Cómo generar información financiera en el entorno pyme

Cómo generar información financiera en el entorno pyme

El “consumo” de información financiera es cada vez mayor en el entorno pyme. Por lo tanto, la cuestión clave pasa a ser ¿Cómo producir más y mejor información financiera para optimizar la gestión? Eso sí, generar información financiera con un nivel de confiabilidad elevado, con rapidez, de manera sencilla y manteniendo los costes a raya.

En un entorno en el que la necesidad de generar información financiera crece por momentos,  es importante saber dónde buscar los datos. Pero, también, qué tipo de datos se precisan para cada función operativa y/o estratégica. Por eso, cuando hablamos de información financiera, tenemos que tener en cuenta diferentes enfoques, para encontrar lo que buscamos:

Enfoque de negocio

Definir con la dirección los indicadores y ratios que hay que controlar evita producir información innecesaria. Por el contrario, generar información financiera óptima, a través de estos indicadores, permite satisfacer las necesidades de gestión financiera y operativa en tiempo y forma. Cuando ya existan cuadros de mando, será necesario actualizarlos periódicamente (revisión de indicadores, destinatarios, nivel de detalle, etc.) en función de la evolución de la empresa. Y automatizar su elaboración mediante una herramienta adecuada, tipo ERP financiero.

Enfoque organizativo

Una organización óptima de la función financiera y unos procesos financieros sólidos y racionales permitirán al departamento financiero responder eficazmente a las expectativas de la dirección general. También a los requerimientos de las áreas operativas y funcionales de la empresa.

Enfoque de los sistemas de información

En este sentido, lo más importante es implementar o adaptar los ERP y sistemas de BI a la necesidad del negocio de generar información  financiera, contable y de gestión. Y disponer, por ejemplo, de un sistema de elaboración de presupuestos que permita hacer pronósticos y simulaciones. Con ello, se fortalecerá el desempeño de la función financiera, garantizando una interacción óptima con el resto de las áreas de la empresa.

Por lo tanto, mejorar procesos y procedimientos, implementar sistemas de información modernos e integrados, adaptar la organización y proporcionar la formación adecuada a los equipos financieros, permitirá maximizar los resultados de desempeño del área financiera en términos de productividad, calidad y costes.

Sin embargo, optimizar el rendimiento del área financiera forma parte de un proceso de cambio que no siempre es fácil abordar. Mi recomendación es dejarte asesorar por quienes más saben. Recurrir a consultores externos o a especialistas en gestión financiera puede ser la clave. Por supuesto, practicar la escucha activa, dentro y fuera del entorno financiero, también.

Claves para una gestión financiera óptima

La gestión financiera está en el corazón de la estrategia de cualquier empresa. Tener el control sobre sus flujos financieros le permite protegerse contra las dificultades que, en última instancia, podrían debilitar su estructura. La falta de efectivo, por ejemplo, es uno de los principales peligros a los que se enfrentan las pymes en estos momentos. Gestionar bien el área financiera de un negocio proporcionará una visión óptima de su salud en un momento concreto. Y, por tanto, con la información precisa en nuestro poder, podremos poner en marcha acciones orientadas a preservar los recursos. De ahí, la importancia de disponer de la información adecuada en el momento preciso.

Controlar las finanzas es un elemento crucial para garantizar la sostenibilidad y el desarrollo de cualquier negocio. Entonces, seguro que, a estas alturas te estarás preguntando ¿Cómo hacer más eficiente la gestión financiera de la empresa para evaluar mejor las necesidades y desarrollar la organización? A continuación, te dejo algunas recomendaciones:

Cuatro recomendaciones

Configurar un panel de control

Fundamental hacer un seguimiento regular de los flujos financieros. Esto implica la creación de un cuadro de mandos con indicadores como el nivel de los créditos comerciales, los proveedores pendientes de pago o las existencias disponibles. Es una herramienta que nos permitirá adivinar la tendencia de los resultados. Pero también el nivel de tesorería en un momento dado.

El objetivo es anticiparse a las tensiones que puedan afectar a la tesorería y si es necesario, elaborar una previsión o planificación, por ejemplo, a un año vista. El cuadro de mando es una herramienta a medida que dependerá de la naturaleza y la actividad de la empresa. Los indicadores no son los mismos para una empresa comercial que para una empresa industrial, por ejemplo. Hacer mediciones frecuentes, incluso, una vez al mes, me parece lo mejor.

Hacer seguimiento de clientes

La gestión óptima de la tesorería depende, esencialmente, del control de las facturas pendientes de cobro. La idea es que estos ingresos pendientes de cobro se reduzcan lo máximo posible. Para hacerlo hay que vigilar de manera permanente para evitar que los retrasos aumenten.

Incluso, se pueden enviar recordatorios de vencimiento. Enviar un recordatorio dos o tres días antes del vencimiento del pago me parece una buena idea. Ahora bien, para tener una visión correcta de la tesorería, esto que te digo para los cobros, funciona exactamente igual, para la gestión del pago a los proveedores.

Utilizar el pasivo circulante de forma inteligente

Hay que tener vigilado el pasivo circulante, usar este recurso de forma inteligente, y con un cumplimiento escrupuloso de los acuerdos de financiación hechos con proveedores. La pandemia nos ha mostrado un clarísimo ejemplo de porqué es importante  proteger la financiación de proveedores y cómo nos puede ayudar a no poner en peligro la tesorería del negocio.

Mantener buena relación con los bancos

Como especialista, el banco es un buen consejero para mejorar la gestión de los flujos financieros. Para un director de una pyme, es básico tener una relación sana con el banco. En caso de que se produzcan tensiones de tesorería, es mejor contactar con las entidades financieras lo antes posible. Esto permitirá reaccionar a tiempo a la vez que se blinda la credibilidad de la empresa. Por supuesto, habrás ganado tiempo para encontrar soluciones personalizadas que te ayuden a superar las dificultades. Pero, sí o sí, al banco hay que verle como un socio y no como el enemigo al que batir.

Preguntas clave sobre gestión financiera de las pymes

Se me ocurren estas tres preguntas clave:

¿Qué es la gestión financiera?

La gestión financiera permite planificar y controlar la financiación de una empresa. Para garantizar la óptima gestión financiera de una pyme, es recomendable utilizar soluciones tecnológicas que, primero, aporten la información clave para la toma de decisiones. Y, segundo, que agilicen y automaticen los procesos para proporcionar la velocidad que necesitan los negocios de la era digital y la fiabilidad necesaria para la toma de decisiones.

¿Cómo gestionar las finanzas de una pyme?

Hay que monitorizar, permanentemente los datos sobre ingresos y gastos. También la información sobre los cobros y pagos. O el nivel de existencias, inventario,  etc. Esto, nos ayudará a saber, con exactitud el estado real de las cuentas. Es decir, hay que “vigilar” el dinero que entra y el que sale. Crear un cuadro de mando facilitará ese control directo del flujo de caja. Y ayudará a evitar impagos y a controlar las necesidades de capital circulante óptimas para las decisiones estratégicas.

¿Cuáles son los objetivos de la gestión financiera?

Básicamente ayudar a garantizar la seguridad económica de una empresa. Permite identificar las amenazas y anticiparse a escenarios críticos. Al analizar información sobre ventas, flujo de caja, rotación de inventario, activos o resultados se podrá diseñar una estrategia de negocio más eficiente para garantizar la sostenibilidad o el crecimiento, según proceda.

Digitalización de la gestión financiera para el negocio

La digitalización de la gestión financiera tiene muchas ventajas para el negocio. Automatizar y agilizar los procesos transaccionales conducen a una armonización de los procesos. También impulsa la colaboración entre el personal operativo y financiero. Y, por supuesto, acelera el incremento de la productividad y el ahorro de costes operativos. Eso sí, siempre y cuando la organización sepa generar información financiera relevante.

Automatizar o mecanizar las tareas hace que los datos financieros estén a disposición de quién los necesite más rápidamente. Y, también, con un nivel de fiabilidad mucho más alto. Todo esto hace que la imagen de la empresa salga más reforzada en términos de comunicación financiera. Es decir, que la información llegue a todos de manera sencilla, rápida y segura, potenciando así, el peso de este tipo de datos y su impacto sobre el negocio.

Entonces, el uso de las soluciones de gestión financiera (ERP) aporta la agilidad que necesitan los negocios actuales. Pero también, la capacidad de análisis crítica e inteligente que demanda la Dirección para tomar decisiones operativas y estratégicas en tiempo real.

Ahora bien, dicho esto hay una cosa que me preocupa, y mucho. Y es que la digitalización sigue sin aparecer entre las prioridades de los directores financieros de las pymes. Sí que es verdad, que entienden las múltiples ventajas que aporta. Pero, en su nivel de preocupación se “cuelan” otros asuntos que cobran mayor relevancia como la participación en la estrategia, la gestión del rendimiento, la optimización de los procesos o  la gestión de riesgos.

Estos asuntos, siguen copando la máxima prioridad para el entorno financiero en el ecosistema pyme. Esto es así, a pesar de que la digitalización contribuye de muy diversas maneras, a responder de manera eficaz a los principales retos a los que se enfrentan los negocios, en general, y las áreas financieras en particular. Nosotros podemos ayudarte a impulsar la digitalización del negocio. ¿Hablamos?