Cómo despuntar en los entornos VUCA

Es el karma de las pymes. Despuntar, diferenciar, personalizar, todo con el firme propósito de competir en un entorno cambiante y caprichoso como el que impone el mundo digital. O, mejor dicho, sencillamente, el mundo empresarial. El ecosistema de los negocios es cambiante en sí mismo, no es una consecuencia de la digitalización. Lo que sí aporta esta última es una velocidad extra, pero los cambios es lo único que permanece en el tiempo.

Me gustan mucho estos conceptos de marketing cuando definen tan a las claras el entorno en el que se desenvuelven los negocios. El entorno VUCA como han descrito los expertos  un mercado que se caracteriza por la Volatilidad, la Incertidumbre, la Complejidad y la Ambigüedad es un acierto para referirnos al momento revolucionario en el que nos encontramos.

VUCA es una terminología proveniente del ámbito militar para describir la necesidad de encontrar una estrategia novedosa con la que se pudiera hacer frente a nuevas realidades y a continuos cambios de escenario.

Volatilidad (Volatility)

Porque hoy nada permanece quieto. Todo está en movimiento, procesos, clientes, empleados, proveedores, socios, tecnología, entorno … La evolución y el cambio se producen a una velocidad de vértigo y esto implica que la imposición de una situación volátil obligue a las organizaciones -también a las pymes- a estar alertas y en posición, no solo de respuesta ante los cambios sino en una actitud proactiva que prevea y aborde esos cambios efectivos y los que aún están en estado latente.

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Conectividad, redes sociales, digitalización y las tecnologías emergentes en esta revolución digital como Inteligencia Artificial, Realidad Virtual, Machine Learning, Impresión 3D o Big Data, entre otras, han coincidido en el tiempo a la vez, con ciclos económicos fluctuantes y con entornos de competencia global sin barreras geográficas que han provocado una auténtica disrupción en el modelo de negocio convencional.

Pero ese gran cambio que hoy vemos y que entendemos como parte sustancial de la vida empresarial no es, sino la consecuencia de pequeños cambios que han ido horadando la forma tradicional de hacer negocios. Y esa volatilidad en la que hemos vivido y, en la que, previsiblemente seguiremos actuando, ha sido en parte contrarrestada poniendo al servicio de las empresas, soluciones que facilitan igualmente el cambio. Es decir, tecnología a la que se puede acceder de forma sencilla, ágil y flexible. O sea que, no solo la tecnología en sí ha aportado su gran valor, sino que ha sido la forma de comercializar, financiar o acceder a ella la que ha encarado e, incluso, impulsado el cambio. El Cloud y el SaaS son ejemplo de lo que digo.

Incertidumbre (Uncertainly)

Porque las empresas se mueven en un entorno imprevisible en el que acontecen un sinfín de situaciones inesperadas y en el que intervienen diversos factores cuya evolución o impacto generará un tipo de respuesta u otro. Esta incertidumbre hace que realmente sea muy complicado prevenir acontecimientos futuros. Sin embargo, en este caso, también la tecnología a la que hoy tienen acceso las pequeñas y medianas empresas puede contribuir en positivo. Los sistemas de gestión de recursos empresariales apuntan también a la planificación de estos recursos para intentar adivinar lo que pasará en el medio, incluso, en el largo plazo.

Está claro que la incertidumbre implica que resulta imposible vaticinar lo que sucederá en el futuro simplemente tomando como referencia hechos pasados. Como hemos dicho, los acontecimientos ajenos a la empresa -Brexit, GDPR o, incluso sucesos más locales como la situación en Cataluña- interfieren o, cuanto menos, impactan sobre las estrategias empresariales. Pero, disponer de soluciones tecnológicas que aporten la flexibilidad necesaria como para poder modificar una planificación, una previsión o un determinado cuadro de mando casi, sobre la marcha, ayudará a las organizaciones a no partir de cero y, sobre todo, a disponer de información real sobre la que poner en valor una situación hipotética. Será más fácil tomar decisiones sobre escenarios ficticios si sobre la marcha podemos acceder a la información que necesitamos y modificar de una manera ágil y sencilla, las estrategias, los objetivos y las decisiones, en función de los acontecimientos inesperados que se vayan sucediendo y del impacto que estos tengan sobre el negocio.

Complejidad (Complexity)

Porque en un mundo hiperconectado y, global como en el que se desenvuelven las pymes cada uno de los problemas y, también de las soluciones o, mejor dicho, de las decisiones que se tomen, tendrán múltiples consecuencias, impactarán sobre múltiples aspectos, admitirán múltiples interpretaciones y, por supuesto, habrá que buscar la respuesta en múltiples orígenes del problema, en cuestión.

Quiero decir que, mientras que hace apenas 10-15 años las decisiones podían ser más lineales -por supuesto, dentro de la dificultad intrínseca que implica gestionar un negocio- lo cierto es que ahora resulta mucho más complicado ejercer un control sobre todo lo que pasa, lo que puede llegar a pasar, lo que afecta a mi compañía, en qué medida, en qué contexto, etc. Hoy es mucho más complicado entender el mapa en el que se reflejan las relaciones entre todos los elementos -internos y externos- que tienen que ver en la generación de un problema o, en el planteamiento de una meta y, por supuesto, en el establecimiento de una propuesta de abordaje.

En este sentido, y, desde el entorno de la gestión, los aplicativos ERP han mostrado su fortaleza para afrontar esta complejidad. La cantidad de datos objetivos que proporciona y la posibilidad de análisis que ofrece tomando como referencia diferentes supuestos, hace que las pymes puedan manejar con mayor soltura las turbulencias que puedan ocasionar los cambios. Y, por supuesto, facilitar la toma de decisiones.

Ambigüedad (Ambiguity)

Porque, lamentablemente, en el mundo actual 2+2 no siempre suman 4. ¡Ojo! en un sistema de contabilidad o de gestión financiera esta suma tiene que ser exacta e infalible. Es decir, que precisamente una de las fortalezas de este tipo de soluciones es su consistencia en cuanto a la minimización de los errores. O sea, que si tu ERP contable te presenta un balance puedes estar absolutamente seguro de la fiabilidad de la información que proporciona. Sin embargo, el entorno VUCA habla de ambigüedad para explicar las condiciones que propiciaron que la empresa arrojara esas cifras concretas y no otras; porqué empresas similares en sus formas y en su modo de operar y sometidas a situaciones parejas en entornos idénticos presentaron, por ejemplo, cuentas de resultados tan diferentes.

Básicamente VUCA presenta la ambigüedad asociada a la cantidad de interpretaciones que pueden hacerse de un mismo dato o de una misma situación y la falta de claridad que eso provoca. Lo que hace que situaciones parejas propicien consecuencias muy diferentes (como lo que decíamos de la cuenta de resultados). Y es que, lo que funciona para unos para otros, sencillamente, no, dificultando así que se puedan contextualizar las situaciones críticas, tanto las que pueden suponer una amenaza o riesgo como las que implicarían oportunidades de crecimiento o mejora.

En definitiva, frente a entornos VUCA una de las palabras clave, si no, la única, es flexibilidad. Flexibilidad y agilidad para adaptarse a las circunstancias de crecimiento o decrecimiento, por supuesto a través de soluciones y comportamientos, igualmente flexibles para favorecer la agilidad y la transversalidad que necesitamos en el entorno digital. Como hemos visto, los aplicativos ERP son un elemento más del cambio -las fórmulas de comercialización, financiación y/o explotación tecnológica como SaaS, también- particularmente en lo que tiene que ver con la potencialidad de la información del negocio que proporciona de una manera rápida y sencilla y que contribuye a la toma de decisiones.