Desmontando mitos: programas de tesorería para las pymes

Como ya hemos comentado en este blog en otras ocasiones, la contabilidad es el pasado, mientras que la tesorería es el futuro financiero de la empresa, donde la adecuada gestión de la tesorería ayudaría a predecirlo y a actuar en consecuencia.

A día de hoy, la mayoría de las pymes tienen informatizada el área de contabilidad y de facturación pero hay otras áreas dentro de la función financiera que pueden aportar grandes beneficios y más hoy en los tiempos que corren. ¿Entonces porque este tipo de empresas no han sabido ver las ventajas que supone la mecanización de esta área?
 

Algunos mitos

Para apoyar la popularización efectiva de las herramientas informáticas de gestión, y en especial de las soluciones de tesorería, en el ámbito de la pyme, hace falta derribar varios mitos o creencias equivocadas en este colectivo de empresa.

Uno de ellos es la creencia de que las pequeñas y medianas empresas no necesitan herramientas avanzadas para su gestión financiera, debido a su reducido tamaño y facturación. La complejidad de la gestión financiera, sin embargo, no depende únicamente del volumen total de facturación, sino del número de transacciones o facturas emitidas, de la complejidad de los productos financieros contratados o de la operativa general con bancos y un largo etc. Existen en este sentido “pequeñas” empresas en las que una buena gestión tesorera podría aportar un valor muy importante, siendo cada caso objeto de una evaluación particular.

Otro problema detectado en el ámbito de la pyme, debido más que otra cosa a la dejadez, es que muchas de estas empresas no se plantean la necesidad de una gestión adecuada y automatizada de sus “dineros” hasta que las mismas no se vean forzadas a ello o no tengan problemas financieros concretos. Y es que la buena gestión de la tesorería no es beneficiosa únicamente para las empresas “con problemas” y en busca de financiación. A modo de ejemplo, cuando una compañía va bien a nivel de facturación también se puede incurrir en un descubierto por la falta de previsión, lo que llevaría a la consiguiente penalización en comisiones. En el caso de que se trate de descubiertos muy importantes, dicha falta de previsión podría incluso afectar a la operativa industrial.

El verdadero objetivo de una buena gestión tesorera, de este modo, tanto en la gran empresa como en la pyme es garantizar el equilibrio de recursos financieros. Necesitamos que “ni nos sobre, ni nos falte”, evitando las penalizaciones o el pago de comisiones innecesarias en caso de descubiertos o préstamos, y garantizando por el otro lado que no tenemos “dinero ocioso”.

Un método contable pensado para las pymes

El uso de una solución para la gestión permite minimizar los costes de financiación, optimizar los recursos financieros, reducir los costes y tiempos de administración, y también llevar un mejor control de las operaciones con terceros. No en vano, algunas compañías usuarias de este tipo de soluciones han amortizado sus herramientas de gestión en un período inferior a los tres meses. ¿Por qué entonces un importante número de pequeñas y medianas empresas sigue sin contar con este tipo de herramientas?

Las razones son múltiples, siendo la principal de ellas el conocimiento y la formación. Y es que, sumidas en su día a día, son pocas las pymes que paran a plantearse y a evaluar las ventajas de la automatización en su actividad.

Otra de las razones es la dificultad de adaptar las soluciones de gestión de la tesorería diseñadas para grandes organizaciones al ámbito de la pyme. Y es que una reducción tal cual del precio, reduciendo también la funcionalidad pero sin la necesaria reingeniería de procesos que permita adaptar estos programas al funcionamiento de una pequeña y mediana empresa, podría suponer un importante sobrecoste y la dificultad para el uso práctico de la solución.

Durante muchos años, la gestión del circulante en las empresas se ha llevado a cabo generalmente siguiendo el método clásico o también llamado Método de Flujos. Dicho método consiste en el uso de las entidades bancarias correspondientes como fuente de información sobre los movimientos de las empresas. La conciliación de estos datos con las previsiones de contabilidad de las compañías permite calcular, de este modo, sus posiciones contables con el menor margen de error y realizar las correspondientes previsiones. Parece un modo de operar cómodo y lógico, que sin embargo no está exento de problemas, desde el punto de vista de una pyme.

Y es que este método clásico o de flujos es adecuado para la gestión de la tesorería en grandes organizaciones, donde estos procesos revisten una mayor complejidad y se llevan a cabo de manera separada de la gestión contable, cubriendo la gestión de un importantísimo volumen de información. La problemática de las pequeñas y medianas empresas en la gestión diaria de caja, sin embargo, es bien distinta.

A modo de ejemplo, las grandes organizaciones trabajan con cuentas de distintos países y, por tanto, tienen que utilizar cambios de divisas, seguros de cambio, etc. La gran cuenta, asimismo, suele hacer previsiones a más largo plazo que una pyme. Las pequeñas y medianas compañías, por otro lado, se enfrentan a problemas más sencillos, y explorar estas diferencias ha permitido plantear su gestión de la tesorería de una manera diferente. Un ejemplo para ello podría ser el planteamiento de la gestión de cobros y pagos a partir de las previsiones, algo impensable desde una gran cuenta.

Para hacer que la gestión tesorera en las pymes sea más sencilla y menos laboriosa, se ha elaborado un nuevo método de gestión que podríamos llamar Método Contable. Su principal diferencia respecto al Método de Flujos consiste en obtener las realizaciones directamente desde la contabilidad, en vez de recurrir a la entidad bancaria. Gracias a ello, en el sistema informático se necesitarían comparar con el banco únicamente  los movimientos que no se han realizado.

Se trata de un método difícilmente aplicable en una gran empresa, pero tremendamente ventajoso para una pequeña o mediana compañía, donde la contabilidad y la tesorería normalmente se llevan a cabo por una misma persona o departamento de manera conjunta. Eso sí, para la efectiva aplicación de este método, hace falta que la organización tenga su contabilidad al día.

En resumen hoy cualquier compañía puede disponer de herramientas de gestión financiera especialmente diseñadas para ellas. ¿Que pensais porque no se animan más empresas a disponer de este tipo de herramientas?