Crisis y transformación: el papel del área financiera en las pymes

El entorno financiero debe apostar por la transformación de sus procesos. Pero, también, debe implementar un cambio de cultura que permita reposicionar su función en el contexto general del negocio. La COVID-19 no ha hecho más que evidenciar la importancia de implementar una gestión financiera más flexible, colaborativa y transparente en el ecosistema pyme.

No realizar un control y análisis exhaustivo desde que los artículos llegan al almacén hasta que se entregan -se facturan y se cobran- a los clientes puede afectar directamente al incremento de los costes de inventario. Y, por supuesto, al índice de eficiencia general.

A pesar de tratarse de uno de los entornos más estratégicos de la organización -o, quizá por ello- el área financiera ha estado siempre rodeada de cierto “misterio”. Es decir que, sus responsables no siempre han participado de esa manera de trabajar más “agile” por la que sí han optado otros departamentos. Sin embargo, la COVID-19 no ha hecho más que evidenciar una necesidad que ya se venía intuyendo en el entorno pyme. Necesidad que tiene que ver con la colaboración, el intercambio de información y la transparencia.

El entorno financiero debe acometer profundos cambios, que tienen que ver más, con su forma de entender la función financiera que con la operativa del día. Es evidente que cualquier mejora tecnológica, orientada a la automatización de procesos, a la eficiencia y a la agilidad, será bien recibida. Ya lo está siendo, de hecho. Sin embargo, cuando se trata de implementar cambios que tienen que ver también con la manera en la que se comparte la información o con la analítica de los datos financieros, la cosa cambia.

Hablamos de un entorno cuya información es crítica para la empresa. Pero, cuando digo crítica, me refiero a que cualquier fallo en una previsión de costes o de ingresos, un error en la planificación o control de los activos financieros o en la previsión de saldos o cualquier desfase en cuanto al riesgo por líneas de negoción, préstamos o inversiones financieras, afecta directa o indirectamente al resto de áreas del negocio.

El departamento financiero debe seguir pensando en la eficiencia y en la agilidad. Pero, también debe poner el foco en la colaboración y en el intercambio de información. Clic para tuitear

Compartir información e impulsar la colaboración

Digitalizar el entorno financiero es mucho más que facilitar el trabajo en remoto. Esto es importantísimo, desde luego, lo hemos visto en abril cuando las empresas tuvieron que mandar a casa a sus trabajadores. A decir verdad, el entorno financiero, respondió igual de bien que el resto de las áreas en cuanto a la gestión remota de sus funciones.

Pero, como digo, trabajar en remoto no es digitalizar. La transformación digital implica un cambio mucho más profundo que tiene que ver con la cultura y con la implementación de nuevas formas de operar, desde luego, pero, sobre todo, de una nueva manera de entender la función financiera. En este sentido, me refiero a que el departamento financiero debe seguir pensando en la eficiencia y en la agilidad. Pero, también, y más importante aún, debe poner el foco en la colaboración y en el intercambio de información. Y, debe tomar conciencia de que cualquier decisión que se tome en el seno financiero, afectará sí o sí, a la dinámica de cualquier otra área del negocio.

Por eso es tan importante que exista un flujo de comunicación e información fluido. Y que los financieros compartan información y analicen sus datos, buscando siempre la rentabilidad de sus operaciones, pero también, la rentabilidad de las operaciones del resto de los departamentos.

Pero ¡ojo!, el intercambio de información debe ser bidireccional. Es decir, que debe funcionar desde el área financiera al resto de departamentos y de cada uno de estos, a financiero. Porque, insisto, todas las decisiones del negocio deben estar interrelacionadas. La transformación del entorno financiero impulsará la toma de decisiones basada en datos fiables, precisos y actualizados. Y eso facilitará la mejora de los resultados. Eso sí, cualquier transformación, incluso la del área financiera, deberá estar orientada al cliente.

Retos de la transformación del entorno financiero

Cualquier cambio implica retos. Con respecto al entorno financiero, una de las preocupaciones que más muestran nuestros clientes tiene que ver con la forma en la que se debe acometer el proceso de una manera segura y colaborativa. En este sentido, además de buscar soluciones innovadoras, se me ocurren algunas cuestiones que pueden ser determinantes:

  • Poner el foco en el medio y largo plazo. El aquí y el ahora funciona como “apaga fuegos”, pero no como una estrategia de gestión eficiente. Es importante planificar. Para hacerlo habrá primero que analizar los datos contables, controlar los números y con ellos, elaborar una previsión que pueda extenderse en el medio/largo plazo. De esta manera conseguiremos un departamento financiero mucho más proactivo, capaz de anticiparse a los hechos y con más protagonismo en las decisiones de negocio. Por lo tanto, para digitalizar el entorno financiero hace falta soluciones que permitan planificar -previsión de saldos, planificación presupuestaria, etc.- de forma que el financiero deje de ser un controlador para ser un asesor.
  • Ser más rápidos. Pero sin comprometer la seguridad y la fiabilidad de la información. O, más bien, ser veloces y proporcionar, al mismo tiempo, el mayor nivel posible en cuanto a la precisión del dato. La rapidez, inevitablemente implica la eliminación progresiva del papel y la automatización de los procesos. Esto, además de velocidad y fiabilidad, proporcionará una mayor autonomía ya que el acceso a la información será más sencillo. Pero, además del acceso fácil, inmediato y automático al dato, la información financiera será más comprensible y evitará la dependencia de terceros, ya sean entidades financieras, proveedores, etc.
  • Alinear tecnología y personas. Para ello habrá que buscar los perfiles profesionales adecuados y proporcionar la formación en habilidades y capacitaciones digitales a toda la plantilla. La idea es optimizar el talento y poner en valor, no tanto la tecnología, sino las múltiples ventajas que puede proporcionar para hacer crecer el negocio. En este sentido, siempre habrá que apostar por soluciones financieras que, además de sus múltiples funciones operativas, busque la maximización de la rentabilidad. Por ese debe ser el objetivo de cualquier solución, estrategia o cambio. La rentabilidad debe estar en el punto de mira de cualquier iniciativa que se implemente en el entorno financiero o en cualquier otra área. Y, más aún, en los tiempos que corren.

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