Comprobaciones previas a las presentaciones digitales en el Registro Mercantil

Es indudable que las presentaciones digitales en el Registro Mercantil respecto a las clásicas en libros y papel, tanto para la Legalización de libros como para el Depósito de cuentas anuales, supone un extraordinario avance para los declarantes (y también para el Registro Mercantil), por la comodidad (un CD sustituye a pesados libros), economía (en papel, manipulación, encuadernación, transporte, archivo…), simplificación de su emisión, etc.

No obstante, y al igual que ocurre en los procesos de EDI (Intercambio Electrónico de Datos), los datos que contienen los ficheros, y a diferencia de la información que incluyen los documentos en papel, no son directamente comprobables por el ser humano. Este pequeño “detalle” acarrea en alguna ocasión más de una sorpresa.

El inconveniente se puede evitar disponiendo de un programa informático que permita visualizar y comprobar el contenido del fichero “digital”.

Refiriéndonos a las presentaciones digitales en el Registro Mercantil, el CD (o sea, los ficheros) debe ir acompañado de la Solicitud en la que figuran los datos de la empresa y del contenido de los ficheros, y de la Certificación de huella digital. Por tanto, las comprobaciones cuya forma de realizar es el objetivo de este post, consisten en cerciorarse que los documentos que se adjuntan son los que corresponden, y en otros casos, el examen de la información contenida.

Comprobación y examen de los Libros oficiales

El CD que contiene los Libros incluye el fichero DATOS.TXT en el que figuran nombre, dirección, teléfonos y datos de inscripción de la empresa, y de los libros, las fechas y firmas digitales. La lectura de este archivo (con el Bloc de notas u otro editor de textos) nos informa de su contenido y atestigua inmediatamente si el CD es el que corresponde a la certificación de firmas.

Para examinar la información de un libro suele ser suficiente clicar dos veces sobre su nombre (los distintos libros, forzosamente, están en alguno los formatos siguientes (identificados por la extensión del nombre): de hoja de cálculo Excel (.xls), CuatroPro (.wq1) o Lotus 1-2-3 (.wk1), o de documentos Word (.doc), Rich Text Format (.rtf), Acrobat Reader (.pdf) o texto (.txt)).

Aunque el método descrito suele ser suficiente, existe la posibilidad de realizar un test más drástico mediante el programa Validación de legalización de Libros (RLegalia) del Registro Mercantil (suponemos que creado para los propios registradores), y que puede descargar de la página web del Colegio de Registradores. Proceda así: Ejecute el programa y seleccione la función Formulario, Abrir (o pulse el icono “Abrir carpeta”), indique la situación de los ficheros del los libros seguida de la denominación NOMBRES.TXT (por ejemplo D:nombres.txt), para cada libro especifique en la ventana que aparece la huella digital y pulse Intro. Una vez completadas clique el botón Salir (o pulse Esc), y aparecerá otra ventana informando si son correctas, para cada libro, las huellas digitales y la visualización. Para introducir la huella digital puede escanearla del certificado, teclearla (no recomendado), o cortar y pegar del certificado en PDF.

Comprobación y examen de las cuentas anuales

La estructura que contiene las cuentas anuales es más compleja que la de los libros, y está formada por un fichero comprimido (.zip) que contiene dos ficheros, uno según el estándar mundial XBRL que contiene la información financiera y otro de tipo XML con datos complementarios para el registro. La forma más sencilla de proceder es utilizar el mismo programa D2 facilitado por el Registro Mercantil. Opere de la siguiente forma: Ejecute el programa, clique el botón “Importar y validar huella”, indique como tipo de fichero D2.zip, seleccione el fichero a comprobar (se dispone de un explorador para buscarlo), y se mostrará la huella digital calculada en ese momento. El contenido completo del depósito está visible. Al finalizar, salga del programa sin grabar datos.

Enlaces de interés

Presentaciones en el Registro Mercantil (web de DATISA)