Automatizar la Gestión del Riesgo, más vale prevenir que curar

Desafortunadamente, la actual situación económica hace que los impagos sean algo que está a la orden del día, y por ello, gestionar el riesgo de una manera adecuada ha cobrado una importancia vital de la que puede depender la supervivencia de una pyme.

El control del riesgo forma parte integral de las tareas administrativas en muchas grandes compañías y también en aquellos negocios de menor tamaño que, por su actividad, corren un alto riesgo de impago. Pero, hay un importante grupo de empresas, en el que de nuevo abundan las PYMEs, en el que el control del riesgo de sus clientes lo realiza de manera aproximada, lo que, en muchas ocasiones, hace peligrar su liquidez, su rentabilidad e incluso su continuidad.

Según los últimos datos de la FEDEA (Fundación de Estudios de Economía Aplicada), las proyecciones de la tasa de morosidad agregada indican un incremento de la misma en 2011, pudiendo sobrepasar el 7% en la segunda mitad del año, lo que conlleva que cualquier empresa que no cobre al contado, se preocupe por los impagos, sobre todo, aquellas compañías con una masa crítica de clientes, que ofrecen bienes y servicios a cobro diferido o que fabrican a medida.

Por ello, es conveniente establecer los procedimientos adecuados para la gestión del riesgo de cada compañía. El control del riesgo debe tener en cuenta dos puntos de vista: el control de riesgo de nuestros clientes y la correcta administración de nuestro propio riesgo con nuestros proveedores.

Mecanización del riesgo del cliente

La gestión del riesgo de los clientes debe empezar con la fijación de un límite del mismo para cada uno de ellos. Este se puede establecer en base a varios criterios como su histórico de compras, su solvencia, volumen de pedidos y otros muchos factores. Cada compañía debe decidir cuáles de ellos son su mejor indicador y abordar a continuación la definición de los parámetros concretos que permitirán conocer el riesgo de cada cliente y su evolución. Este cálculo se puede realizar internamente o con la ayuda de una aseguradora.

Para definir dichos parámetros existen múltiples alternativas, dependiendo de las características de la organización. Se puede controlar desde la contabilidad (a través de los saldos de deudor), desde la tesorería (tomando en cuenta todos los documentos pendientes de emitir), desde la gestión comercial (impidiendo el envío de presupuestos o la generación de albaranes para clientes, cuyo riesgo sobrepasa el límite) o la combinación de varias de estas herramientas de control. Pero independientemente de los parámetros seleccionados, un control del riesgo fluido y fiable no es posible si no se cuentan con las herramientas adecuadas, por lo que contar con un ERP puede ser una buena idea.

Hay que tener en cuenta que el control del riesgo es un proceso complejo, que implica la necesidad de consultar continuamente información de diferentes fuentes y de realizar los cálculos correspondientes. Por otro lado, si se realiza manualmente, supone una gran sobrecarga administrativa, además del claro riesgo de errores que se pueden cometer. No obstante, la automatización de este proceso se puede llevar a cabo de una manera fácil y cómoda a través de diferentes herramientas informáticas.

El primer paso en la configuración del cálculo de Riesgo en las compañías es obtener la información necesaria. Las aplicaciones informáticos ofrecen la posibilidad de consultar diferentes fuentes como el histórico de compras o impagos, el volumen de pedidos, etc. Esto facilitaría, un segundo paso consistente en la definición de un límite de riesgo específico para cada cliente con la posibilidad de la implantación de alertas para el bloqueo de procesos, cuando el sistema detecta que con una determinada operación el riesgo se habrá sobrepasado. Por ejemplo a la hora de servir la mercancía avisa de que se ha sobrepasado un límite determinado.

El control de nuestro propio Riesgo

Pero además de facilitar el cálculo del riesgo de los clientes, también existe la posibilidad de controlar el riesgo propio lo que nos puede ayudar a anticiparnos a posibles problemas, ya sea con los proveedores o con nuestras entidades bancarias.

Con los proveedores, además de facilitar las decisiones de compra, nos garantiza en muchas ocasiones el poder dar un buen servicio a nuestros clientes. La gestión del riesgo puede evitar, por ejemplo, que comprometamos una mercancía que luego un proveedor no nos va a servir porque hemos superado el riesgo que nos había marcado. Esto nos puede servir para adelantarnos al problema y renegociar las condiciones.

Un caso muy parecido es la administración del riesgo con entidades financieras, controlar nuestro propio riesgo puede evitarnos en incurrir en gastos innecesarios. Por ejemplo, existe la posibilidad de crear una alerta al generar la remesa correspondiente, evitando que la empresa supere su crédito con cada entidad. Este tema lo abordaremos de una forma más amplia en próximos posts.

En definitiva, las herramientas ERP pueden suponer una cierta innovación en el ámbito de la gestión si sabemos sacarlas provecho, ya que son capaces de apoyar a las empresas en cuestiones tan sensibles como son el peligro de impagos, el peligro de desabastecimiento o la falta de liquidez.