Cuánto cuesta, de verdad, implementar un ERP

Cuánto cuesta implementar un ERP

Responder a esta cuestión es realmente complicado, ya que, más allá de implementar un ERP bajo Licencia o en Cloud, o bajo diferentes modelos de comercialización o explotación tecnológica, la “aventura” requiere de la disposición de un presupuesto, generalmente, ajustado.

Saber cuánto tendremos que invertir y dónde, es una de las claves para que cualquier iniciativa llegue a buen puerto. Por eso, es importante determinar cuáles son las principales áreas de coste sobre las que se deberá poner el foco primero, para seleccionar a los posibles candidatos y, segundo, para controlar los costes.

En estos momentos críticos en los que la tecnología ha mostrado su cara más “funcional” para apoyar a las pymes a continuar con su actividad, es importante mantener el foco puesto sobre la contribución de los aplicativos de gestión para la continuidad del negocio.

Siendo así, aquellas pymes que aún no cuentan con implementar un ERP para gestionar sus recursos o, aquellas otras que están pensando en cambiar de solución, quizá sientan la presión extra de mantener los costes raya.

Es cierto. Pero, vamos, que tratar de mantener el presupuesto bajo control es importante ahora, en los momentos que nos ha tocado vivir, pero también, en la época de bonanza y superávit económico.

Hacer inversiones inteligentes y apostar por la optimización de los costes siempre es una estrategia de éxito

Entonces, antes de nada, para que el proyecto no se nos dispare, ni en cuanto a la implicación de recursos, ni en cuanto a la dilatación de los tiempos es importante hacer una buena estimación de costes que incluya todos los detalles, tanto los relacionados con la inversión, digamos, a la vista, como los relacionados con la dedicación de recursos internos, consultores externos o actualizaciones de infraestructura, en caso de que todos estos elementos fueran, de verdad, necesarios.

Muchas pymes no siempre tienen en cuenta estas inversiones “ocultas” y, por tanto, acaban teniendo la sensación de que implementaron un proyecto diferente al que imaginaron. Más sobre- dimensionado, más caro y más dilatado en el tiempo.

Y esas percepciones, ya sabemos todos lo que implican: demoras en la puesta en producción, rechazo de los usuarios, sobre-costes, ROI muy complicado y, en general, una sensación amarga de haber perdido el tiempo y el dinero.

Costes habituales al implementar un ERP

Más allá del coste en sí de implementar un ERP, en caso de que se opte por una implementación in house y bajo licencia o que se escoja una propuesta de aplicativos que operen en la nube o, incluso, un modelo de Software como Servicio, existen una serie de costes comunes que deben tenerse en cuenta:

Gestión del cambio

Aunque el proveedor tecnológico preste soporte, la gestión del cambio requerirá de la participación y liderazgo de recursos internos.

La formación será clave en este proceso de gestión del cambio organizacional. Y eso, sí está de la mano de los proveedores que, generalmente, incluirán en su portfolio de servicios, una propuesta de formación básica o, incluso, personalizada, no solo para optimizar el uso del nuevo aplicativo.

También para garantizar la eficiencia de un nuevo modelo de gestión que ponga en valor la eficiencia, la velocidad y la transparencia con el apoyo del nuevo ERP.

Ten en cuenta que, implementar un ERP implica, en la mayoría de los casos, una reestructuración de los procesos y, eso, en sí mismo, precisa la inversión de tiempo y de recursos para poner en marcha con éxito la nueva dinámica.

Por supuesto, hay que comunicar, hay que planificar, hay que evaluar, hay que identificar early adopters o, por el contrario, posibles “saboteadores” y todo eso, implica tiempo y dinero, sobre todo, si no se cuenta con el socio tecnológico adecuado.

Gestión de procesos

Implementar un ERP ayuda a estandarizar procesos y, sobre todo, tareas, operaciones, etc.

Pero, hasta alcanzar esa estandarización, las empresas deben re-definir y, re-diseñar esos procesos que necesitan mejoras y proporcionar todo lo necesario para poder automatizar o, mejor dicho, digitalizar, las operaciones que conforman dichos procesos.

Y, una vez más, esta es una labor que precisa de tiempo y de recursos. No se debe asumir que el software, en sí mismo, proporcionará todas las respuestas que necesita el negocio sobre cómo mejorar su gestión.

Mi recomendación es reclutar un equipo interno que ayude a diseñar y planificar el futuro. Y que esos planes se pongan en consenso con el proveedor tecnológico.

Demoras imprevistas en la implementación

Teniendo en cuenta la cantidad de recursos implicados en el proyecto y los cambios internos que precisa la puesta en marcha de una iniciativa como esta, es importante tener en cuenta que puede haber demoras, especialmente si, sobre la marcha vas añadiendo nuevos requerimientos.

Quiero decir que, la planificación es esencial, precisamente para evitar que nos vayamos “encaprichando” de funcionalidades que, siendo muy atractivas, puede que no utilicemos nunca por la propia naturaleza del negocio.

O sea que, para evitar demoras será importante diseñar un plan y atenerse a él. Si cuentas con la ayuda de un socio tecnológico de confianza, él mismo será quien te ayude a mantener el rumbo y, quién hará que se respeten los tiempos.

El plan habrá incluido seguro, además de lo obvio -identificación de requerimientos, recursos implicados, diseño del sistema, pruebas, migración de datos, desarrollo de interfaces, etc., cualquier imprevisto que pueda surgir y un margen de tiempo y dinero para afrontarlo.

Recomendaciones para abordar el proyecto

El alcance de un proyecto influye, sí o sí, en el presupuesto. Muchas pymes analizan el proyecto en función de los módulos o usuarios.

Pero también hay que tener en cuenta otros factores como los que comentábamos antes: el alcance del cambio que implica la consecución de los objetivos marcados, así como, el nivel de preparación y/o capacitación de los empleados para abordar los cambios.

Tres consejos para ayudarte

Ten en cuenta siempre las particularidades de tu negocio y busca el software que mejor se adapte a ellas.

Puede que tengas que decidir entre un ERP estándar o una solución vertical. También, puede la flexibilidad sea determinante para tu negocio o que puedas operar con aplicativos menos elásticos.

Puede que pienses en la necesidad de una solución que permita la integración con otros aplicativos o que facilite la escalabilidad en el medio y largo plazo. Todos estos detalles son relevantes.

Pon el foco en las personas y en los procesos

Las actividades técnicas no suelen ser la causa de un problema grave al implementar un ERP.

En cambio, esos problemas suelen venir como consecuencia de la re-ingeniería de los procesos de negocio y las actividades relacionadas con la gestión del cambio.

Es decir que, si no mejoramos, por ejemplo, los procesos comerciales, antes de decidirnos por un ERP u otro, es probable que se generen costes inesperados durante la implementación.

Busca proveedores que apuesten por la transparencia

Seguramente habrás escuchado anécdotas de todo tipo relacionadas con los proyectos ERP.

Pero, es raro que estos ejemplos aislados sean, de verdad, indicativos de un proyecto, digamos, convencional. Buscar la experiencia de otras organizaciones similares a la tuya puede ser interesante.

Pero, sobre todo, apuesta por un proveedor transparente. Los costes ocultos pueden ser inversiones necesarias en hardware para ello es necesario ver los requerimientos mínimos del software y el tiempo de puesta en marcha en la organización.

Si hay una buena toma de datos en la venta consultiva, el consultor sabrá recomendar lo que necesitas exactamente sin sorpresas posteriores y te ayudará a tomar buenas decisiones.

Conclusión

En definitiva, te diré que la tecnología ha mostrado sus fortalezas en estos momentos de crisis en los que hemos tenido que “navegar” desde casa aunque las condiciones nos hayan supuesto el mayor reto al que nos hayamos enfrentado nunca.

La tecnología seguirá siendo determinante, más allá de la COVID-19. Pero, deberemos estar atentos a las inversiones que hagamos y, especialmente a los costes ocultos para evitar sorpresas que podrían hacernos naufragar.

Ahora ya sabes cuanto cuesta implementar un ERP.