Competencias digitales para manejar un ERP

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Del aprovechamiento y uso que se haga del ERP dependerá en gran medida el retorno de la inversión. Pero, también, la rentabilidad para las empresas e, incluso, el nivel de satisfacción de los usuarios. Por supuesto, también la calidad de los servicios que se prestan a los clientes, porque, como bien sabes, el trabajo que se hace de puertas para adentro impacta de puertas para afuera. Es, por tanto, una cadena de efectos colaterales que tienen en la formación, en el aprendizaje continuo y, en la curiosidad, el origen de todos sus bienes o males.

Lo hemos dicho muchas veces. La formación es clave para avanzar, en cualquier disciplina que puedas imaginar. El aprendizaje, el deseo de conocer, de descubrir, de probar, hace que avancemos en direcciones, muchas veces, inimaginables al comienzo, por ejemplo, de un proyecto.

En los procesos de selección en los que he participado, muchas veces hemos dado prioridad a aquellos candidatos que mostraban más entusiasmo por aprender nuevos modelos de trabajo o nuevas formas de operar, aunque eso supusiera salir de su zona de confort, que a aquellos otros que, incluso presentando un mejor currículo, se mostraban, algo más rígidos y reacios al cambio.

Querer aprender, estar dispuesto a implementar nuevos procesos o, incluso, impulsar la búsqueda de nuevas soluciones a problemas que siempre han sido resueltos de una misma manera, muestra, no solo el entusiasmo, sino la flexibilidad y la apertura de mente necesarias para innovar. O sea que, la formación no solo sirve para optimizar el uso de cualquier solución, o para operar de una manera más eficiente o para saber más, sobre algún tema o materia concreta. Sino que es la clave para hacer que las mentes creativas se atrevan a probar, a equivocarse y a volver a probar.

Cuantas más competencias digitales, mejor

En un contexto en el que la tecnología está marcando el ritmo -lo hemos visto más claramente que nunca, en la implementación del trabajo en remoto– no tiene sentido vivir de espaldas a la digitalización. Pero esta no llega por arte de magia. Además de implementar cambios en la cultura y en la naturaleza de los negocios, la digitalización implica altas dosis de formación para que el aprovechamiento de la tecnología sea el adecuado y para que los usuarios, de verdad, se impliquen en el uso de los nuevos aplicativos. Si la tecnología no se utiliza, o se utiliza mal o poco, no aportará los beneficios que se espera de ella. Los usuarios se desmotivarán y encontrarán una excusa perfecta para seguir haciendo las cosas como siempre.

Por lo tanto, es imprescindible, antes de iniciar cualquier proyecto, incluir en el despliegue del mismo, un apartado relevante a la formación. En este caso, sería más conveniente ya, hablar de habilidades digitales que capaciten a los usuarios y que les proporcione los conocimientos adecuados para optimizar el uso de la tecnología.

Pero, concretemos un poco más. Como sabes, la alfabetización digital podemos decir que es la capacidad de encontrar, analizar, utilizar, compartir y crear contenido utilizando las TIC e Internet. Y que podemos avanzar desde las skills más básicas -el uso elemental de los dispositivos digitales y las aplicaciones online- hasta las habilidades de nivel más avanzado que requieren de un uso “transformador” de las tecnologías digitales.

Bueno, pues es en esa utilización de manera transformadora en la que me gustaría poner el foco. Si aplicamos estas habilidades al ecosistema pyme y al entorno de los ERP me quedo con las siguientes reflexiones:

  • Teniendo claro que la digitalización es un elemento transversal que afecta a todos los sectores de actividad, incluso, a aquellos que nunca imaginarías, agricultura, ganadería, sanidad, construcción, la capacidad de aprendizaje es clave porque la tecnología, el software, los ERP están avanzando continuamente. No acompañar ese avance con la formación adecuada, implica el desconocimiento de algunas funcionalidades que pueden implicar la pérdida de nuevas oportunidades.
  • Como hemos visto, los cambios son una constante en nuestro entorno. A veces, son cambios tan disruptivos y agresivos como los que ha obligado a implementar el coronavirus, por eso, no tiene sentido, permanecer anclado en una forma, en un modelo o en una estructura rígida. Hay que estar siempre alerta. Y, en ese proceso de alerta permanente, aprender a encajar los cambios, incluso, a generarlos y/o acelerarlos, forma parte de la evolución de la cultura corporativa de la que tanto hablamos. Las pymes ya han mostrado tradicionalmente su capacidad de adaptación y su flexibilidad y eso, sin imaginarlo, les ha proporcionado una ventaja relevante para encarar situaciones críticas como esta.

Competencias digitales concretas

De cara al uso y optimización de los beneficios que aporta un ERP al ecosistema pyme es importante señalar que el manejo de estas herramientas, por encima de un nivel medio, marcará la diferencia entre una organización que es capaz de operar a través de estos aplicativos al 100% y aquellos negocios que solo lo utilizan a “medio gas”.

Las pymes que aprovechen el potencial del ERP tendrán más y mejores oportunidades para transformar la información en conocimiento, buscar nuevas fórmulas de producción, nuevos modelos de venta, nuevas estrategias de gestión en el… Clic para tuitear

Las organizaciones que aprovechan al máximo el potencial de su ERP automatizarán procesos, harán más eficientes sus operaciones, proporcionarán un servicio de mejor calidad, más preciso, más ágil, más eficiente y, además, dispondrán de toda la información necesaria para tomar decisiones inteligentes. Tendrán una visión global y parcial -según proceda- del negocio y, podrán intercambiar información y apostar por modelos de gestión más colaborativos.

Pero, además de todo esto, tendrán más y mejores oportunidades para transformar la información en conocimiento, para buscar nuevas fórmulas de producción, nuevos modelos de venta, nuevas estrategias de gestión en el almacén, nuevos flujos de pagos y cobros, todo con el objetivo de rentabilizar al máximo su negocio. Y, por supuesto, con la idea de mejorar continuamente. Buscar, innovar, crear.

Sin embargo, una empresa cuyos empleados solo utilizan una parte de las funcionalidades que les proporcionan sus ERP, tendrán siempre una visión muy sesgada del negocio y luchará por mantenerse en su zona de confort. Pero, en las zonas de confort no surgen los procesos de innovación, ni las ideas creativas, ni las propuestas diferenciales.

Por lo tanto, dentro de lo que podríamos calificar como competencias digitales duras para manejar un ERP, se me ocurren las siguientes:

  • Conocer la funcionalidad del ERP relativa a sus funciones dentro de la empresa
  • Ser capaz de buscar, obtener y compartir información
  • Ser capaz de establecer el marco de protección necesario que proporciona la configuración del ERP para garantizar la seguridad de la información

Y, para finalizar, además te resumo lo que creo que las competencias digitales pueden aportar al conjunto del negocio:

  • Optimizar los tiempos y los costes y con ello, automatizar, mejorar la productividad, disminuir tiempos y errores y mejorar los tiempos de entrega a los clientes
  • Entender el potencial del ERP, incorporando las nuevas rutinas digitales a nuestra labor profesional.
  • Imprimir velocidad a la reflexión, la creatividad y la innovación. Las competencias digitales utilizan herramientas tecnológicas que aceleran la innovación y nos hacen más productivos, más flexibles y más capaces de reaccionar y anticiparnos a los imprevistos.
  • Ampliar nuestra capacidad de toma de decisiones. La digitalización nos dota de conocimientos, inteligencia de negocio y análisis de los datos, dándonos criterio para mover la información y tomar decisiones.
  • Mejorar la eficacia y eficiencia laboral. Las competencias digitales nos ayudan a trabajar en equipo sin depender de un espacio físico. Los programas de gestión fomentan la coordinación y los entornos colaborativos.

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