Las cinco claves de un ERP para pymes

Un ERP para pymes debe ser, si cabe, más eficiente y rentable que cualquier otro aplicativo. Debe ser así, primero, porque en las pequeñas y medianas empresas, las inversiones se hacen con “cuentagotas”. Hablamos de empresas con presupuestos y recursos muy ajustados. Y, segundo, porque el ERP es la columna vertebral de la gestión de estas organizaciones. Una mala elección, por tanto, en esta herramienta transversal podría acarrear consecuencias peligrosas.

En términos generales un ERP para pymes aporta importantes beneficios para el negocio. Así, para empezar se me ocurren los siguientes:

1. Agilidad de procesamiento de información: realiza operaciones difíciles o imposibles de controlar intelectual o manualmente.
2. Incremento de la eficiencia ya que es posible hacer mejor más cosas en menos tiempo. Tener la información centralizada, actualizada en tiempo real y fácilmente accesible, facilita y agiliza la toma de decisiones.
3. Reducción de costes de inventarios porque mejora la visión, la gestión y el seguimiento del stock.
4. Planificación a medio y largo plazo gracias a los informes en tiempo real que proporciona. Y, también, gracias a sus funcionalidades analíticas o a su capacidad de integración con soluciones del tipo BI.
5. Información centralizada que agiliza los procesos, la anticipación y la resolución de problemas.
6. Velocidad y precisión en las tareas administrativas, repetitivas o que aportan escaso valor al negocio, gracias a la automatización de procesos. Automatizar procesos agiliza el procesamiento de la información y permite realizar actividades difíciles de ejecutar o controlar a mano.
7. …

ERP para pymes: prioridad de inversión

En una encuesta realizada por Aberdeen en 2018 a profesionales de TI el 53% aseguró que invertir en ERP era algo prioritario para su empresa. Es verdad que desde 2018 hasta hoy “ha llovido mucho”. Pero, quizá por eso mismo, las pequeñas y medianas empresas han visto “sobre el terreno” la necesidad de utilizar estas plataformas ERP. De hecho, las organizaciones que han contado con este tipo de soluciones han podido reaccionar mejor. Y mantener el ritmo de su negocio, incluso en los peores momentos de la pandemia.

Ahora bien, tener claro que invertir en un ERP es prioritario, no garantiza el éxito en la elección. Elegir un ERP es una decisión crítica que debe tomarse con precaución. Y, sobre todo, con toda la información necesaria. Ten en cuenta que este tipo de aplicativos soportan los procesos vertebrales del negocio. Por lo tanto, ni qué decir tiene, que es una decisión crítica. Y que, en esa decisión se deben tener en cuenta aspectos, no solo relativos a la solución en sí misma. También es importante diseñar las fases que completarán el proyecto, elegir al líder y buscar la implicación de todos. Siempre digo lo mismo, pero, aunque elijas la mejor de las soluciones, si no consigues implicar a los usuarios, la iniciativa será un fracaso.

Si eres consciente de que tu empresa necesita un ERP Descarga gratis la “Guía para elegir ERP”. Es un documento en el que se incluye una batería de preguntas clave que te ayudarán en la búsqueda. Esta guía incluye, además, una serie de trucos que te permitirán centralizar y agilizar el proceso.

Ventajas del ERP para pymes

Son muchas las ventajas que aporta un software ERP para pymes. Algunas, las hemos visto al principio del artículo, asociadas a los beneficios globales de un ERP para cualquier organización. Sin embargo, si queremos “hilar fino” y analizar por qué son importantes estos aplicativos en el seno de las pymes sigue leyendo:

Más productividad

Un ERP centraliza los datos maestros de todas las áreas. Hablamos de datos sobre proveedores, clientes, productos, rutinas, procesos, materiales, etc. Disponer de esta información reduce el trabajo que implica a cada departamento el acceso y envío de información. Pero, además, minimiza el riesgo asociado a las hojas de cálculo. El riesgo de error, me refiero. O el riesgo de utilizar información desactualizada. O, incluso, se minimiza el riesgo de pérdida o extravío de información. Y, todo esto, a su vez, hace que el tiempo que se dedique a determinadas tareas y procesos sea menor. Más productivo. Más eficiente.

Informes estructurados

Utilizar un ERP para gestionar todos los datos que intervienen en un proceso hace que la información esté siempre disponible en una única plataforma. Un repositorio centralizado desde el que obtener un cuadro de mandos completo. Este sistema genera informes y facilita el análisis de los datos relevantes 24X7. Y, con ello, la toma de decisiones sobre información precisa mejorará el éxito de cualquier iniciativa.

Datos de calidad

Especialmente si hablamos de plataformas cloud, el ERP proporciona un altísimo nivel de protección. Es decir que la seguridad de los datos corporativos estará más que garantizada. No solo la seguridad, insisto, también la precisión y la consistencia de esos datos. Esto es básicamente, consecuencia de la política del “dato único” por la que se rige el ERP. Un aplicativo que proporciona un sistema único de entrada para mantener la calidad y consistencia de los datos.

Gestión de datos más barata

Utilizar un ERP, minimiza el coste general de TI, especialmente, los que tienen que ver con la gestión de datos. Recuerda que, como decíamos antes, los datos se centralizan en una única plataforma. Y esto hace que se reduzcan los recursos dedicados a varios sistemas, tanto en personal, como en infraestructura, equipos de soporte o licencias. Un software ERP solo necesita que el/los usuarios aprendan a interactuar con un único sistema, en vez de aprender a utilizar varias aplicaciones independientes.

Mejor visibilidad

Al minimizar el tiempo destinado a la gestión de los datos, el ERP mejora las ratios de eficiencia de los procesos y de los usuarios. A través de la visibilidad de la información que proporciona el sistema ERP, es más fácil rastrear cualquier proceso o tarea, incluso, a nivel interdepartamental. Y, así, obtener una imagen actualizada y real del estado de situación de un entorno concreto. O de un proceso. O, incluso, una visión global del negocio en general.

Recomendaciones para tu ERP para pymes

Lo tienes claro: necesitas un ERP. Ya sabes por qué. Sabes lo que necesitas y cómo esta plataforma impactará sobre el core de tu negocio. Incluso, tienes una Guía con algunas recomendaciones básicas para elegir bien un ERP para pymes.  Pero, aún me quedan algunos consejos que quizá, puedan ayudarte en todo este proceso.

Consejo 1

Prepara el workflow completo de tu proceso empresarial. Y planifica tu estrategia antes de iniciar la implantación. Examina tu negocio y trata de entender también, en comparativa con el resto del mercado, cómo se hacen realmente las cosas en tu negocio.  Y, a partir de ahí, diseña el modelo de implementación. Divídelo en fases. Establece hitos o puntos de control. Y revisa regularmente.

Consejo 2

Habla con tu equipo y con los potenciales usuarios del ERP. Comprueba su capacidad para entender el nuevo funcionamiento. Es decir, su predisposición al cambio y a aprender una manera diferente de hacer las cosas. El uso efectivo del software mejora la eficiencia y la precisión. Y con todo, aumenta la productividad y la rentabilidad del negocio. Por eso, mi consejo es que busques aliados entre tu gente, y, también, entre los que van a utilizar el nuevo software. Todos ellos serán “embajadores” de la nueva herramienta.

Consejo 3

Consulta con otros colegas o partners que estén utilizando este ERP o una plataforma similar. Esto te ayudará a tener un punto de vista más objetivo de las ventajas que puedes obtener. Pero, también, te ayudará a acelerar el proceso de implantación y, más importante aún, el retorno de la inversión. Además, ver cómo actúa el ERP en un contexto similar al de tu empresa, te proporcionará la seguridad que necesitas para dirigir el proyecto. Y también para generar las expectativas justas.

Consejo 4

Déjate acompañar por un proveedor de confianza. Un proveedor que muestre transparencia y que te diga las cosas como son, no como tú quieres que sean. Busca un proveedor que sume y que te acompañe en todo el proceso y que te proporcione soluciones. Asegúrate de que este proveedor no solo te proporciona la solución, sino que estará contigo durante todo el proceso. Y que te dará el soporte y servicio técnico que necesitas más allá de la compra/alquiler del software.

Consejo 5

Comprueba los módulos o funcionalidades que, de verdad, necesitas para tu negocio. Hazlo teniendo en cuenta el diagrama que componen los workflows de tus procesos. Y, céntrate en lo verdaderamente importante. Establece prioridades.

Consejo 6

Que no te pierdan los números. Los presupuestos deben estar meridianamente claros. Asegúrate de que en el presupuesto se incluye absolutamente todo lo que necesitas: software, implementación, mantenimiento, actualización, soporte, formación, etc.

En definitiva, cuando hablamos de un software ERP para pymes hay que tener en cuenta muchas connotaciones. Detalles que pueden parecer minúsculos en un primer momento, pueden ser relevantes si no se han planificado o si suponen un contratiempo en un momento inesperado. Por eso es importante no dejarse “seducir” por los titulares. Es decir, un ERP para pymes debe ser realmente eso: una solución de gestión para pequeñas y medianas empresas. Y no solo un argumento de marketing que busque la diferenciación entre un mercado repleto de opciones.

Si el tema te interesa podemos contarte muchas cosas más. Y, sobre todo, ayudarte a impulsar el cambio de tu negocio. ¿Hablamos?