Automatizar las tareas administrativas aumenta la productividad de las pymes

Las funciones administrativas son clave en el ecosistema pyme. Hablamos de una serie de tareas que, aunque, en términos económicos, se puede decir que no generan ingresos, en términos operativos, si se dejan de hacer o se ejecutan mal pueden tener un impacto muy negativo sobre el negocio. Son además funciones de obligado cumplimiento para respetar las normativas contables, fiscales e, incluso, laborales. Por lo tanto, optimizar los procesos administrativos es una prioridad para las pequeñas y medianas empresas.

Las tareas administrativas en sí mismas, no generan beneficios para las organizaciones. Sin embargo, estas funciones administrativas no se pueden dejar al margen del negocio. Y se deben ejecutar con la misma pericia y exactitud que cualquier otra tarea que sí impacte directamente sobre los márgenes de beneficio de la organización, o sobre su eficiencia o su rentabilidad.  De hecho, por ejemplo, la elaboración de presupuestos, albaranes o facturas, que forman parte del trabajo administrativo, son tareas necesarias para facilitar la gestión comercial de cualquier negocio.

Sin embargo, según explican desde la firma española de ERP para pymes, Datisa, muchas empresas desconocen el alcance y el tiempo que consumen estas tareas al conjunto de la organización. ¿cuántas horas implican? ¿quiénes tienen que involucrarse? ¿qué impacto real tiene sobre la cuenta de resultados? ¿qué penalización podría ocasionar una mala gestión administrativa?

Ese desconocimiento que existe sobre el trabajo administrativo en el entorno pyme hace que, muchas veces, se pase por alto la necesidad o, más bien, las múltiples ventajas que reporta la automatización de las tareas administrativas. La idea de automatizar la administración de un negocio no solo se justifica con la disposición de más tiempo libre para abordar tareas de mayor valor para el negocio. Hay que automatizar las funciones administrativas también porque aportan información muy valiosa para la toma de decisiones. Y, sobre todo, porque incrementan la productividad del negocio.

Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “Aunque las tareas administrativas pueden ser rutinarias, automatizarlas aumenta la productividad de la organización porque acelera los procesos y evita posibles errores. Y aunque son necesarias, es cierto que no son las que aportan mayor valor a la organización, su informatización nos permite poner el foco en otras labores que aportan más beneficios mejorando la dinámica interna, siempre y cuando, no nos olvidemos de poner al cliente en el centro.”.

Que el trabajo administrativo no genere ingresos directos no quiere decir que no pueda tener un impacto directo sobre la cuenta de resultados del negocio. La ecuación -dice Isabel Pomar- es sencilla: si se automatizan las tareas administrativas la gente destinará menos tiempo a tareas de escaso valor y más tiempo y atención a otras funciones más orientadas al crecimiento del negocio, a la satisfacción del cliente y a buscar nuevas oportunidades de mejora permanente.

Por otro lado, las tareas administrativas suelen crecer conforme lo hace la organización. Es decir, a mayor tamaño, mayor volumen de tareas administrativas. Uno de los objetivos de las empresas que crecen sería limitar su burocratización, por lo que la agilidad y la automatización se convierten en elementos clave para la buena marcha del negocio. Las pymes que apoyan la gestión de su área administrativa en un ERP sistematizan y estandarizan mejor sus procesos, haciendo que el trabajo en este entorno sea mucho más ágil y sencillo. También más seguro y confiable.

Desde Datisa se han identificado una serie de ítems que aclaran cómo apoyar la gestión de tareas administrativas en un ERP permite optimizar el tiempo, mejorar los procesos y reducir la carga:

  • Paperless. Puede que no sea la principal razón por la que utilizar un ERP para llevar a cabo tareas administrativas, pero sí que constituye una razón de peso porque, además de contribuir a la conservación del medio ambiente, agiliza y securiza los procesos. Sin papel es menos probable que se extravíen los documentos, o que caigan en manos inadecuadas. El acceso a los documentos digitales deja “rastro·” por lo que seguir su trazabilidad es mucho más sencillo. Y la gestión online de todo este “papeleo” virtual evita tener que manejar cientos de documentos, muchas veces desactualizados o erróneos.
  • Facturación periódica. Programar la generación y envío de facturas a clientes, en los plazos deseados, incluyendo la introducción de las facturas procedentes de la plataforma de ecommerce -si la hay- al programa de facturación corporativo, ayuda a reducir el tiempo y a gestionar de una manera más fácil y eficiente estos procesos de facturación. El proceso de facturación es un ejemplo claro de que hablamos de tareas que no generan ingresos, pero si repercutir en el cobro por lo que si se hacen mal pueden repercutir negativamente en el negocio. Además, la mala imagen que transmite una facturación errónea, el incumplimiento de los plazos o, simplemente las incidencias repetitivas pueden dar al traste con la reputación de la marca y hacer que el cliente prefiera buscar otras alternativas, aunque esté satisfecho con el producto o servicio que le ofreces.
  • Contabilidad a golpe de click. Elaboración de los modelos trimestrales y anuales de IVA, IS, IRPF, etc. a través de cálculos automáticos, partiendo de los datos de las facturas que ya se han generado y que están almacenados en el sistema. Esta contabilidad automática evita los cálculos manuales, que se cometan errores y que se pierda tiempo. Pero, sobre todo, constituye una importante fuente de información a la que se puede recurrir, para la toma de decisiones, incluso en tiempo real. Esta automatización, además, no solo permite agilizar las tareas de contabilidad propiamente dichas, sino que facilita la elaboración de informes, estadísticas e históricos y ayudan, en definitiva, a poner en valor la información económica del negocio que, sin el tratamiento adecuado, puede pasar completamente desapercibida.
  • Conciliación bancaria más fácil. La conciliación bancaria es una de las tareas administrativas más tediosas y complejas de hacer de forma manual. Consiste en justificar o comparar los movimientos bancarios con las operaciones y las facturas que se han generado en un período de tiempo concreto. El ERP agiliza, automatiza y facilita la comparación -sin margen de error- entre los movimientos del extracto bancario y los cobros y pagos de las facturas. Es un proceso de control que ayuda a identificar posibles errores entre el registro de las facturas y los movimientos bancarios.

En definitiva, insisten desde Datisa, estos son solo algunos ejemplos, que muestran cómo la automatización de las tareas administrativas es una oportunidad para facilitar la gestión global del negocio. Pero también, para visibilizar el papel de la administración en el conjunto de la organización. De forma que, aunque hablamos de unas funciones que no generan ingresos, bien ejecutadas, pueden convertirse en claves para impulsar el éxito del negocio.

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