Control de desviaciones. En las pymes, “agua pasada, a veces, sí mueve molinos”

“Si me desvío del camino, tengo que averiguar en qué cruce tomé la dirección equivocada. En la empresa, hay que contrastar datos reales y datos planificados. Eso nos ayudará a determinar en qué punto se “cruzaron los caminos”

Para asegurarnos la buena marcha del negocio, es importante no sólo planificar y ejecutar, sino comparar y analizar los resultados que se han obtenido, con aquellos resultados que, generalmente al comienzo del ejercicio, planificamos. Saber dónde se produjo la desviación y entender las causas que la motivaron, ayudará a determinar la línea sobre la que queremos o, mejor dicho, debemos continuar, tomando decisiones operativas y estratégicas, e incluso, estructurales, que permitirán reforzar o prescindir de determinadas líneas de negocio, centros de coste, etc.

Por lo tanto, una vez elaborados los presupuestos, nos adentramos en la segunda fase de su gestión, que consiste en su control y comparación con las realizaciones. Aunque muchos se apliquen el dicho de “agua pasada no mueve molinos”, esta fase de la gestión de los presupuestos resulta crucial para saber si la evolución de la empresa ha sido la idónea, en qué nos hemos equivocado y qué podemos mejorar. Un ejercicio de autodisciplina para la revisión periódica de las desviaciones es, por tanto, una de las tareas de la elaboración de presupuestos que más beneficiosa resulta para las empresas y que debe poder realizarse de forma periódica y automatizada.

El lápiz y el papel no sirven para controlar las desviaciones

Se trata, asimismo, de una tarea cuya ejecución manual resulta más compleja y para la que el uso de una solución de presupuestos avanzada puede ahorrarles a las empresas mucho tiempo y esfuerzo. A modo de ejemplo, y una vez realizados los presupuestos, en una solución de tipo ERP con un módulo para la elaboración de presupuestos integrado, llevaría a cabo las comparaciones entre presupuestos y realizaciones de manera automática y en el día, generando los correspondientes informes de desviación.

Otra de las ventajas del uso de sistemas informáticos avanzados para la comparación entre presupuestos y realizaciones, es que al evitar el manejo manual de datos, existen mayores garantías para la exactitud de la información.

En esta fase de los presupuestos, las empresas deben contar además, con capacidades no sólo para la comparación, sino también para el ágil reajuste de los mismos, siempre que se hayan generado alarmas por desviación.

En el caso del presupuesto de Gastos-Ingresos, la información para la comparación con las realizaciones se obtiene directamente desde contabilidad. Dentro de la solución de contabilidad, las previsiones por período se introducen en cada cuenta de gastos e ingresos, o en el supuesto de realizar el análisis desde la contabilidad analítica, se introducen en cada sección/producto, para obtener  informes de desviación siempre actualizados por cuenta o por, sección/producto. La posibilidad de generar los informes de desviación en varios formatos, entre ellos, hojas de cálculo, permite su análisis más detallado y proporciona información fiable para la elaboración de los presupuestos del próximo período.

Contar con una solución ERP también facilita la elaboración y gestión de presupuestos de tesorería, que se definen por partida presupuestaria y por período de tiempo, aplicando el criterio de caja en las imputaciones. Una solución de gestión integrada, en este caso, ayuda a poner en conjunto toda la información necesaria del resto de departamentos (estimaciones de producción, estimaciones de ventas, etc.), calculando los ingresos esperados de las ventas y aplicando el desfase habitual entre el ingreso y el cobro, y entre la compra y el pago, para conocer la disponibilidad real de los recursos financieros.

Cuando trabajamos con presupuestos de tesorería, el control de desviaciones más interesante será hacia delante. Es decir, comparando a fecha de hoy nuestra planificación original para los próximos meses, con los flujos de caja acordados que van generando las operaciones reales de compra/venta que se van registrando en el ERP.