Digitalizar la pyme para mejorar su productividad

Digitalizar la pyme para mejorar la productividad

A nadie le sorprende ya el hecho de que la tecnología haya cambiado la manera en la que nos relacionamos, nos comunicamos, trabajamos, etc. Digitalizar nuestra empresa hoy en día ya no es una opción.

En el entorno de las pequeñas y medianas empresas antes había que procesar y registrar una gran cantidad de datos de forma manual: Esto se traducía en pérdidas de tiempo, en incremento de costes y, por supuesto, en múltiples errores.

Hoy, la automatización de procesos facilita la ejecución de tareas cotidianas, las agiliza y las hace más precisas. Pero, muchas pymes siguen dándole vueltas a eso de digitalizar para mejorar su productividad.

Digitalizar es automatizar, es agilizar, pero también es repensar cómo llegar a nuestro cliente -también al cliente interno-; es eficientar procesos, es mirar con otros ojos lo que siempre veíamos igual. Transformar digitalmente una organización es identificar sus debilidades y neutralizarlas; sus puntos fuertes y explotarlos.

Digitalizar un negocio es buscar nuevas fórmulas para mejorar la productividad y la rentabilidad

Es, también, aprovecharse de la tecnología que tenemos a nuestro alcance para hacer todo esto y más. Es innovar y arriesgarse,aprender, mejorar y sorprender.

Pero, si te paras a pensarlo bien, esto es lo que hacen todos los negocios que forman parte del ecosistema empresarial. Y lo hacen, sencillamente, para seguir siendo competitivos, para seguir aportando valor, y para seguir siendo una opción a tener en cuenta.

Lo que aporta de nuevo la digitalización al entorno pyme es la capacidad que proporciona a estos negocios para evolucionar y crecer de forma sencilla y rápida.

Gran parte de esta capacidad se consigue a través de la tecnología. Potentes soluciones que hoy están al alcance de casi todas las organizaciones gracias a modelos de comercialización basados en el pago por uso.

Esto ha ampliado enormemente la oferta y, por tanto, la competencia. Y, eso, a su vez, hace que las empresas deban buscar una manera cada vez más inteligente de diferenciarse.

Ahora bien, las pymes se encuentran con el reto de tener que incorporar esa tecnología emergente a su estrategia corporativa para mejorar la relación con sus clientes. También, para proporcionar esa agilidad que necesitan para enfrentarse a los continuos cambios que caracterizan a los entornos VUCA.

Aterrizar la tecnología en acciones concretas

Desde luego, lo que parece claro es que las opciones tecnológicas son casi infinitas. Y el acceso a ellas es bastante sencillo, al menos en términos económicos. Ahora bien, no hay que volverse locos.

Hay que ajustar la tecnología a las necesidades de la organización. Eso sí. Hay que tener en cuenta que implementar una estrategia a largo plazo, en entornos tan cambiantes como los actuales, es muy complicado. Por lo tanto, habrá que buscar soluciones flexibles que permitan ir adaptándose a las circunstancias presentes y futuras.

Por lo tanto, tecnologías flexibles que aporten a su vez, la elasticidad que necesitan las pymes, es un primer paso para impulsar la productividad del negocio. Pero también, tecnologías que optimicen los procesos, que minimicen los errores y que ayuden a aprovechar mejor la información que se maneja en la empresa para facilitar la toma de decisiones.

Si aterrizamos esta idea a la realidad, creo que los sistemas ERP y CRM se pueden entender como dos de las herramientas básicas para que las pymes transiten con éxito por la era digital.

Por supuesto, a partir de ahí, se abre un abanico inmenso de posibilidades. Pero, las dos soluciones críticas para incrementar su productividad pasan por estas dos plataformas tecnológicas.

Sistemas que, tienen dos puntos en común muy importantes: por un lado, permiten automatizar los procesos y, por tanto, ahorrar tiempo y dinero.

Y, por otro, proporcionan información estratégica para la toma de decisiones, facilitando la reacción rápida ante cualquier giro inesperado. Te recomiendo este vídeo, Isabel Pomar, CEO de Datisa, lo explica muy bien.

El cliente, siempre por delante

Da igual como quieras “venderlo”. Al final llegamos a la misma conclusión. Es el cliente el que debe estar en el centro de cualquier estrategia. Por eso, las pequeñas y medianas empresas buscan, casi a la desesperada, soluciones que les permitan acercarse al cliente y proporcionarle la información y el servicio que demandan.

Hoy, las pymes, más que nunca, necesitan mejorar su relación con sus clientes. Es una manera de diferenciarse de la competencia. Y, la tecnología, en esta parte, tiene mucho que decir.

Ahora bien. La transformación digital no es solo una transformación tecnológica. Es una transformación transversal en la que el objetivo debe ser el cliente. La tecnología es el vehículo para llegar hasta él. Las pymes que ya se definen como digitales, no son solo aquellas que han introducido cambios tecnológicos en sus procesos. Son aquellas que han entendido la necesidad de implementar cambios de gestión interna.

Y cambios en la relación con sus clientes, con sus proveedores, con sus empleados. Y lo que es más importante aún, pymes que ya han empezado a implementar esos cambios. Es decir, pymes que han pasado a la acción. ¿Cómo?

• A través del aprendizaje continuo que les ha permitido adaptarse a medida que cambian las circunstancias.
• Con estructuras mucho más ágiles para evitar los departamentos estancos e impulsar que la información se comparta.
• Poniendo el foco en el cliente y haciendo que esta estrategia sea siempre una prioridad.

Sacar beneficio del cambio

En un mundo empresarial y social en continuo cambio, la transformación digital proporciona a las pymes esa capacidad de evolucionar que tanto necesitan.

Al buscar y adoptar conceptos, enfoques y soluciones innovadoras para sus procesos, aportan a su negocio la ventaja digital que necesitan para diferenciarse y escalar con éxito.

Entonces, se me ocurren algunas cuestiones claves para que las pymes ganen confianza y, de verdad, mejoren su productividad a través de la transformación digital:

Comprendiendo las ventajas que aporta la digitalización

Hay que mirar de cerca los procesos de negocio e identificar las brechas que impactan en la eficiencia y la productividad. Esto es lo que, de verdad, refleja la necesidad de cambiar.

Hay que ver si realmente los procesos aportan la transparencia y la visibilidad necesarias para facilitar la toma de decisiones inteligentes y rentables al poner al alcance de todos, la información clave en tiempo real; hay que garantizar la seguridad de los datos y proteger su confidencialidad; hay que proporcionar acceso sencillo, rápido y, si puede ser 24/7, mejor; y hay que “disfrutar” de informes óptimos para estandarizar los procesos y reducir el riesgo de errores, por ejemplo, en la introducción manual de los datos.

Identificando soluciones que respondan a las necesidades reales del negocio

En realidad, un ERP, es la mejor solución para que las pymes planifiquen y gestiones sus recursos empresariales. Ahora bien, deberán estar al tanto de si el sistema que eligen se adapta a los requerimientos del negocio.

Habrá que fijarse en su cobertura funcional y en su propuesta de servicios como valor añadido. Y habrá que decantarse por utilizar o no la solución en la nube y por los diferentes modelos de explotación y/o comercialización que existen.

Contando con la ayuda de socios tecnológicos consolidados

En el mundo de la tecnología tan importante es la herramienta en sí como el proveedor con el que trabajar. Con las continuas demandas de integración y colaboración que exigen los entornos cambiantes, es importante trabajar con socios que aporten, además, opiniones solventes y potencialmente rentables sobre cómo optimizar la tecnología.

Y que sean, de verdad, facilitadores para hacer que la tecnología se adapte al negocio. Pero también, para hacer que las personas se sientan cómodas con las nuevas herramientas.

Pensando y actuando en clave digital

No como algo que está “detrás del negocio”, algo que funciona de manera silenciosa, en segundo plano. Un negocio será digital cuando las personas que lo conforman acepten que lo es. Y no solo, cuando utilicen una determinada tecnología u otra, sino cuando interioricen el cambio.

Por lo tanto, siempre es bueno explicar a todos los beneficios que aporta, por ejemplo, un ERP para optimizar los procesos financieros y cómo esta optimización impacta en el resto del negocio.

Es interesante también, proporcionar los recursos de formación necesarios y ser flexibles. O sea, estar abiertos a ajustar los ritmos en función de las opiniones que se recaben. Y siempre está bien documentar los cambios porque eso proporciona la perspectiva necesaria para apreciar el valor.

Aprovechar las ventajas del cambio es esencial para ser, de verdad, una empresa digital y poder dotarse de las soluciones adecuadas. Soluciones que impacten en la productividad y la competitividad del negocio.

Datisa anima a las pequeñas y medianas empresas a mejorar sus capacidades y a continuar recorriendo el camino hacia la innovación y la cultura digital.