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Cómo elegir el mejor ERP para pymes

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Para elegir el mejor ERP, como para escoger cualquier otra herramienta, lo primero que hay que hacer es evaluar las necesidades, definir los objetivos que se quieren alcanzar y, por supuesto, estimar el presupuesto que estamos dispuestos a invertir. A partir de ahí, sí podemos centrarnos en la solución en cuestión. Es decir, si queremos /necesitamos que la plataforma sea flexible, que incluya un amplísimo abanico de funcionalidades, que sea un aplicativo fácil de usar o si lo que queremos es la combinación perfecta de todo lo dicho, y más.

Dando por hecho que se han analizado los puntos que mencionamos en el resumen de este post, para elegir el mejor ERP creo que habría que fijarse en una serie de ítems entre los que, sin ninguna duda se deberían incluir la facilidad de integración. no solo con cualquier otro tipo de herramienta o tecnología complementaria, sino también, la integración interdepartamental. Es decir que, el ERP, como sistema de gestión empresarial, sea, en realidad, un sistema capaz de integrar las distintas áreas que conforman la organización. A partir de aquí, se me ocurren algunas cosas más que se podrían tener en cuenta a la hora de elegir el mejor ERP.

No elegir en solitario

Hemos de señalar que elegir el mejor ERP no debería ser una tarea individual, ni siquiera departamental. No digo que todos deban entrar a discutir cuestiones como los servicios que prestará el proveedor, el tipo de implantación que se hará -en la nube o in-house-, cuánto se invertirá en la nueva herramienta o cuál será el modo en el que se proceda a su financiación, o, en definitiva, que participen en cualquier otro tipo de decisiones que solo incumben a determinados miembros de la organización. Pero sí, sería recomendable que, puesto que el ERP, será una solución que deberá utilizar -y mucho- prácticamente toda la plantilla de la compañía, los implicados puedan explicar qué necesitan, a nivel funcional y desde el punto de vista del usuario, qué esperan de la plataforma o, incluso, qué reticencias tienen respecto a su implantación. Recuerda que, cuántos más adeptos ganes para tu causa, más posibilidades de éxito tendrás. Has de tener presente que un ERP es una herramienta tangencial, que busca la integración de todas las áreas del negocio, por lo que prácticamente todos accederán a la plataforma en algún momento. Si, además, cuentas con la opinión de quienes gestionarán o administrarán la solución, incluso de aquellos que deberán aprobar el presupuesto para implantarla, seguro que, además de tomar una decisión en base a más criterios de peso, también encontrarás aliados cuando el sistema deba ponerse en funcionamiento.

ERP para pymes, no una adaptación

Las pymes son entidades con una identidad y naturaleza bien distinta a la de cualquier otro tipo de organización y eso hace que generen una serie de necesidades también diferentes a las del resto. Hablamos de negocios en los que, por regla general, se agudiza el ingenio para aprovechar el potencial de los recursos con los que cuentan, impera la flexibilidad, el ahorro de costes y, la optimización del tiempo. Sus opciones de acceso al crédito financiero -aunque han mejorado sustancialmente respecto a los últimos años en los que la crisis estaba en su punto más álgido- lo cierto es que también son limitadas, siendo sus peticiones examinadas por las entidades bancarias, con lupa, bajo la excusa perpetua del riesgo elevado. Por lo tanto, es recomendable que, las herramientas que utilicen las pymes para su gestión sean herramientas que hayan sido pensadas, diseñadas y desarrolladas conforme a las peculiaridades que presentan este tipo de organizaciones. Es decir que, los aplicativos con los que trabaje una pyme sean eso, aplicativos para pymes y no, soluciones de todo a cien o, al contrario, plataformas sobredimensionadas que poco o nada tienen que ver con la dinámica del negocio en una pyme.

Primero el ERP, pero no solo

Cuando te metes en la dinámica de buscar e indagar qué deberá incluir y qué no, el mejor ERP para tu pyme, a veces uno acaba perdiendo la perspectiva. Es decir, que es posible que, de tanto buscar, encuentres una solución que, sobre el papel (o la pantalla), incluya todo lo que has determinado que podría ser necesario para gestionar el negocio. Sin embargo, y aunque la plataforma en sí sea la más completa, la más flexible, la más sencilla de utilizar, la que aporta un nivel de integración mayor, la que ofrece más garantías de seguridad o, la que proporciona las mejores condiciones de financiación, en definitiva, la mejor de la mejor, hay que analizar también, antes de tomar la decisión, quién es el desarrollador, fabricante o proveedor de esa herramienta. Hay que mantener el foco puesto en la inversión que estamos a punto de realizar y no dejarnos seducir por los argumentos de un buen comercial. Es importante buscar referencias no solo de la herramienta -que también- sino del proveedor de la misma porque será este el que deberá responder por el funcionamiento óptimo de la plataforma. Recuerda que, un ERP trabaja con información extremadamente sensible y que deberás tener garantizado por el proveedor que tus datos -que seguirán siendo tuyos incluso si decides optar por subir la plataforma a la nube- estarán protegidos. Y, también y muy importante que, en caso de que decidas romper el contrato con tu proveedor -si has optado por la opción de la nube- te será sencillo recuperar los datos. La fiabilidad del proveedor también es necesaria a la hora de pensar en los servicios adicionales que acompañarán a la solución. Su capacidad para prestar servicios profesionales y de valor, su estabilidad financiera -es un lío andar cambiando de proveedores cada tanto-, dan también entidad al proyecto.

ERP adaptado al negocio, no al revés

No hablamos de soluciones a medida o personalizadas, pero a la hora de decidir cuál es el mejor ERP para nuestro negocio deberemos tomar como referencia la capacidad que muestre el aplicativo para adaptarse a los requerimientos y objetivos definidos en la primera fase. A veces, cuando nos presentan soluciones altamente funcionales o bien referenciadas en el mercado estamos tentados de decantarnos por ellas sin pararnos a pensar si en realidad, esa solución se adaptará a los requisitos particulares de mi empresa. Es mejor, demorar la decisión y comprobar que realmente optamos por una solución lo suficientemente flexible como para adaptarse a las demandas que planteamos. Readaptar el funcionamiento y redefinir procesos y workflows ya son cambios significativos dentro de una organización, si, además, esta debe adaptarse también al criterio de una solución concreta, es más que probable que el proyecto no prospere o, en el mejor de los casos, que se demore mucho más de lo esperado. Por lo tanto, utiliza un razonamiento lógico: mi empresa es un negocio de largo recorrido y la solución que implante puede que sí, o puede que no, pero no deberá atarme.

Lo de siempre, también cuenta

Está claro que los argumentos que tienes en la cabeza no solo son válidos, sino que seguro que son estratégicos. Por lo tanto, no puedo escribir un post sobre cómo elegir el mejor ERP para tu pyme sin hablar de:

  • Tiempos de implementación
  • Protección de los datos
  • Fiabilidad de la información
  • Flexibilidad
  • Integración
  • Escalabilidad
  • Sencillez
  • Coste
  • Amplias funcionalidades
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