7 procesos que puedes mejorar con un ERP

Disponer de los datos centralizados y actualizados es la clave para encadenar las mejoras en los procesos empresariales que aporta un ERP a las pymes. Utilizar el dato único evita duplicidades y con ello, no solo minimiza los errores (pedidos duplicados, roturas de stock, retrasos en los cobros y en los pagos) sino que optimiza los recursos (económicos y humanos).

Entre los procesos que mejoran las pymes con un ERP, destacan:

Gestión de compras

Porque aporta funciones de pedidos automáticos a proveedor según máximos y mínimos, consumos, pedido de cliente, etc. Un ERP permite, además, registrar de forma ágil, las entradas de mercancías, consultando e incorporando al albarán, si es necesario, los pedidos servidos. Todo ello, gestionando la parte administrativa a través de un intuitivo y funcional sistema de conformación de facturas que facilita el repaso y la modificación de los albaranes desde el mismo registro de la factura.

Gestión de ventas

Porque permite relacionar todos los documentos del proceso, desde el presupuesto hasta la factura de venta, pasando por el pedido, los movimientos del almacén, etc.

Gestión de comisiones

Porque facilita la definición, el cálculo y el control de las comisiones de venta por representante. Un ERP ayuda a determinar la duración del período acumulable, las comisiones correspondientes en función de las ventas realizadas, generar la contabilización del devengo y del pago y permite obtener listados según lo cobrado, lo pendiente de cobro, las fechas, los vendedores, etc. y facilita el recálculo de comisiones.

Gestión de stocks

Porque muestra en todo momento el estado de las existencias de cualquiera de los almacenes de la empresa, así como el valor de las mismas según el criterio que se desee, ya sea precio medio, precio último de compra o precio de tarifa. Y facilita también potentes listados y consultas en tiempo real que simplificarán aún más esta tarea.

Gestión de cobros y pagos

Porque automatiza la contabilización de los cobros y los pagos garantizando su seguridad y se adelanta a la recepción de los extractos bancarios al utilizar sus propios registros contables y previsiones como fuente de información más fiable lo que permite contrastar las acciones de terceros, ya sean clientes, proveedores o bancos. El ERP permite, además, integrarse con el resto de aplicaciones para relacionar y seguir la pista de los documentos que justifican las operaciones de compra/venta como presupuestos, albaranes, facturas, asientos, documentos de cobro/pago, histórico de documentos, etc.

Gestión de la relación con los bancos

Facilita la conciliación bancaria automática partiendo de extractos financieros normalizados, el punteo automático de los movimientos del extracto contra los propios contables, la generación automática y/o manual de asientos y la captación de fechas operación y valor. Un ERP optimiza la situación de las cuentas bancarias (saldos a fecha, por cuenta, por medios, en fecha operación y valor, el análisis de las fechas de operación y valor para el estudio de desviaciones y previsiones, extractos, conciliaciones, estadísticas de movimientos, liquidación de intereses, …) Y simplifica la gestión de las cuentas bancarias, facilitando información sobre las condiciones pactadas, histórico de las mismas o límites de crédito y riesgo de las líneas de negociación.

Gestión de declaraciones

Porque permite generar las declaraciones con un solo click y proporcionan un calendario fiscal donde planificar las declaraciones pendientes, y un histórico para consultar las que ya han sido presentadas. Un ERP permite, además, ampliar la emisión de libros y obtener el certificado de retenciones y liquidaciones de los impresos oficiales de IVA/IGIC para su presentación telemática.

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La filosofía del dato único desencadena el resto de mejoras que aporta un ERP a las pymes: Gestión de compras y ventas, establecimiento de comisiones, administración de cobros y pagos, control de stocks, optimización de centros de coste…