Cuatro puntos en los que un ERP mejora la gestión de una pyme

Utilizando términos generales -con el riesgo que ello implica- cabe señalar que cuando una empresa presenta productos o servicios al mercado que seducen al cliente, es obvio que experimentará un crecimiento considerable. Pero, el riesgo se produce cuando ese crecimiento viene impulsado más, por el conocimiento y el empeño del propio empresario, que por la implementación de estrategias de gestión óptimas.

Curiosamente, esa dedicación y ese tiempo exagerado que, en ocasiones, se destinan a la compañía, es lo que puede provocar su fracaso cuando las organizaciones suben un peldaño más, en la escalera de ventas. Y me explico:

Dedicar demasiado tiempo a determinadas tareas dentro de la empresa no significa, necesariamente, mayor abnegación o entrega. Quizá, lo único que indica es que la distribución del trabajo puede no ser la adecuada, o que no se cuentan con los recursos o las herramientas -tecnológicas, la mayoría de las veces- para llevarlo a cabo.

Al convertirse en medianas empresas, con más operaciones que gestionar o más tareas que llevar a cabo, se pone de manifiesto la dificultad de la organización para responder en tiempo y forma a las expectativas que ha ido generando. Dicho de otro modo, la empresa no es funcional y tendrá dificultadas para completar satisfactoriamente sus operaciones.

Es la consecuencia de implementar un pensamiento más operativo que estratégico, algo que conduce a la isquemia de las ideas creativas impidiendo que estas lleguen, ni siquiera a plantearse. Esto provoca un peligroso círculo vicioso en el que la falta de ideas, la falta de motivación y la falta de recursos o herramientas para llevar a cabo, incluso, las tareas más monótonas, hace que se pierda el interés por el trabajo. Muchos empleados se marcharán, muchos clientes lo harán incluso antes y, evidentemente, las ventas que antes crecían a ritmo vertiginoso ahora caerán a la misma velocidad incluso.

Cuatro recomendaciones para incrementar la rentabilidad
de las pymes con la ayuda de un ERP Compartir en X

Por eso, una de las primeras recomendaciones para aquellas empresas que se encuentren en esos primeros momentos de crecimiento es que eviten los cuellos de botella y que impulsen la autonomía, la adquisición de responsabilidades y, sí o sí, el trabajo colaborativo.

Este modelo de gestión permitirá dedicar tiempo a las tareas que lo merecen, a planificar y a buscar alternativas que impulsen el crecimiento y, no tanto, a neutralizar -con carácter de urgencia- los efectos de cualquier problema o incidencia que se haya podido producir. Dicho esto, te propongo cuatro claves para que las pymes puedan sentar las bases de una gestión eficiente que les ayude a impulsar su crecimiento, impulsadas por la utilización de aplicativos ERP:

Información actualizada y de fácil acceso

Acceder fácilmente a la información que se necesita para garantizar el funcionamiento óptimo de la organización es un buen punto de partida. Esa información, actualizada al detalle, proporcionará todos los datos necesarios para conocer la situación real de la compañía, pero, además, permitirá detectar los puntos más débiles de la misma, áreas de mejora o procesos sobre los que se deberá actuar para salir del apuro o impulsar el crecimiento.

Disponer de un mapa detallado sobre el estado de situación por el que atraviesa la organización permitirá, también, identificar sus fortalezas, haciendo que sea más fácil convertir cualquier oportunidad en negocio. La información confiere un gran poder a la organización. Si, además, el acceso a esa información es sencillo e inmediato las posibilidades de éxito serán aún mayores.

Agrupación de tareas afines

Además de tener acceso a la información hay que poder ordenar -y documentar- todo lo que sucede en el entorno de la pyme. Pero, es recomendable que, en este punto, la organización imprima la flexibilidad y la frescura necesaria para responder de un modo dinámico a los requerimientos de un mercado digital exigente e impaciente.

Es bueno agrupar determinadas tareas operativas conforme a los criterios que más convengan a la organización -la afinidad puede ser uno de ellos- y definir las metas que se deben alcanzar a través de la realización de esas funciones. Lo digo, porque muchas veces, en el contexto de las pymes, encontramos colaboradores que hacen un “poco de todo”, tareas que, en ocasiones tienen poco que ver unas con otras.

Agrupar tareas afines o complementarias evita, precisamente eso, que haya colaboradores que realicen varias tareas operativas con pocos elementos en común lo que provoca, primero el caos en quien tiene que sacar adelante el trabajo y su incapacidad para articular una gestión eficiente. Y, segundo, nos encontraremos con trabajadores poco o nada especializados; poco o nada motivados; poco o nada eficientes.

Por el contrario, la agrupación de tareas más similares o adicionales provoca, precisamente, el efecto contrario: mayor especialización, más agilidad en el desempeño de las tareas, mejores resultados, incremento de la motivación y una mayor implicación con la generación de ideas creativas orientadas a la resolución de problemas comunes.

Planificación como guía

Hay poco que decir con respecto a este punto. Está bastante claro que planificar permite establecer unos objetivos y, también definir unas estrategias óptimas para alcanzarlos. La planificación es una hoja de ruta que seguir para evitar que las organizaciones se dispersen en su forma de actuar. Saber el destino al que se dirigen y el camino que deben seguir para llegar facilita la tarea de determinar etapas, herramientas y demás cuestiones básicas.

La planificación permite, además, adelantarse a cualquier acontecimiento que pueda producirse. Con independencia de que los sucesos que le esperen a la empresa, sean buenos o malos, disponer del margen suficiente para preparar la respuesta apropiada es, a todas luces, una ventaja extra.

Análisis como fuente de conocimiento

Evitando el componente peyorativo que implica la función de control, creo que es importante que las organizaciones tomen el tiempo necesario para controlar y, más aún, para analizar lo que sucede en su día a día. Es una manera absolutamente práctica de aprender de los errores o de repetir patrones en función de si los resultados han sido positivos o negativos.

Controlar, por un lado, impacta sobre el ahorro de costes o, mejor dicho, sobre una optimización efectiva de los costes -gastando o invirtiendo- solo en aquello que ha demostrado que es o puede ser rentable. Analizar, por otro lado, permite descifrar y entender todo lo que ha sucedido, qué se ha hecho, cómo, cuándo, quién y con qué recursos.

En definitiva, disponer de un repositorio centralizado de información al que se pueda acceder con facilidad para ordenar, compartir y actuar sobre el dato, planificar y analizar es mucho más sencillo si se cuenta con las herramientas adecuadas. Los aplicativos ERP proporcionan las funcionalidades necesarias para capacitar a la organización en la automatización de todos sus procesos asociados.

Los ERP automatizan procesos de la operativa del día a día, procesos que forman parte del core de la organización, pero también, procesos más administrativos que optimizan el tiempo empleado en la ejecución de las tareas y proporcionan una mayor confiabilidad.