Apostar por el papel de la función financiera en las Pymes

Si consultáramos a un equipo de expertos sobre la importancia de la Función Financiera en las compañías, afirmarían sin lugar a dudas que su ejercicio es fundamental para la salud de una organización y para el aprovechamiento adecuado de sus recursos financieros (propios y cedidos) en apoyo al negocio. Una mirada rápida al mercado de las Pymes españolas, sin embargo, indica que, esta labor está seriamente descuidada en un gran número de estas organizaciones y tiene un rol prácticamente marginal en comparación con otras tareas de dirección, como son la gestión comercial o de operaciones.

No queremos entrar a analizar las razones de esta situación, pero sí reivindicar la importancia de la Función Financiera, no como una parte residual de la tarea directiva, sino en su ejercicio activo. Sin desmerecer su importancia en los períodos de bonanza, se trata de una función fundamental en un entorno como el actual, por su capacidad de aportar a los equipos directivos una visión única e integrada del negocio, de sus necesidades de recursos, rentabilidad y viabilidad. Y es que, por medio de la Función Financiera, las empresas principalmente adquieren la capacidad de planificar y de tener controlada su actividad, al igual que de reaccionar de manera rápida y oportuna ante cualquier cambio en el mercado que las obligue actuar.

Planificación, control y reacción

Son varias las herramientas con las que cuenta la Función Financiera para aportar esta triple visión de los negocios (planificación, control y reacción). En primer lugar, está la tesorería (un ‘punto y aparte’ en las Pymes españolas, que estas organizaciones por fin deben abordar con seriedad, si quieren competir con las grandes compañías nacionales e internacionales). En segundo lugar, nos encontramos con el control presupuestario (que permite planificar, seguir la realización del presupuesto e introducir correcciones, si fuera necesario). Por último, la gestión contable analítica hace a que todo este reparto e imputación de los ingresos y gastos, y su control se puedan llevar a cabo no sólo de manera global, sino al detalle, para una toma de decisiones más efectiva y a todos los niveles de la organización.

Yendo de lo teórico a lo práctico, un elemento clave para que el ejercicio de la Función Financiera pueda ser realmente exitoso, es la informatización. El papel de las nuevas tecnologías de la información es clave, tanto para la automatización de las tareas de introducción y el análisis de la información financiera, como desde el punto de vista de las garantías de su fiabilidad y seguridad, imprescindibles para la toma de decisiones.

De la teoría a la práctica

Para la informatización de la Función Financiera, por otro lado, no vale cualquier software informático. La solución seleccionada debería cumplir al menos tres premisas básicas, que detallaremos a continuación.

En primer lugar, se necesita una solución financiera diseñada en origen para dar soporte a esta Función, capaz de facilitar tanto la entrada de datos, como la explotación de la información. Este requisito deja fuera a toda una larga lista de soluciones contables, usadas en las Pymes, que se apoyan en hojas de cálculo desarrolladas con más o menos acierto.

Otro requisito básico de las soluciones, desplegadas para soportar la Función Financiera, es su capacidad de integrar información de las entidades bancarias. Dichas entidades son un factor fundamental en el actual mercado de las Pymes y, en España, ya existe un sistema EDI de comunicación con los bancos que debemos ser capaces de aprovechar. Desde este punto de vista, la solución informática que elijamos, debe poder emitir órdenes a los bancos en formato electrónico y recibir y aprovechar la información que le proporcionan estas entidades en este mismo formato digital, automatizando una serie de registros.

En tercer y último lugar, la solución de gestión financiera de la organización debe estar integrada con su sistema de gestión global (ERP). Y es que, el programa contable o tesorero de la empresa, no puede usarse aislado del resto de los recursos informáticos con los que se organiza el negocio, sino que debe explotarse integrado y en perfecta harmonía con el resto de aplicativos para la gestión comercial, de la facturación, etc.

Hoy, las Pymes disponen de varias alternativas para asegurar esta integración, recurriendo a proveedores de soluciones ERP globales, en las que están embebidas las capacidades financieras o a fabricantes de software que, aún y cuando no proporcionan una oferta de soluciones para la gestión global, sí son capaces de afrontar su integración efectiva, sea cual sea su origen y proveedor.