7 consejos para motivar a los usuarios del ERP

Motivar a los usuarios del ERP no es una tarea fácil

Motivar a los usuarios de ERP, evitando la desidia y las continuas quejas sobre un cambio  que no entiende, en sus procesos ordinarios, es algo que debería encabezar la lista de prioridades a la hora de plantearse la implementación de un ERP en cualquier organización. El usuario, sin embargo, muchas veces resulta ser el último en enterarse de que, a partir de un determinado momento, deberá, por ejemplo, “aparcar” las hojas de cálculo para adentrarse en un mundo muchas veces absolutamente hostil para él. En este momento, el proyecto habrá entrado en crisis, ya que quienes deberían ser sus aliados, acaban de convertirse en sus peores enemigos. El riesgo de fracasar, es evidente.

Cuando una compañía toma la decisión de implantar un ERP para optimizar su gestión empresarial, ha tenido que realizar previamente, un análisis exhaustivo sobre el estado de su situación, el objetivo que pretende alcanzar, las fases en las que pretende dividir el proyecto y, por supuesto, habrá llevado a cabo una prospección de mercado para determinar, cual es el sistema y proveedor más adecuado para sus necesidades presentes y futuras.

No entraremos en esta cuestión, que dicho sea de paso, ha sido tratada en muchas ocasiones a través de los diferentes post que hemos publicado en este blog. Sí me gustaría centrarme sin embargo,  en un aspecto que creo que es estratégico y que muy pocas veces lo estamos teniendo en cuenta, o al menos, muy pocas veces, tiene la repercusión pública que considero debería tener. ¿Qué pasa si el usuario, finalmente, no “encaja” la filosofía del nuevo sistema?.

Las cifras están detrás, el trabajo permanece delante

Es obvio que la implantación de un ERP, lleva implícita un importante cambio en la ingeniería de los procesos empresariales. Es decir, que hará que lo que siempre se hacía de una manera, ahora se empiece a hacer de otra. Quienes toman la decisión sobre su implantación, habrán hecho números, y sabrán perfectamente, con qué cifras están trabajando en cuanto a inversión; pero también, en cuanto a ahorro de costes, de tiempo, de recursos; en cuanto al aumento de la rentabilidad que genera la mejora de la productividad al disponer de información más consistente, de mecanismos que permiten interrelacionar el trabajo de las distintas áreas que conforman la organización y, cómo no, de las estadísticas y capacidad de análisis que facilita la puesta en marcha de estrategias correctivas o evolutivas, según proceda.

Pero toda esta información que está “detrás” de la implantación de un sistema de gestión, no tiene porqué trascender al empleado que, de la noche a la mañana, deberá cambiar su forma de proceder.

¿Cómo vencer la resistencia al cambio de ese último y trascendental eslabón de la cadena?

Ahí van, nuestros 7 consejos:

1. Hazle partícipe del proyecto. Pregúntale, escucha su opinión y dale la importancia que merece
2. Comunica lo que haces y por qué lo haces. Sé transparente en cuanto a objetivos, tiempos y responsabilidades
3. Formación continuada. Enséñale todos los trucos para optimizar el uso del sistema. Si el usuario desarrolla los conocimientos necesarios, será capaz de explotar al máximo la potencialidad del sistema
4. Evita la frustración. Cambiar los métodos de trabajo, aún siendo los nuevos, más sencillos y eficientes, siempre genera una sensación de vértigo que los responsables del proyecto deberán saber gestionar. Equivocarse es normal. Lo importante es aprender
5. Muestra algunas ventajas. Los ejemplos prácticos sobre el terreno suelen ser muy efectivos. Si para obtener un informe antes, tardaba 12 horas y el ERP permite sacarlos en 2 minutos, el beneficio es evidente.
6. Su trabajo repercute al conjunto de la empresa. Muestra, con datos reales, el impacto que el desempeño de sus tareas tiene sobre el resto de la organización. Si el usuario toma conciencia sobre la importancia de optimizar su labor y sobre el conjunto de funciones que incorpora el programa para hacerlo, será mucho más sencillo motivarle.
7. El usuario es el rey. Si consigues que se sienta “protagonista”, tendrá una mejor disposición para aprender no sólo un nuevo método de trabajo, sino que él mismo buscará nuevas fórmulas para mejorar, para interactuar con el sistema, aportará ideas, será, en definitiva, más proactivo.

Por lo tanto, si se encuentra en el preciso momento en el que está pensando en implementar un ERP en su empresa, le recomiendo que, entre todas las variables que seguro tendrá en cuenta para seleccionar la mejor opción posible, ponga también en valor la opinión de sus empleados, es decir, de aquellos a los que afectará directamente el cambio de procesos. Tome en cuenta sus necesidades y sus opiniones, y tomando éstas como un criterio más para el análisis. Decida. Y después, compártalo con los demás.