Contabilidad presupuestaria, información de valor para la toma de decisiones

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la Contabilidad Presupuestaria proporciona al usuario un alto grado de automatización en la confección de los presupuestos, y le da la información relevante, aquella que es fundamental para un control de los resultados de la empresa, facilitándole una adecuada toma de decisiones.

La planificación y el control son dos rasgos fundamentales que deben estar presentes en cualquier empresa que quiera llevar una gestión moderna y eficaz. De esta forma, nos aseguramos de que la toma de decisiones estratégicas y tácticas estará bien fundamentada.

Esa planificación y ese control son los objetivos de la actividad presupuestaria. En este contexto, la contabilidad presupuestaria se nos muestra como una herramienta económica que permite proyectar los resultados de una organización, y su explicación a través de las estimaciones de las diferentes partidas de gastos e ingresos.

Al mismo tiempo, la contabilidad presupuestaria nos permitirá utilizar los presupuestos como puntos de referencia para el análisis de los resultados reales. Los utilizaremos como  herramientas de control que nos facilitarán la comprensión en cada momento de las desviaciones  respecto de lo que habíamos previsto.

huchasPor ello, la actividad presupuestaria es ya una disciplina clásica, imprescindible para las grandes empresas, y cada vez más deseada por las PYMES. Decimos deseada porque lo cierto es que a día de hoy, son todavía pocas las que disfrutan de los beneficios que aporta.

¿Por qué no se ha convertido todavía la contabilidad presupuestaria en una rutina de gestión en las PYMES?

¿Dónde está la dificultad? Las razones son variadas:

Por un lado, esta situación tiene mucho que ver con algo que ya hemos señalado en esta blog, y es que muchas empresas pasan de puntillas por el control contable, y entienden la Contabilidad más como un conjunto de obligaciones y trámites, que como una fuente de información valiosa. Esta falta de conciencia sobre el valor práctico de la disciplina contable, es causante directa de que muchos empresarios no imaginan siquiera las posibilidades de explotación que ofrece. Este desinterés en la dirección de tantas PYMES, crea hábitos difíciles de romper en los departamentos financieros de muchas empresas.

Aunque sería injusto decir que el párrafo anterior establece un diagnóstico general. En realidad, muchas empresas sí son conscientes de los beneficios que les aportaría un control presupuestario. Sin embargo, la puesta en marcha de ese control la perciben como algo extremadamente complicado.

El primer obstáculo serio es la propia confección de los presupuestos: cómo hacer una planificación fiable, realista, y detallada. Efectivamente, esta tarea no es sencilla si no se dispone de una herramienta diseñada para estos fines.

Por otro lado, está la explotación útil de esos presupuestos: el análisis de las desviaciones; la comparación de las partidas presupuestadas con sus realizaciones efectivas a medida que se van produciendo. Es decir, no se trata solo de confeccionar los presupuestos, sino además de disponer de información comparada y actualizada que nos permita el control de los resultados reales respecto de los presupuestados. Un acceso cómodo, rápido, y con información relevante y detallada, es el segundo gran obstáculo que encuentran las empresas.

Cuando el control presupuestario ha de ser no solo a nivel contable, sino además a nivel analítico (de centro de coste), más complicado se le plantea al interesado la puesta en marcha del sistema.

Finalmente, es importante señalar que hay un gran número de empresas que sí llevan un control presupuestario, pero lo hacen a través de herramientas externas a su sistema general de gestión: hojas de cálculo, bases de datos,… Esto conlleva normalmente problemas como la duplicación de datos, la fragilidad de la información disponible, el mantenimiento de desarrollos de interfaces, la dependencia de listados no diseñados por especialistas financieros,…

La Contabilidad Presupuestaria completamente integrada en nuestro sistema general de gestión, proporciona al usuario un alto grado de automatización en la confección de los presupuestos, y le da la información relevante, aquella que es fundamental para un control de los resultados de la empresa, facilitándole una adecuada toma de decisiones.

Primeros pasos

La primera decisión que tenemos que tomar para poner en marcha el sistema de control presupuestario es qué es lo que queremos presupuestar. En contabilidad los elementos de referencia son las cuentas contables, y por ello indicaremos en la aplicación cuáles son las cuentas de las que queremos hacer seguimiento.

Habitualmente, son los gastos e ingresos lo que nos interesará controlar, y por ello dejaremos marcadas las cuentas que los representan con la característica de que están sujetas a control presupuestario.

Sin embargo, a veces puede ser interesante someter a control presupuestario también otro tipo de cuentas. Por ejemplo, podríamos hacerlo para las cuentas de clientes, de forma que podamos hacer un seguimiento de las compras de nuestros clientes, comparando nuestras previsiones contra las realizaciones.

En consecuencia una aplicación con contabilidad presupuestaria permite trabajar tanto sobre las cuentas de gastos e ingresos, como sobre las cuentas de balance que consideremos relevantes, y para cada caso presenta métodos adecuados.

Confección de los presupuestos

Cada cuenta contable sujeta a control presupuestario tendrá su propio presupuesto, y el detalle será mensual. De esta forma podríamos presupuestar nuestro gasto en compra de mercaderías mes a mes (enero, febrero, marzo,… es decir, un importe previsto para cada mes), y anualmente. Los presupuestos se asignan a las cuentas de último nivel, y el programa los recalcula automáticamente para las cuentas de nivel superior.

Para la creación de los presupuestos existen diferentes métodos, cada uno con un diferente grado de automatización.

El método más básico consistiría en una asignación manual de los importes correspondientes para cada mes, a la cuenta deseada.

Sin embargo, los métodos más interesantes son los automáticos, no solo porque facilitan enormemente la entrada de datos, sino porque además los presupuestos generados están hechos racionalmente en base a criterios lógicos.

Para ilustrar esto, pongamos un ejemplo. Si seleccionamos como método de confección el llamado “por realizaciones”, entonces podríamos crear de forma completamente automática y de una sola vez los presupuestos de gastos del ejercicio en curso (o de solo un grupo de gastos), tomando como referencia las realizaciones efectivas de esos gastos en un año anterior, y corregidas por una opción de cálculo (por ejemplo, en un porcentaje que represente el IPC). De esta forma, hemos creado los presupuestos sin esfuerzo, aprovechando la información disponible, y atendiendo a un criterio lógico.

Existen otros métodos de confección, que permiten atender a otros criterios. Una vez generados, el contable podrá repasar cada presupuesto creado, aplicando las correcciones que estime oportunas.

Análisis presupuestario

Una vez tenemos los presupuestos, la aplicación empezará a ejercer el control presupuestario. Es decir, nos proporciona funciones de observación que permiten al usuario estar informado en todo momento, y siempre con la información actualizada, sobre en que grado estamos avanzando en relación a la senda presupuestada.

Para ello, la herramienta utilizada es el análisis de desviaciones. Es decir, para cada cuenta de gastos podremos ver mes a mes, lo presupuestado, lo realizado, y las desviaciones de las realizaciones respecto de los presupuestos. El dato de realizaciones se actualiza cada vez que metemos un apunte contable para esa cuenta concreta.

Sin embargo, las posibilidades de análisis van más allá del simple control de cuentas. En realidad, cuando proyectamos nuestros gastos e ingresos, estamos presupuestando indirectamente unos resultados para el ejercicio en consideración.

Por tanto, contar con herramientas avanzadas de gestión nos proporciona la información necesaria para la correcta toma de decisiones, una información imprescindible para los tiempos que corren.

Datisa

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