Cinco recomendaciones para gestionar los riesgos ante la incertidumbre

Controlar, pero con información sólida y consistente, gestionar con inteligencia los cambios (diversificar) y analizar para identificar y aprovechar las oportunidades son tres cosas que pueden hacer las pymes para encarar el último trimestre de un año insólito, incierto y, ¡ojalá! irrepetible.

Hemos dicho muchas veces que la anticipación o, si lo prefieres, la planificación ayuda a estar preparado, incluso, para actuar en escenarios, francamente difíciles. Lo que casi nunca nos paramos a pensar es que uno de esos escenarios difíciles fuera a ser tan disruptivo como el actual. Pero, los Cisnes Negros existen, eso creo que ya no se nos va a olvidar. La COVID-19 ha introducido uno de los peores escenarios posibles al entorno, económico y social. Por lo tanto, de cara al futuro las empresas deberán reforzar sus estrategias de previsión y planificación para que, cuando llegue el nuevo Cisne Negro -que llegará- estén en las mejores condiciones posibles para enfrentarlo.

Pero, cómo estar preparados para afrontar un riesgo impredecible. Personalmente creo que para evaluar y gestionar los riesgos previsibles e imprevisibles hay que tener muy claro el punto en el que se encuentra nuestro negocio y dónde queremos que esté en el futuro a corto, medio y largo plazo. Pero, este es solo un primer paso, necesario y determinante, aunque por sí solo, insuficiente.

En un entorno como el actual, en el que todas las organizaciones se enfrentan a cambios importantes y disruptivos, las señales tradicionales no son suficientes para gestionar el riesgo de forma eficaz. Con esto en mente, te propongo cinco maneras de hacer un seguimiento del riesgo con mayor precisión y obtener una mejor comprensión de tu negocio, más allá del entorno.

1. Datos, datos y más datos

Los datos, digamos, tradicionales, con los que trabajamos en un sistema convencional son estratégicos. Eso, lo primero. Pero, en épocas de crisis como esta, también es importante aprovechar toda la información que se puede obtener, por ejemplo, de una llamada telefónica, o de cualquier comentario que recibimos vía e-mail. Es decir que, la información puede proceder de diferentes fuentes y quizá, proporcionarnos una visión más clara y rápida de lo que está pasando o de lo que puede pasar en nuestro negocio.

Te pongo un ejemplo. Departamento comercial: podemos indicar a los comerciales que etiqueten cada vez que un cliente o prospet hace referencia a la pandemia durante la conversación y que incluya esos datos en su sistema de gestión. Con esa información se podría elaborar un patrón que permita identificar qué industrias o sectores de actividad están más o menos afectadas por la pandemia y adaptar las estrategias de venta en consecuencia. En este caso, la integración de aplicativos ERP con plataformas CRM facilitan ese cruce de información sobre el aumento o disminución de pedidos en un momento  concreto.

2. Conexiones correctas

Cuando identificamos cambios en los patrones de ventas, por seguir con el ejemplo, debemos estar seguros de lo que está sucediendo. Es decir, qué está impulsando esos cambios. ¿Es la pandemia o es el resultado del comportamiento, la acción o la estrategia concreta del negocio? Es importante responder a eta pregunta para tener una idea mucho más clara de la exposición al riesgo del negocio y, por supuesto, para tener una visión más completa de la organización.

Ten en cuenta que una disminución de las ventas puede deberse a varias razones, no solo a la COVID-19, aunque parezca mentira. Puede estar relacionada con una paralización de los acuerdos comerciales por la pandemia, sí, pero, también puede ser porque un competidor nos haya ganado la partida. Estar atentos a las señales, las directas y las indirectas, puede ayudarnos a comprender mejor el negocio y a establecer una conexión directa entre los datos y las circunstancias. O, dicho de otro modo: entre el origen del problema y sus consecuencias.

3. El riesgo en su totalidad

A menudo nuestros sistemas de gestión de recursos empresariales muestran indicadores tempranos sobre aspectos clave que pueden estar más expuestos al riesgo de lo que inicialmente se pensaba. Sin embargo, estas señales, a veces, solo son tenidas en cuenta en las áreas implicadas. Por eso es importante que las áreas funcionales no operen en silos porque eso impide reconocer la escala del problema.

Por el contrario, es importante que la organización sea capaz de visualizar y considerar el riesgo en conjunto. Es decir, que el riesgo debe gestionarse desde una perspectiva multifuncional, porque un descalabro comercial puede afectar al entorno financiero, o un problema en el área de soporte o atención al cliente puede impactar en negativo en el entorno de ventas, por ejemplo. Entonces, cuando aparecen las primeras señales de peligro, todas las áreas de la organización lideradas por el director ejecutivo, el director financiero o el director comercial podrán intervenir y mitigar el riesgo según proceda.

4. Recursos donde se necesitan

Todas las pymes están viendo cambios en sus recursos y en su capacidad. Ahora es el momento de determinar con precisión dónde existe una mayor holgura y dónde se está “tensando más la cuerda”. Podría ser que una organización muestre más holgura en el área de ventas y prestación de servicios en este momento porque los acuerdos o los proyectos se han quedado paralizados. Sin embargo, podría ser, por el contrario, que el área de soporte y atención al cliente tenga que trabajar horas extra porque los clientes necesitan, en este momento, más apoyo que nunca.

Las empresas deben tener la flexibilidad y agilidad suficientes como para asignar o re-asignar más recursos donde más se necesiten. Con esto también mejora la previsión del riesgo. Si sabemos que un cliente no está pagando lo que debe porque tiene dificultades financieras, el entorno de finanzas de la compañía podrá trabajar con él. Si no está pagando porque no está satisfecho con los productos o servicios prestados, del área comercial también deberá implicarse.

5. Proactividad como norma

Al igual que con cualquier tipo de riesgo, debes afrontarlo rápidamente. Cuanto más espere, más difícil será mitigar el daño. Digamos, por ejemplo, que recibes señales de que hay clientes que este mes no van a pagar su factura o que, quizá, aunque no hayan pedido de forma explícita un aplazamiento, retrasarán sus pagos. Si te enfrentas rápidamente a la situación y la abordas -con información sólida- será más fácil proponer condiciones de reestructuración que satisfagan a las dos partes. Y, evitar así, un incumplimiento de los acuerdos y las condiciones establecidas. Y gestionar mejor el flujo de caja o posponer, por ejemplo, decisiones para las que esos ingresos eran clave.

En definitiva, lo que está claro es que este entorno en el que vivimos hoy es mucho más arriesgado e inestable que el entorno en el que nos desenvolvíamos a principios de 2020. Las alarmas suenan con más persistencia que nunca. Por lo tanto, las organizaciones que, de verdad serán exitosas, serán aquellas que implementen sistemas y procesos que les ayude a identificar rápidamente esas señales de alerta y les permita dibujar una hoja de ruta más clara. Estas cinco estrategias te pueden ayudar a implementar nuevos modelos de trabajo y, sobre todo, a aprovechar la tecnología en beneficio del negocio.