.  Y, son errores que condicionan la gestión de una pyme, en la que los recursos suelen ser limitados.

Retrasar los cobros o tener que hacer frente a imprevistos de tesorería, ponen en riesgo el negocio. Solo por eso, ya estaría justificado el uso de un software de facturación. Sin embargo, se me ocurren otras muchas razones por las que las pymes deben confiar en estos programas.

Sencillez, rapidez y control

Un programa de facturación permite elaborar, imprimir o enviar presupuestos, albaranes, facturas y, en general, todo lo que se precisa para hacer fluir el negocio. Pero, además, facilita las tareas de control, muy necesarias siempre, en procesos tan sensibles como estos. Saber lo que pidió el cliente la última vez o acceder a sus condiciones comerciales, es muy fácil y aporta una gran cantidad de información que nos puede ayudar para planificar operaciones futuras.

Conexión con el banco

Un programa de facturación óptimo, integrado con un programa de tesorería, facilita además, la sincronización de los movimientos bancarios, actualizándolos sin necesidad de que estos se tengan que introducir a mano. Se podría decir que el sistema es inteligente, que “aprende” de otras aplicaciones y, por tanto, que facilita otros procesos que son, digamos, “satélites” del proceso de facturación propiamente dicho.

Impuestos al corriente

La entrada en vigor el pasado mes de julio del SII, o lo que conocemos como IVA electrónico, ha cambiado la manera en la que algunas empresas se comunican con la Administración. Sin embargo, poco ha repercutido en el contenido, propiamente dicho, de esas comunicaciones. Es decir, que el impuesto sigue siendo el mismo, se sigue calculando igual y los Libros de Registro, siguen incluyendo también la misma información que se requería antes del SII.

Ahora bien, un programa de facturación ayuda a calcular, a revisar y a controlar las Declaraciones. Pero, además, las presenta en la sede de la Agencia Tributaria y las guarda para tener un archivo y acceder a él cuando sea necesario. Y, todo ello, con la seguridad de saber que la empresa estará siempre al día de sus obligaciones tributarias.

Previsiones de tesorería

Integrado con un software de tesorería, un programa de facturación ayuda con las planificaciones de tesorería, algo realmente interesante, para prevenir situaciones que pudieran poner en riesgo a la empresa. En este sentido, las pymes que utilizan un software de facturación pueden planificar con suficiente tiempo de antelación. Disponer de información sobre cuánto dinero tendrá el negocio o cuánto necesitará a corto, medio y largo plazo, pone a la organización en una mejor disposición para afrontar el futuro.

Libertad para elegir cómo

Un programa de facturación te permite elegir la mejor manera o, al menos, la más cómoda para ti, de llevar a cabo los procesos. Poner las cosas fáciles es siempre una garantía de éxito, también cuando hablamos de tecnología aplicada a la gestión. Y, en este sentido, un software para facturar ofrece:

1. Opciones para facturar de diferentes maneras, ya sea por cliente, parcial, total, por albarán, por dirección, etc.
2. Posibilidad de utilizar distintos formatos de albarán y de facturas. Formatos que puede configurar el usuario y que se pueden seleccionar en función de diferentes criterios.
3. En cuanto a los Libros de Facturas, por supuesto, las funciones de entrada, modificación o eliminación de las facturas emitidas o recibidas, facilita mucho la tarea del día a día. Además, su conexión con contabilidad y tesorería ayuda a la gestión integral del negocio. La emisión de libros, el certificado de retenciones y las liquidaciones de los impresos oficiales de IVA/IGIC para su presentación en la Agencia Tributaria, son elementos también a tener muy en cuenta.