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Claves de una buena gestión de compras en una pyme

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El departamento de compras debe trabajar en coordinación con el área productiva/comercial y, por supuesto, con el área financiera. Todo ello en términos de tiempo, calidad, cantidad y, sobre todo, precio.

Encontrar los productos o servicios que necesita una pyme, al mejor precio, con la calidad que se desea, en el tiempo previsto y en la cantidad justa, no es tarea sencilla y, requiere de la planificación, gestión y control apropiados. El principio de “si es gratis es bueno” o “cuánto más barato, mejor”, no siempre funciona. Es más, casi nunca lo hace. Por muy pequeña que sea una empresa, siempre debe primar la profesionalidad y la toma de decisiones apoyada sobre datos sólidos.

El departamento de compras de una organización tiene como objetivo asegurar los bienes y servicios necesarios para poder desarrollar la actividad de su empresa ya sea para la reventa (mayorista) a para su transformación (productor). Debe trabajar en coordinación con el área productiva/comercial y, por supuesto, con el área financiera. Todo ello en términos de tiempo, calidad, cantidad y, sobre todo, precio. El responsable debe establecer la política de compras de la organización y controlar su ciclo.

Precios más elevados de lo recomendable, calidad dudosa, proveedores poco fiables, exceso de mercancía en el almacén o, por el contrario, falta de stock, son solo algunas de las consecuencias que pueden derivarse de una gestión de compras ineficiente. Pero como, a grandes males, grandes remedios, te propongo una serie de recomendaciones que pueden resultar útiles para optimizar el apartado de compras de una pyme.

Ahora bien, ¿cuál es la contribución de un ERP para facilitar el trabajo del responsable de compras? Te lo resumo en los siguientes puntos:

  • Gestión de proveedores y selección de los mismos según las condiciones comerciales establecidas previamente.
  • Control óptimo del almacén para comprar de manera eficiente. Facilita el cálculo de las existencias y ayuda a gestionar los albaranes de entrada, salida, pedidos y regularizaciones. Los ERP más modernos se apoyan en soluciones móviles dotando de mayor autonomía y flexibilidad a los operarios del almacén. Permite establecer los índices que muestran el estado actual del stock y la necesidad de compra de determinadas mercancías, contribuye a simplificar el traspaso entre almacenes y garantiza la trazabilidad de los artículos en caso de que así se requiera.
  • Realización de pedidos que, además de poder hacerse de forma manual, permite el establecimiento de varios automatismos como gestión de compras a través de máximos y mínimos previstos; gestión de compras a través de la reposición de la mercancía vendida; configuraciones previas que sean necesarias como consultas, listados o pedidos automáticos o gestión de compras de los pedidos de clientes.

No. La función del departamento de compras no es nada sencilla, pero sí su responsable dispone de las herramientas tecnológicas necesarias, será más fácil, no solo el desempeño de sus funciones, sino que pueda comunicarse e intercambiar información con el resto de áreas, de una manera más ágil y fluida. Ello será beneficioso para el conjunto de la organización que verá mejorar su gestión de manera integral.

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