¿Cómo afrontar la gestión del almacén en tiempos críticos?

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El stock es una de las cuestiones más delicadas en la gestión de un almacén. Pecar tanto por exceso, como por defecto, puede poner en riesgo a la organización. Por eso, desde Datisa se recomienda a las pymes equilibrar necesidad y oportunidad, primero, para garantizar, la cobertura de las demandas del cliente y, segundo, para disponer de la liquidez óptima que permita afrontar los compromisos alcanzados con los proveedores.

Muchas pequeñas y medianas empresas han basado su “éxito” durante 2020 en su propia supervivencia. Para ello optaron por plataformas y soluciones digitales que les permitieran seguir el curso de su actividad y evitar el estancamiento o cierre de su negocio.

La pandemia y, el temporal de nieve de las últimas semanas, han puesto de manifiesto la importancia de gestionar el almacén de forma inteligente. Más allá de que se produzca un problema en la logística o entrega de determinados productos, en momentos concretos, es importante que el almacén se aprovisione correctamente. Un aprovisionamiento correcto implica mantener el equilibrio entre las necesidades que deberán solventarse y la liquidez óptima para disponer del flujo de ingresos que se necesita para dar cobertura al stock adquirido.

Pablo Couso, director comercial de Datisa dice que “no tener la cantidad de stock suficiente implica no poder atender las demandas de los clientes y dejar pasar oportunidades de negocio. Almacenar demasiado stock, por el contrario, puede acarrear serios problemas de liquidez si no se consigue poner a tiempo en el mercado la mercancía que se guarda en el almacén”.

Cuando se trata de gestionar el almacén de un mayorista que funciona como el gran almacén del que se abastecen los clientes profesionales que dan servicio al cliente final, es crítico que la gestión sea aún más precisa por la relación de “dependencia” que se genera entre unos y otros. Que el mayorista tenga la capacidad de llegar al cliente final cuando lo demanda y con los productos que demanda, dependerá, fundamentalmente, de la organización de la reposición de stock de su gran almacén.

En este sentido, es importante que el aprovisionamiento esté basado en datos concretos sobre consumos periódicos o sobre compras por mínimos. Es lo que permitirá que los clientes con almacenes más pequeños se “relajen” al confiar en la gestión eficiente de sus mayoristas y puedan proporcionar un mejor servicio a su cliente final.

Por otra parte, como indica Pablo Couso, trabajar con excesos de stock puede ocasionar problemas financieros graves. “El stock es uno de los principales activos financieros de la empresa. Si se convierte en un “bolsillo roto” los problemas financieros no tardarán en llegar. Muchas veces, los jefes de compras de los grandes almacenes de mayoristas se sienten tentados de comprar por volumen para conseguir mejores precios. Precios competitivos que se consiguen, almacenando mucho stock lo que implica, a su vez, un doble riesgo: dificultad para pagar al proveedor y falta de liquidez por la carencia del flujo de ingresos. Es un círculo vicioso que compromete la salud financiera del negocio”.

En este sentido, el director comercial de Datisa apunta a la coordinación entre los jefes de compra, los directores comerciales y, muy importante, los responsables financieros como una de las mejores estrategias posibles para optimizar la gestión del stock. La participación del entorno financiero resulta particularmente relevante para la organización ya que, serán los responsables de finanzas los encargados de orquestar un plan de financiación capaz de dar cobertura económica a las subidas y bajadas de los flujos de caja que se producen en el día a día de la empresa.

El software ERP de última generación es la clave para resolver las dos cuestiones que plantea Pablo Couso. Por una parte, el ERP aporta la funcionalidad necesaria para hacer una reposición inteligente del almacén. Hablamos de ERP capaces de establecer rutinas de aprovisionamiento inteligentes basadas en estudios de mínimos y máximos de artículos críticos, inventarios y controles estadísticos para controlar lo que sucede en todo momento en el almacén.

Y, por otra parte, la capacidad de los ERP de responder con tecnología propia en tiempo real marca la diferencia entre una gestión eficiente y una gestión mediocre del almacén. Esto, por un lado, evita la dependencia de terceros y, por otro, minimiza el consumo de recursos. Hacer que convivan en el mismo software tanto la tecnología de conectividad remota como la capacidad funcional empieza a ser crítico en el entorno de la gestión mayorista.

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