Del Blue Monday al Happy Commerce

Tercer lunes del mes de enero, dicen que ayer fue el día más triste del año. Puede ser, pero lo cierto es que, por encima de ese mal presagio, yo me desayuné con los últimos datos de la facturación del comercio electrónico en España. Y, la verdad, de tristes tenían más bien poco. Ahora, que, si tengo que elegir un tema para el post de hoy, ni Blue Monday, ni facturación. Mi palabra mágica para este tercer martes del mes de enero es INTEGRACIÓN. Estoy pensando en idear una campaña para erradicar cualquier atisbo de pesimismo en enero. Con la famosa cuesta, ya tenemos bastante.

Sí. Está claro que mi post de hoy va de comercio electrónico, pero, sobre todo, va de integración. Y, más concretamente, de integración de plataformas ecommerce con soluciones ERP, una de las claves para optimizar la productividad empresarial. La conjunción de ambos aplicativos no solo permite incrementar las ventas sino mejorar la fidelización de los clientes.

El trabajo conjunto del ERP y las plataformas de comercio electrónico puede hacerse desde varias perspectivas. Yo me quedo con la idea de que cada aplicativo destaque en aquello para lo que ha sido desarrollado y que, a través de un módulo de comunicación flexible y eficiente, puedan conectarse para trabajar como si fueran un único sistema, especialmente, de cara al usuario (interno y externo).

¿Por qué es tan importante la conexión entre ERP y comercio electrónico?

Puede que te estés preguntando por qué es tan importante que ERP y comercio electrónico estén en sintonía. Para decirlo de un modo sencillo, el ERP es un sistema que gestiona los recursos internos de la organización, lo que no se ve, podríamos decir. Ya sabes, productos, control, evaluación y previsión de la producción, compra de materias primas, inventario, finanzas, contabilidad, etc.

Las plataformas de comercio electrónico, por su parte, son más visibles porque se encargan de las ventas online, incluso, de la buena gestión de esta tarea, dependerá en gran medida también el desarrollo y evolución de la marca. Es decir, una tienda online funcionará bien -a ojos de los compradores- si permite hacer el pedido fácilmente, si proporciona la información necesaria de un modo sencillo y rápido, si cumple con los plazos de entrega estipulados, …-

Ahora bien, para hacer todo esto, la plataforma de comercio electrónico habrá tenido que conectarse con el ERP para obtener toda la información que necesita para responder con eficiencia y claridad a las demandas de los compradores. Estos últimos, no tienen porqué saber qué pasa en las entrañas de la tienda y juzgarán su eficiencia en función de lo bien o mal atendidos que se sientan o de la buena o mala experiencia de uso que hayan tenido.

Hay que evitar los silos de información

Si el ERP o la plataforma de comercio electrónico trabajaran en solitario, es decir, cada uno por su lado, habría mucha información que se perdería en el camino, datos que formarían silos escondidos, archivados en cualquier base de datos, de difícil acceso y poco o nada aprovechables. (Si eres de los asiduos a este blog te acordarás de lo que siempre digo, que la información es valiosa en tanto somos capaces de interpretarla y conectarla con otros datos complementarios. Por si sola aporta poco valor.)

Por lo tanto, queda claro que garantizar la circulación de la información es una de las principales razones por las que se debe apostar por la integración entre ERP y comercio electrónico. Pero ¡ojo! no la única.  Que la información circule y que se puedan compartir e intercambiar datos es necesario, pero que estos estén centralizados y sean uniformes, también. Y, cuando digo, uniformes, me refiero a que la información debe ser consistente, debe estar actualizada, no duplicada y deberá aportar coherencia. Es decir, que los datos de facturación tengan relación estrecha, por ejemplo, con los datos de ventas o entregas realizadas.

Compartir, evitando la redundancia

Que cada aplicativo trabaje para dar lo mejor de sí mismo. Es decir, que responda a las expectativas de servicio para las que fueron, primero desarrollados y, después, implantados. Un ERP es la columna vertebral de la gestión de cualquier empresa. Mientras que una plataforma de comercio electrónico es la herramienta con la que millones de tiendas en todo el mundo, ofrecen sus servicios de compra – venta. Y esto debe seguir siendo así, en esencia.

Ahora bien, que cada uno haga aquello para lo que fue ideado no implica que deba trabajar de forma aislada y sin relacionarse con otras soluciones y/o tecnologías. En plena era digital en la que, casi a diario, hablamos de transformación digital, de interconexión, de multi-dispositivos, de hiper-conectividad, … no parece lógico, pensar en soluciones blindadas que evitan la colaboración.

Soluciones seguras, sí. Pero soluciones cerradas a la colaboración, no. No, porque este blindaje puede provocar redundancia de tareas y duplicidad en la información. Y esto lo que provoca es una merma en la eficiencia y un incremento sustancial de los costes operativos.

Sin embargo, aquellas soluciones que permiten su integración con otras, en este caso hablamos de ERP y comercio electrónico, favorecen una gestión más óptima de los recursos y los resultados, claramente, son mejores. Mejora el trabajo relacionado con la cadena de suministro, con la gestión de clientes y proveedores, con el tratamiento de la información para generar inteligencia de negocio y, en definitiva, proporciona de manera rápida y precisa, la información necesaria para tomar decisiones responsables.

¿Cómo integrar dos soluciones complejas? ¿quién llevará la voz cantante?

Esta es la eterna pregunta. Cómo lo hacemos. Deberá mandar una plataforma sobre la otra. A priori, y siempre desde el prisma de la generalidad, el ERP deberá facilitar la integración de la información relacionada con clientes, ventas, producción, almacén (inventario), logística y, por supuesto, finanzas, contabilidad, etc.  Las plataformas de comercio electrónico, por su parte, deberán priorizar todo lo relacionado con la administración del sitio web, particularmente poniendo el foco en las compras, las ventas y los pagos online.

Si vamos al detalle: en el apartado de la integración de la información relacionada con los clientes, habría que diferenciar entre el B2B y el B2C para empoderar una solución frente a la otra. En el primer caso, el maestro de ceremonias, por decirlo de algún modo, sería el ERP, mientras que, en el segundo caso, la batuta la llevaría la plataforma de ecommerce. En todo caso, lo importante es trabajar bajo la premisa del dato único, replicando y sincronizando la información para que esta sea la misma con independencia de la plataforma desde la que se acceda.

Con respecto a la integración de los datos de pedidos y facturas hay que señalar que toda la información que se registre desde la plataforma de ecommerce relacionada con estos aspectos, se deberán integrar inmediatamente con el ERP, poniendo especial atención en todo lo relacionado con las pasarelas de pago y las comunicaciones que se deben establecer con los distintos departamentos financieros.

Al hablar de la integración de la información sobre los productos, lo más normal es que esta provenga de diferentes fuentes por lo que el proceso de carga, integración y publicación deberá ser lo más automatizado posible. Y, por regla general -aunque siempre hay excepciones- lo normal es que la información circule de manera periódica desde el ERP hasta el e-commerce.

¿qué pasa con la integración de los datos sobre precios y promociones? Estos datos pueden estar alojados en cualquiera de la plataforma, o, incluso, en un tercer sistema. Lo más habitual en la relación entre ecommerce y ERP en los negocios B2C es que la lógica de los precios habite en el ERP y, que la plataforma de comercio electrónico efectúe la integración asincrónica.

Y, finalmente, para integrar la información del stock lo más normal es que se realice en el ERP para que el ecommerce la vea cada cierto tiempo.