Cinco claves para gestionar en vacaciones

Los sistemas de gestión de recursos empresariales, más aún, los que operan en modo cloud, permiten acceder a la información que almacenan y operar sobre la misma, en remoto. Y, con ello, desconectar “mentalmente” durante las vacaciones con la tranquilidad de saber que la tecnología estará disponible para facilitar el acceso a la información del negocio que necesites, cuándo y dónde lo necesites.

Mes de agosto. Calor, descanso y desconexión del trabajo. Como tiene que ser. Ya avisé que la transformación digital cambiará la forma de “veranear” de las pymes no sería el único post en el que trataría el tema de la gestión de la empresa durante los meses de julio y agosto. Está claro que las vacaciones son para descansar -o no- pero sí para hacer lo que a uno le de la real gana, como si quiere escalar el Himalaya o recorrer en furgoneta la mítica “Carretera de los Huesos” en Siberia.

Sea como sea, lo cierto es que, por mucho que hablemos de desconectar del trabajo durante las vacaciones, de cargar pilas para la vuelta y de todas esas expresiones que utilizamos para “justificar” nuestra “ausencia” laboral por unas semanas, a muchas personas nos cuesta implementar ese modo unplaged total.

Por otra parte, si hablamos del ecosistema de las pymes creo -y es simplemente una opinión personal- que resulta francamente complicado desconectar por completo. Por eso, las facilidades de conexión remotas que proporciona la Nube -hay otros sistemas, también, pero, quizá el cloud es, ya el más generalizado y, también el más barato- permite a aquellos que no puedan, no quieran, o no sepan desconectar, seguir vinculados al trabajo, aún desde la distancia. O, por lo menos, estar al tanto de lo que sucede en áreas concretas, con tareas determinadas o con proyectos o trabajos que quedaron en el aire, pendientes de un último detalle, antes de las vacaciones.

Consultar el estado de situación de un pedido, o la recepción de una factura puede entrar dentro del día a día de un directivo en vacaciones. Hoy, es tan sencillo hacer la consulta, acceder a la información e, incluso, autorizar una operación desde la distancia que cuando hablamos de desconexión nos referimos más a la mental que a la tecnológica. No nos olvidemos que en las pequeñas y medianas empresas la gestión de sus recursos durante las ausencias es estratégica para mantener su nivel de exigencia.

Tecnología, para conectar y descansar

¿Qué precio le pondrías a tu tranquilidad? Es difícil de cuantificar. Honestamente, creo que la tranquilidad no tiene precio. En la empresa, la tecnología puede proporcionarte gran parte de esa tranquilidad -incluso- en vacaciones, sí. Y, lo mejor de todo, puede hacerlo a un precio asequible para casi todos los bolsillos. Sí, para las pymes, también.

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Por un lado, hemos hablado del cloud y de las ventajas de conexión remota que proporciona -entre las múltiples cosas buenas que aporta- y, por otro lado, los aplicativos ERP que facilitan la gestión operativa, funcional y estratégica, incluso, también en vacaciones al optimizar la distribución y organización correcta de los recursos. Ahora bien, la conjunción de la nube y el ERP se convierte en una herramienta -económicamente accesible- que permite tomar el pulso a la organización desde la distancia. Comprobar que todo está bien y dormir tranquilo en vacaciones.

Para ser honestos, creo que gestionar una pyme durante las vacaciones es bastante más complicado que durante cualquier otro período de tiempo. Y no, precisamente por la tecnología, sino, más bien al contrario. Es decir, que gracias a la tecnología las pymes se pueden gestionar de un modo más eficiente durante el descanso de sus empleados.

Un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales que permite neutralizar esa “ansiedad” que proporcionan a las organizaciones más pequeñas la salvaguarda de las ratios de productividad y eficiencia y los niveles de calidad estándar, durante las vacaciones. Y, como decía antes, asociada a la Nube, facilita los accesos y consultas urgentes y la toma de decisiones inteligentes, incluso, cuando la desconexión mental es ya un hecho.

Management eficiente en vacaciones

Uno no deja de ser padre o hijo en vacaciones como tampoco deja de ser directivo o responsable de área, o simplemente, encargad@ de un determinado proceso porque pases unas semanas fuera de la oficina. Pero, desde el punto de vista profesional creo que hay algunas cuestiones que se deben tener en cuenta para que, sin dejar de ser quien uno es dentro de la organización, podamos, por unas semanas, aparcar el cargo y disfrutar del merecido descanso sin que las áreas financieras, comerciales o administrativas se vean mermadas en sus recursos y resultados:

• La tecnología forma parte del día a día de la gestión empresarial. Implementar soluciones de emergencia para cubrir las ausencias vacacionales no sirve de nada. Por el contrario, si programamos y proyectamos con antelación, la tecnología nos ayudará a gestionar -y automatizar- los procesos del negocio, también durante las vacaciones.
• Delegar es confiar. Todos dentro de una organización sea cual sea su papel deben aprender a confiar aspectos o tareas o determinadas funciones en otras personas durante sus ausencias. La tecnología también ayuda a delegar, automatizando prácticamente todos los procesos e incluyendo alertas para evitar que se pasen por alto eventos destacados.
• Acceder al dato de forma sencilla y segura. Descansar, o, mejor dicho, veranear, implica desconectar mentalmente de la rutina diaria de la oficina. Pero esa desconexión mental no implica -como decíamos antes- una necesaria desconexión real, ya que la posibilidad que proporciona la tecnología de acceder a la información que se pueda necesitar en un momento dado, aporta la tranquilidad necesaria durante la ausencia.
• Analizar y controlar siempre es bueno. A veces, alejarse del día a día, permite tomarse el tiempo necesario para analizar los resultados obtenidos durante el año, o, simplemente, perfilar una imagen de la empresa durante períodos concretos. En este caso, las soluciones ERP facilitan la creación de informes, estadísticas, historiales y reportes de carácter financiero, comercial, de producción, etc. para agilizar las labores de análisis y control que, a su vez, ponen a los responsables de la organización, en una mejor disposición para conocer, no solo, la situación real, sino las causas que han podido provocarla. Y, por supuesto, actuar en consecuencia.
• Trabajo compartido. Aunque estemos de vacaciones el mundo no se detiene. Ni la empresa, ni la competencia, ni los negocios. Por eso, es importante, al menos, disponer de los recursos suficientes como para poder intercambiar y compartir información siempre que sea necesario. Es decir, por un lado, la conexión a la Red y, por otro, los dispositivos móviles adecuados, ya sean smartphones, Tablet o portátiles. En la era de la digitalización, saber que podremos intercambiar información en un momento concreto, aún, estando a miles de kilómetros de la oficina o del Datacenter en el que se alojan nuestros datos, nos da la tranquilidad necesaria para poder descansar sin sobresaltos, durante las vacaciones.