Principales retos de gestión para los distribuidores de vinos y licores

Mejorar la cifra de negocio para recuperar el terreno perdido durante la pandemia. Ese es el foco. Ahora bien, los distribuidores de vinos y licores deberán ayudarse de la tecnología a su alcance para gestionar mejor sus procesos. Algo que les ayudará a ser más eficientes y proporcionar un mejor servicio a sus clientes.

El principal reto de los distribuidores de vinos y licores es impulsar la recuperación de un sector muy castigado durante la pandemia. De hecho, según la Federación Española del Vino –FEV– la caída de ventas en 2020 se estima entre un 20 y un 40 por ciento. El impacto negativo de la pandemia sobre la hostelería no ha se compensado con el crecimiento exponencial de otros canales como el alimentario y online.

Por lo tanto, no me cabe ninguna duda de que el foco principal está puesto en la recuperación del negocio perdido estos últimos meses. Ahora bien, la distribución de vinos y licores es un negocio especializado que presenta desafíos únicos. A diferencia de otras industrias, las empresas de vinos y licores están altamente reguladas. Y cada paso de su producción y distribución debe cumplir con unos estándares de calidad muy estrictos.

Para ayudar a satisfacer las demandas de gestión de este negocio único, existen soluciones avanzadas que, bien, por sí solas, bien integradas con otras, proporcionan el soporte que precisan los distribuidores de vinos y licores.  Entonces, de la misma manera que el buen vino necesita tiempo para “madurar”, los negocios necesitan tiempo para mejorar y crecer. Tiempo que pueden conseguir automatizando muchas de sus funciones habituales. O disponiendo de información precisa en tiempo real para facilitar la toma de decisiones. Agilizar y hacer más eficientes los procesos proporcionará ese tiempo extra que necesitan los negocios para impulsar su crecimiento.

Cómo se benefician los distribuidores de vinos y licores de las funciones de un ERP

En un entorno tan competitivo como el actual, ya no es suficiente disponer de buenos “caldos”. La cuestión, ahora, es buscar un elemento diferencial, que bien puede encontrarse en la calidad del servicio que se presta. Entregas más rápidas, atención personalizada, respuestas inmediatas, … Todo suma a la hora de buscar un hueco entre la maraña de distribuidores que copan el mercado. Utilizar soluciones innovadoras y tecnología de última generación amplía las posibilidades de éxito.

Desde el cálculo de los impuestos o la definición y actualización automática de los precios hasta la elaboración de informes, todo es posible vía ERP. Eso sí, hablamos de ERPs que incorporen la lógica y la automatización a los procesos estratégicos relacionados con el comercio de vinos y licores. Pero ¿de qué procesos estamos hablando?

Igual que otros negocios, los distribuidores de vinos y licores tienen diferentes procesos que deben ajustar a diario para que su operativa funcione a la perfección. Algunos de estos procesos se ralentizan por la ejecución manual de tareas como la introducción de datos de Excel o de otras herramientas contables similares.

distribuidores de vinos y licores

En todo caso, los distribuidores de vinos y licores tienen algunos procesos centrales que son claves para el éxito de sus operaciones.  La idea es que la tecnología apunte a esos procesos centrales. Que los simplifique y que proporcione la máxima eficiencia y precisión. Y, por supuesto, que ayude a incrementar la productividad y a reasignar recursos en las áreas donde más se necesiten.  Algunos de estos procesos clave en los que el ERP puede ayudar a los distribuidores de vinos y licores son:

Control de calidad

La idea es garantizar que el producto mantenga su integridad a lo largo de toda la cadena de suministro. Hablamos de una industria en la que el nivel de exigencia respecto a los estándares de calidad es realmente alto. Por tanto, es importante garantizar la seguridad y la calidad -vía trazabilidad- del producto hasta que llega a la nevera del consumidor.  Con un ERP se puede registrar la información relevante sobre control de calidad, verificación o instrucciones especiales del producto. Y garantizar, así, el cumplimiento de todos los pasos necesarios en el proceso.  Algunos detalles:

    • Recopilación de datos
    • Eliminación de inventario que no cumpla con los estándares de calidad
    • Control de la desviación de la calidad en un lote concreto
    • Evitar contaminación cruzada conforme a los controles de alérgenos
    • Disposición de informes personalizados
    • Cálculo de impuestos

 Trazabilidad

Mantener un control estricto sobre lotes y caducidades es crucial cuando se trata de poner en el mercado bebidas alcohólicas. Un ERP proporciona la capacidad de rastrear cada lote, hacia atrás y hacia adelante a lo largo de toda la cadena de suministro. Y eliminar la posibilidad de tener que retirar un producto del mercado al monitorizar cada lote desde su creación hasta que el cliente lo compra.  La trazabilidad proporciona seguridad y también grandes dosis de transparencia. Pero, además, otras muchas ventajas como:

    • Fecha de vencimiento mínima para el cliente
    • Sustitución masiva de atributos de lote y / o artículo
    • Cálculo de los costes de almacenamiento utilizando diarios de revalorización
    • Informes avanzados de gestión de lotes

Almacenamiento

Para muchos distribuidores de vinos y licores, la gestión de sus almacenes puede parecer una tarea abrumadora. Sobre todo, teniendo en cuenta el volumen de producto con el que muchos de ellos trabajan. Este tipo de organizaciones necesitan un software para gestionar su almacén al que puedan acceder desde cualquier lugar, con precisión e inmediatez.  Con un ERP podrán:

    • Gestionar y ajustar los pedidos
    • Crear palets de varios artículos para guardar
    • Recoger, empaquetar y transportar productos terminados en un abrir y cerrar de ojos
    • Organizar y mantener registros de las transacciones en el almacén
    • Convertir las materias primas en productos terminados y devolver los saldos al almacén
    • Monitorizar todo el inventario en el almacén
    • Acceder a la información de control de calidad de todas las materias primas
    • Verificar la ubicación, la identificación, el número de lote, la cantidad y muchas cosas más del inventario

En este artículo puedes ver también la importancia del ERP para gestionar un almacén y el poder de la gestión eficiente de los datos.

Simplificar, automatizar y agilizar la distribución de vinos y licores

Como decía al principio, uno de los principales retos para los distribuidores de vinos y licores es el cumplimiento de la exigente normativa. Tanto si opera a nivel nacional, como regional o internacional, es importante que pueda centralizar la gestión de todos sus procesos. Bueno, centralizar, automatizar y dotar de precisión a todas las funciones.

El ERP ayuda a los distribuidores de vinos y licores al cumplimiento de la exigente normativa, centralizando, automatizando y dotando de precisión a todos sus procesos. Clic para tuitear

En todo caso, son muchas las ventajas que aporta un ERP al entorno de la distribución de vinos y licores. Pero, si me tengo que decantar por algunas concretas, me quedaría con las siguientes:

Automatizar el cálculo de los impuestos

El tema de los impuestos puede ser una verdadera pesadilla. Puede ser caótico, incluso, si operas de una manera descentralizada. O si distribuyes en distintas CCAA o, incluso, en distintos países. Puede que haya que tener en cuenta algunas particularidades en función del entorno geográfico. Esto hace que la tributación se convierta en un verdadero ladrón del tiempo.

Los impuestos a las bebidas alcohólicas o a su importación puede generar mucho estrés en el entorno de la gestión administrativa. Por eso es tan importante apoyar estas tareas contables y tributarias en un ERP óptimo. Un ERP que facilite la automatización y la precisión para garantizar el cumplimiento normativo en tiempo y forma.

Actualizar los cambios de precio y los descuentos a clientes

Con un ERP cualquier distribuidor de vinos y licores puede diseñar y llevar a la práctica su política de precios y descuentos. Pero, además, puede establecer grupos de precios ya sea por proveedor, productor, categoría de producto o cliente. Y, por supuesto, aplicar la batería de descuentos adecuada sobre la marcha. Otra de las cosas destacables en este sentido es la posibilidad de hacer seguimiento, sin esfuerzo ni coste adicional, de las medidas implementadas.

Por lo tanto, apostar por un ERP que permita automatizar precios y descuentos en función de criterios diferentes y variados, aportará la seguridad que necesitan estos negocios en tiempos de crisis.

Gestionar las órdenes de venta de principio a fin

Cuando hablo de gestionar las órdenes de venta, hablo también de gestionar la devolución de los pedidos. Es importante que no se produzcan muchas devoluciones, eso está claro. Pero, de producirse, que se producirán, es necesario que el proceso sea escrupulosamente transparente. Y rápido. Y preciso. Y, sobre todo, que genere en el cliente la sensación de atención y cuidado que demanda en todo el proceso de compra. Porque, recuerda que las devoluciones aplican en los procesos de compra. Es decir, un cliente puede devolver un producto y comprar 20. Por lo tanto, ¡ojo! a las políticas de fidelización. Y a los mecanismos de control para hacer que una devolución sea tan gratificante y segura como la compra.

Optimizar el inventario

Un ERP gestiona y facilita el seguimiento del inventario ya sea en un almacén o en distintos centros de coste. Y permite identificar las existencias y los plazos de entrega. Todo en tiempo real. Además de esto, tan genérico, un ERP facilita:

    • Métricas para el análisis y la planificación de la demanda
    • Incluir nuevas referencias de forma rápida y precisa
    • Definir workflows contextuales y lógicos
    • Escanear código de barras
    • Establecer comunicaciones y alertas automatizadas
    • Disponer de un sistema de gestión financiera robusto
    • Reducir los costes y minimizar los errores
    • Y, lo más importante de todo, para mí, centralizar, centralizar y centralizar.

En definitiva, según un informe publicado por EAE Business School el sector vinícola ha experimentado una caída del 14,4% de las ventas en el mundo. En España se prevé un descenso aún mayor. Según los datos publicados en agosto de 2020, se esperaba una caída del 34%. El Informe precisa dónde se producen las ventas principalmente. Así, por canales, el 67,7% de las ventas se producen en supermercados. El 14,6% en hipermercados. El 1,8% en ecommerce, El 1,2% en tiendas especializadas. Y otro 1,2% en cooperativas.

Lo que quiero decir con todo esto es que, corren tiempos difíciles y que los distribuidores de vinos y licores deben agudizar el ingenio. Y apoyarse en la tecnología que tengan a su alcance para impulsar un negocio que, como tantos otros, sufre las consecuencias de la pandemia.

Datisa

Datisa

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