Pasos para poner en marcha un CRM

La implementación de un CRM (Customer Relationship Management) en una pequeña o mediana empresa puede ser un proceso complejo, pero aquí te presento una serie de pasos generales que puedes seguir para llevar a cabo esa implementación:

1. Definir objetivos y necesidades

Antes de comenzar, es importante que la empresa defina claramente cuáles son los objetivos y necesidades que espera cubrir con el CRM.

Esto incluye determinar qué tipo de información se desea gestionar, cómo se desea mejorar la relación con los clientes, etc.

2. Evaluar proveedores de un CRM

Realiza una investigación exhaustiva sobre los proveedores de CRM disponibles en el mercado.

Compara características, precios, reputación y comentarios de otros usuarios para seleccionar la opción que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto.

3. Obtener el apoyo de la alta dirección

Es fundamental contar con el apoyo y compromiso de la alta dirección de la empresa para la implementación del CRM.

Esto garantizará la asignación de recursos adecuados y la colaboración de todos los departamentos involucrados.

4. Crear un equipo de implementación

Designa un equipo interno encargado de la implementación.

Este equipo debe incluir representantes de diferentes áreas de la empresa, como ventas, marketing y servicio al cliente, para garantizar una implementación integral.

5. Parametrizar el CRM

Configura el CRM de acuerdo con las necesidades específicas de tu empresa.

Esto implica definir campos de datos, flujos de trabajo, informes y paneles de control relevantes para tu organización.

6. Realizar la migración de datos

Transfiere los datos existentes de clientes y prospectos al nuevo CRM.

Asegúrate de validar y limpiar los datos antes de la migración para garantizar su calidad.

7. Formar a los usuarios

Proporciona formación adecuada a todos los usuarios que utilizarán el CRM.

Esto incluye a los empleados de ventas, marketing, servicio al cliente y cualquier otro departamento involucrado. Asegúrate de que los usuarios comprendan cómo utilizar el CRM de manera efectiva.

8. Convencer a los usuarios

Aunque está relacionado con el punto anterior, no es suficiente con que todo el mundo sepa utilizar el CRM.

Además deben querer utilizarlo, porque la potencia de esta herramienta depende de la constancia de las personas.

9. Integrar el CRM con otros sistemas

Si tu empresa utiliza otros sistemas, como herramientas de automatización de marketing o software de contabilidad, asegúrate de integrarlos.

Esto permitirá una mayor eficiencia y flujo de información entre los diferentes sistemas.

10. Realizar pruebas exhaustivas

Antes de implementarlo a gran escala, realiza pruebas exhaustivas para asegurarte de que todo funciona correctamente.

Identifica y soluciona cualquier problema o error antes de lanzarlo oficialmente.

11. Implementar gradualmente

Considera implementarlo gradualmente en diferentes áreas o departamentos de la empresa en lugar de hacerlo de manera simultánea en toda la organización.

Esto facilitará la adaptación y permitirá realizar ajustes en el proceso.

12. Monitorear y ajustar

Una vez implementado, realiza un seguimiento continuo del desempeño del CRM y realiza ajustes según sea necesario.

Recopila comentarios de los usuarios y realiza mejoras constantes para maximizar los beneficios del CRM.

Recuerda que cada empresa es única, por lo que es posible que debas adaptar estos pasos a tus necesidades y circunstancias particulares.

También es recomendable contar con la ayuda de consultores o expertos en CRM para asegurar una implementación exitosa.

Tres cosas que no te debes olvidar al implementar un CRM

Elegir un CRM adecuado

Al momento de implementar un CRM, es fundamental elegir el software adecuado que sea capaz de cubrir todas las necesidades de la empresa.

Una buena opción es optar por uno en la nube, ya que permite el acceso remoto y los datos son almacenados de forma segura en la nube.

Para elegir el CRM adecuado, es vital definir claramente los objetivos que se quieren lograr con la implementación de esta herramienta y elegir un software que cumpla con estas expectativas.

Cubrir las necesidades funcionales de la empresa

Es fundamental elegir un CRM que se adapte a las necesidades específicas de la empresa.

Para ello es importante definir cuáles son las áreas de mayor interacción con los clientes y los procesos críticos en la gestión de los mismos.

Conocer todas estas variables en detalle permitirá seleccionar el que se adapte de forma más eficaz a las necesidades de la empresa.

Proporcionar una visión sincronizada del rendimiento del negocio

Otra de las ventajas de la implementación de un CRM es que permite obtener una visión clara y sincronizada del rendimiento del negocio, ya que toda la información se encuentra disponible en una plataforma única.

Para lograr esto, es importante establecer una metodología de gestión de datos consistente y exhaustiva que permita recolectar información valiosa sobre los clientes y su interacción con la empresa.

De esta forma se podrán construir informes precisos y relevantes sobre el rendimiento del negocio y las interacciones con los clientes.

¿Qué CRM escoger?

En el mercado existen numerosas opciones de software CRM que podrían ser adecuadas para tu empresa.

La elección dependerá de las características indispensables para tu negocio y tus empleados. Te hacemos una serie de preguntas para ayudarte a decidir qué sistema CRM utilizar:

• ¿Tu equipo de ventas tiene un proceso claro y definido para abordar a los clientes y saber cuándo hacerlo? Si no es así, es recomendable elegir un CRM que brinde a tu equipo una perspectiva clara sobre los leads más comprometidos. Busca uno que priorice la generación de reportes y análisis de tus clientes, y que analice detalladamente las interacciones con los leads.
• ¿Tu empresa trabaja con grandes empresas B2B que requieren interactuar con múltiples personas dentro de una organización? En este caso, puede ser necesario un CRM que permita recopilar y organizar fácilmente los datos de tus contactos según la empresa para la cual trabajas.
• ¿Cómo interactúas regularmente con tus leads: a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos, redes sociales o una combinación de estos canales? Asegúrate de que el CRM facilite la interacción de tus representantes de ventas con los clientes potenciales. Verifica si ofrece integración con todos los canales que tu empresa utiliza, de manera que puedas tener toda la información necesaria en una sola base de datos.

Una característica esencial que cualquier empresa necesita es una excelente integración entre su sistema CRM y su software de marketing.

Para comunicarte adecuadamente y rastrear a los clientes en cada etapa del proceso de compra, es crucial que tus recursos tecnológicos estén perfectamente alineados.

En conclusión

Espero que el artículo te haya resultado de utilidad, si quieres más información te recomiendo los siguientes enlaces:

1. ¿Quieres conocer un CRM pensado para las Pymes y totalmente integrado con un ERP?
2. ¿Quieres saber lo básico sobre lo que es CRM?
3. ¿Quieres saber más sobre como integrar tu ERP con un CRM?