¿Cuántos tipos de ERP conoces?

Estándar o personalizado, en la nube o con licencia, vertical o generalista, de código libre, abierto, etc, son algunas de las dudas a las que hay que enfrentarse a la hora de implementar un ERP. Con independencia de que, la decisión debe ir sí o sí, vinculada con las necesidades y los objetivos de cada organización, está bien saber qué aporta cada tipo de ERP.

Si has estado o estás buscando un ERP que de soporte a la expansión de tu negocio o a su contracción, te habrás hecho la que muchos consideran la pregunta del millón: ¿software estándar o personalizado? Y la del medio millón: ¿vertical o genérico? Incluso, seguramente habrás llegado a esas otras cuestiones más “básicas”: ¿en cloud o con Licencia?, ¿de código abierto o no?

Aunque es evidente que lo más importante es determinar las necesidades reales que tiene actualmente la organización y los requerimientos que estima que pueda tener a medio-largo plazo, estas otras cuestiones son también estratégicas porque ayudarán a ajustar mejor la solución a la exigencia:

ERP ESTÁNDAR O PERSONALIZADO

Un ERP estándar se adapta a muchos tipos de empresas, con independencia del sector en el que operen o de la actividad que desarrollen, suele implantarse de manera modular y es más económico y “fácil” de implementar. Al ser una solución estándar mejora los niveles de fiabilidad ya que su uso en diferentes organizaciones permite garantizar su eficiencia.

Un software estándar cubre el 90% de los procesos de una pyme y para ese 10% restante es que es mejor buscar herramientas específicas que se integren con el ERP. Por eso, aunque la empresa sea “única”, evitar los programas hechos a medida es una decisión inteligente. A todos nos gustan los “trajes a medida” pero, con frecuencia, resulta mucho más cómodo un “pret a porter”. Con el software sucede lo mismo. Aunque resulte tentador buscar un software personalizado, la realidad es que un ERP estándar puede proporcionar -en la mayoría de los casos- las funcionalidades necesarias.

Un software a medida está bien siempre y cuando, la naturaleza propia de la organización, su funcionamiento o su actividad, realmente lo justifiquen. Si no, vale la pena optar por un estándar, máxime cuando el aplicativo permita ciertos niveles de adaptación y facilite la integración con otros aplicativos.

Un ERP dotado de herramientas estándar de integración permite conformar una solución con la funcionalidad que requiere el cliente. Y hace que distintas aplicaciones se comuniquen e intercambien la información necesaria consiguiendo funcionar de manera integrada. Es decir, permite que la organización se beneficie de lo que mejor de cada aplicativo.

EN LA NUBE O BAJO LICENCIA

La adaptación de los ERP al nuevo paradigma social en el que la deslocalización del puesto de trabajo, el homeworking y el uso de diferentes dispositivos en el entorno laboral y doméstico es ya habitual hace que las empresas busquen soluciones capaces de aportar valor. Valor, no solo en términos de funcionalidad, sino también de accesibilidad.

Aspectos como la flexibilidad, la rapidez y la seguridad, son elementos que han pasado a ser, estratégicos. Más aún si lo que se espera de un ERP es que permita tomar decisiones relevantes para el negocio en el momento clave. O, mejor aún, en tiempo real. Evidentemente, los procesos de transformación digital y los últimos acontecimientos COVID, también han acelerado la demanda de soluciones más orientadas a la movilidad y al trabajo en remoto.

Por otro lado, la democratización de la tecnología y las múltiples opciones que ofrece el mercado permite que las pequeñas y medianas empresas elijan qué alternativa es la que más o mejor se adapta a sus circunstancias. Y, así actuar en consecuencia, bien comprando la licencia y alojando en los servidores de la propia organización -la opción cada vez menos extendida-; el alquiler del software o un modelo híbrido que incluye la compra de licencia y la contratación del hosting a terceros.

Particularmente en el entorno de la pequeña y mediana empresa, resulta complicado el alojamiento del sistema en sus propios servidores. Garantizar unos niveles de conectividad, flexibilidad y, sobre todo, seguridad, similares a los que proporcionan los Data Centers especializados, es sencillamente, imposible.

Pero, vayamos por partes: Con independencia de si una pyme se decanta por un tipo de soluciones u otro o por un sistema de explotación por uso o por SaaS, lo cierto es que las demandas del ERP en cloud han aumentado exponencialmente en los últimos años. De hecho, muchas de las pymes que adquieren sus aplicativos bajo Licencia también utilizan la solución en la nube, ya sea en servidores propios o en hosting contratado a terceros.

Algunos de los aspectos más relevantes del cloud:

  • Inversión cero en infraestructura
  • Actualizaciones periódicas o lo que es lo mismo, fuera riesgo de obsolescencia
  • Implementaciones rápidas
  • Eliminación de cargas de trabajo adicionales para el departamento o responsable de TI

Por otro lado, aunque la demanda del cloud sigue ganando terreno, la compra de Licencias aparejada al alojamiento in house, sigue estando muy activa aún. On Premise quiere decir local. O sea que, asociado al ERP, hablamos de su instalación en los servidores de la propia organización. Pero, ya sea con Licencia, en la Nube o en los servidores propios, la aplicación en sí es la misma y su operativa funcional, también.

Partiendo de la idea de que una organización deberá seleccionar el ERP y modelo de financiación que mejor se ajuste a sus requerimientos, da igual que la aplicación se utilice inhouse o en la nube, porque la tecnología es la misma– la diferencia estriba en el modelo de financiación, es decir, en cuánto cuesta y cómo se paga el acceso a la tecnología en cuestión.

Las empresas que suelen demandar las soluciones OnPremise son organizaciones que disponen de infraestructuras tecnológicas y recursos internos para la gestión y el mantenimiento de sus sistemas. Y deciden explotarlos y rentabilizarlos internamente.

En todo caso, hay que dejar claro que el software debe ser capaz de adaptarse a cualquier entorno que demande el usuario, sea la nube o no. Y la misma aplicación deberá ser capaz, además, de trabajar en ambos entornos on y off line.

VERTCAL O GENERALISTA

Elegir una solución que gestione los procesos estratégicos de la empresa, es una decisión clave que afecta a la evolución misma de la compañía ya que en ella se “volcarán” todos los procesos de gestión que proveerá los datos necesarios para la toma de decisiones y que influirá, por tanto, no sólo en su desempeño actual sino también en el futuro.

Hay procesos que se repiten con mucha frecuencia en prácticamente todas las empresas con independencia de su tamaño, actividad, sector, o segmento de mercado en el que opere, por lo que es habitual recurrir a soluciones de gestión estándar. Sin embargo, también existen determinadas organizaciones que presentan particularidades que las hacen prácticamente únicas, por lo que precisan el despliegue de una solución vertical que dé respuesta a esas especificidades propias de su entorno. Sucede así, en ámbitos especializados como la hostelería y la restauración, la logística o la construcción, por ejemplo”

El uso de herramientas verticales en estos negocios aporta una larga lista de ventajas que son indiscutibles. Sin embargo, también las soluciones estándar acumulan una serie de beneficios, incluso para este tipo de empresas, que pone en la encrucijada a gerentes y directivos a la hora de decantarse por unas o por otras.

Para no renunciar a lo bueno de cada uno de los dos tipos, la opción de un ERP que incorpore funcionalidades de integración en sus soluciones “genéricas” será lo más acertado. De esta manera, el ERP podrá facilitar la comunicación con los programas verticales y e intercambiar así, con facilidad, la información necesaria para que ambas herramientas, se puedan utilizar como si fuera una única solución.

Es una tendencia en alza con la que muchas empresas han podido implantar una solución sectorial específica y disfrutar a la vez, por ejemplo, de la mejor gestión financiera o contable posible. Ahora bien, para que la fusión entre las soluciones de gestión estándar y el programa vertical funcione adecuadamente no sólo es necesario que exista una compatibilidad tecnológica, sino que ambos aplicativos compartan una filosofía parecida y un enfoque similar.

Por lo tanto, podríamos decir que los ERP verticales ofrecen ventajas indiscutibles, siempre y cuando la empresa cuide, en su selección, el cumplimiento de los siguientes requisitos básicos:

  • que la solución vertical ofrezca un volumen suficiente de inteligencia de negocio y de mejores prácticas integradas en sus funcionalidades de gestión específicas.
  • que la funcionalidad estándar, por ejemplo, en el área contable, también esté adaptada a la legislación local.
  • que la integración entre la funcionalidad vertical y el resto de los procesos gestionados con el ERP sea total.

DE CÓDIGO ABIERTO O NO

La premisa del software de código abierto es reportar beneficios a los usuarios. Estos tienen libre acceso al código fuente de las aplicaciones para mejorarlo y/o actualizarlo. La diferencia con el software libre, con el que se confunde muchas veces es que, éste último se centra en aspectos más éticos, mientras que el open source pone el acento en el apartado técnico del sistema. Una técnica bastante común entre los proveedores de software de código abierto es ofrecer el software sin coste, pero quedarse con el control del soporte oficial además de otros servicios de valor complementarios. Y es aquí, donde el precio se puede descontrolar ya que, para minimizar el tiempo de inactividad en una empresa, provocado por un fallo o incidencia tecnológica, se apuesta por servicios de soporte fuertes que implican costes elevados.

En el otro extremo de la cuerda se sitúa el software de pago, en sus diferentes versiones, ya sea en cloud computing, o en modo SaaS, sin duda alguna es el más confiable para gestionar un negocio. Lo digo, fundamentalmente por las múltiples posibilidades de implementación y explotación que ofrece, por su amplia seguridad, por su gran cobertura funcional y, algo, especialmente relevante, por la cantidad y la calidad de los servicios añadidos que proporciona.

Entre las ventajas de estas soluciones que, en términos generales, suelen ser integrales, flexibles y escalables destaca que se pueden instalar en servidores propios o de terceros; se pueden implementar bajo Licencia o en modo SaaS; y que disponen, en la mayoría de los casos, de versiones verticales para sectores concretos.

Pero, lo más relevante es todo lo que concierne a la seguridad. La protección de la información y la disposición de un servicio completo y profesional de asistencia técnica como parte de un port-folio de servicios que acompañe al programa es, para mí, lo que hace desequilibrar la balanza en favor del software “de pago”.

En todo caso, elegir una solución que gestione los procesos estratégicos de la empresa, es una decisión clave que afecta a la evolución misma de la compañía ya que en ella se “volcarán” todos los procesos de gestión que proveerá los datos necesarios para la toma de decisiones y que influirá, por tanto, no sólo en su desempeño actual sino también en el futuro.

 

 

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Datisa

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