¿Cómo implementar con éxito un ERP?

Implantar un ERP en una pyme con éxito

Cuándo implantar un ERP en una pyme no es una cuestión fácil de resolver.

Obviamente si se descubren dificultades operativas y/o estructurales de forma recurrente, será un indicativo de que la organización necesitaría quizá entender de una manera más clara su estado financiero, mejorar sus procesos de negocio o su relación interdepartamental en aras de optimizar la eficiencia del conjunto de la empresa.

Establecer una estrategia de implantación es casi tan importante como la elección del propio aplicativo porque de nada sirve seleccionar la mejor solución del mercado, si ésta no es realmente la que mejor se adapta a las necesidades propias, presentes y futuras, de la organización.

En este sentido diré que hoy por hoy, hay muy pocas empresas que partan de cero a la hora de implantar un sistema de gestión.

Algunas tienen aplicativos muy básicos que quieren reemplazar, otras demasiado obsoletos y otras cuentan con plataformas sobredimensionadas que no usan al 100% por desconocimiento de la misma o porque sencillamente, no se ajustan a los requerimientos de gestión que presentan, siendo el esfuerzo y el tiempo que deben dedicar al uso de la tecnología, inversamente proporcional a los beneficios que podrían obtener con la misma.

Imprescindible antes de implementar ERP: el diagnóstico

Por lo tanto, para iniciar la implantación de un ERP es preciso, primero evaluar.  Hacer un diagnóstico previo del estado de situación. En una palabra, planificar.

Es preciso entender primero, qué tipo de organización se es, cómo se ejecutan los procesos, qué competencias desempeña cada área e incluso, cada individuo y, segundo, determinar en qué dirección se quiere mejorar, establecer prioridades e implicar al conjunto de la compañía en un proyecto que, de no hacerse bien, puede perecer antes de iniciar su fase de explotación.

En cualquier caso, la implementación de un ERP debe venir precedida por la determinación de unos requerimientos claros y esto sólo será posible si los procesos de negocio también están meridianamente claros. A su vez, estos procesos no se podrán definir a menos que la empresa establezca una dirección estratégica coherente.

Una vez que todos estos temas estén asegurados y alineados, será posible avanzar en la evaluación de las opciones tecnológicas que ofrece el mercado y en los modelos de selección que debemos establecer. Así pues, la secuencia lógica debería ser: evaluar, seleccionar, implantar.

Conoce las necesidad es clave para la implementación

¿Por qué quiere implementar un ERP? Esta es la pregunta de base que debe hacerse cualquier pyme que se esté planteando utilizar un sistema de gestión de este tipo.

Y, a partir de la respuesta que obtenga, desarrollar una estrategia encaminada a identificar los sistemas actuales con los que se trabaja, es decir, hacer inventario y enfrentar  lo que se tiene y lo que se necesita. Pero en esa estrategia también hay que tratar de racionalizar primero los sistemas que ya están en uso.

Decía al principio, que muy pocas organizaciones parten de cero, por lo que se deberá saber qué sistemas hay, cómo se utilizan y cuáles son prescindibles o imprescindibles.

Y ya, metidos en harina, habrá que adecuar los requerimientos a la nueva situación, facilitar el traspaso de datos de otras aplicaciones si las hubiera, determinar si es preciso que exista integración con otros sistemas, saber de qué infraestructura dispone la organización y el estado de la misma y, establecer las pautas de actuación para gestionar el cambio con coherencia.

Y en este punto, la formación y la comunicación son dos piezas FUNDAMENTALES.

Conclusión

Finalmente, y aunque es un argumento, utilizado casi hasta el infinito,  hay que hacer que el software se adapte al negocio y no al revés. Por esta razón es muy importante determinar qué enfoque será más apropiado para la organización y qué ERP, solventará con mayores garantías sus necesidades de gestión.

Por eso es tan importante analizar los aspectos de negocio concreto que deberán apoyarse en la herramienta como el software en sí. En resumen será la dirección estratégica y los procesos de negocio los que deberán impulsar el proyecto de implantación del ERP y nunca, nunca, nunca, al revés.