De las mascarillas a las palas: ¿dónde falla la distribución de artículos sanitarios o productos de limpieza? Y cómo mejorar

En marzo de 2020 las demandas de gel hidroalcohólico, mascarillas o productos de desinfección para el hogar hicieron saltar por los aires las reservas acumuladas de los principales mayoristas del sector. Hace pocos días, las grandes superficies se quedaban sin palas porque todos nos echamos a la calle en busca de la herramienta perfecta para retirar la nieve acumulada en nuestras aceras. Las pequeñas y medianas empresas no pueden permitirse estas roturas de stock, ni una mala gestión de su almacén, menos aún, en un momento en el que hay que aprovechar al máximo cualquier oportunidad de negocio.

A lo largo de estos meses que llevamos conviviendo con la pandemia hemos visto cómo la demanda de determinados productos/servicios se contrae y se expande de forma “agresiva”. Tan pronto disminuye la petición de algunos productos como se dispara la de otros.  Estamos en un momento “raro” en el que, sin embargo, las pequeñas y medianas empresas tienen que ser más previsoras que nunca.

En el entorno concreto de la distribución de artículos sanitarios, por ejemplo, o en el de los productos químicos y de limpieza, dos de los mercados que más han visto incrementar sus demandas durante el COVID-19, la gestión del almacén y el control del inventario han sido claves para poder adaptarse a las fluctuaciones drásticas de las demandas.

DE LOS GRANDES RETOS …

En realidad, el dicho es: “a grandes problemas, grandes remedios”, una expresión que también me sirve para explicar cómo y por qué las pymes que han reaccionado a tiempo han sido las grandes beneficiadas. ¿Qué desafíos han enfrentado este tipo de empresas durante la crisis? En realidad, muchos de estos mayoristas ya arrastraban deficiencias en sus procesos de gestión, especialmente en el entorno de su almacén, que impactaban, a veces sin saberlo, en las finanzas del negocio: tensiones en la tesorería por una falta de planificación financiera, pérdida de oportunidades por no practicar una contabilidad analítica óptima que le permitiera conocer la rentabilidad por cliente o por líneas de negocio, o la falta de una solución tecnológica adecuada para automatizar el envío de las facturas electrónicas, por ejemplo.

Han sido varias las áreas de mejora que ha puesto de manifiesto la pandemia en este tipo de organizaciones. Pero, como decía, las debilidades más graves, se han detectado en el entorno del almacén y en las tareas de gestión de sus existencias:

• Descontrol de las ubicaciones
• Lotes, caducidades y trazabilidad, incluidos sus informes, sin automatizar
• Roturas de stock, pedidos que se gestionan a mano, por lo que los lotes no salen por fecha de caducidad sino por los que se encuentran más “a mano”, sin optimización del almacén por artículos de valor, sin control de la rotación, sin pedidos automáticos, sin compras por mínimos, sin conocimiento del coste real de los artículos a los que hay que repercutir gastos de logística, aduanas, incluso, tiempo de almacenamiento excesivo, etc.

A LAS GRANDES SOLUCIONES

La mejor solución posible para evitar este tipo de situaciones es implementar el uso de la tecnología adecuada.  Hablo de plataformas ERP que permitan su integración también con sistemas verticales SGA de gestión y automatización del almacén. Aunque, he de decir, que existen en el mercado, soluciones ERP que, además de facilitar la integración con sistemas SGA, también incluyen, amplias funciones de almacén e inmovilizado con las que planificar y practicar una gestión eficiente del almacén.

Este tipo de soluciones ayudarán también a:

• resolver las tensiones de tesorería a través de una planificación financiera adecuada
• optimizar los resultados financieros con soluciones de contabilidad analítica que, a su vez, servirá para mejorar la relación con los clientes y determinar la rentabilidad de cada artículo
• establecer protocolos que mejoren todos los procesos relacionados con la gestión comercial
• …

PASANDO POR LAS SOLUCIONES CONCRETAS TIPO ERP

Los distribuidores deben poder cumplir con los pedidos y entregar productos a los clientes de manera eficiente. Ya sea un producto estándar o un producto hecho a medida, ser oportuno es clave para obtener una ventaja competitiva y la satisfacción del cliente. Esto puede resultar difícil si tenemos en cuenta el incremento del comercio electrónico, tanto en entornos B2C, como en entornos B2B y la situación compleja que vivimos.

La eficiencia del negocio mayorista, incluso, su viabilidad en un contexto complejo como el actual, dependerá de su capacidad para equilibrar los procesos de inventario, la previsión y la logística con las ventas, el servicio al cliente y todos los demás. Y, es, precisamente en todo ello, en donde un ERP con funciones de almacén puede ayudar.

• Optimizando el stock al proporcionar niveles de existencias en tiempo real con datos visibles tanto de las existencias que entran como de las que salen, ubicaciones, caducidades, etc.
• Dotando de inteligencia a los procesos al transformar la información en conocimiento. No solo en los procesos de almacenamiento y distribución, también en los financieros y comerciales.
• Proporcionando el apoyo necesario para responder a posibles auditorias, por ejemplo, mediante la justificación de datos bancarios, integración con bancos, etc. Te ayudamos con lotes y caducidades, informes automáticos de trazabilidad (mayoristas y fabricantes, declaraciones para el Ministerio Seguimed (XML), SII, …

En todo caso, un ERP con funciones de gestión de almacén ayudará a los mayoristas de artículos sanitarios, también a los distribuidores de productos químicos y de limpieza a mejorar la gestión de sus existencias, la precisión de los datos, la gestión de las entregas y, por supuesto, la relación con clientes y proveedores. Pero, además, les proporcionará la escalabilidad y flexibilidad que necesitan en un momento en el que, como decíamos al principio, las demandas se contraen y se expanden a una velocidad de vértigo.

Me gusta la idea de utilizar un ERP con funciones de gestión de almacén porque hablamos de una herramienta que extiende su capacidad para gestionar diferentes áreas del negocio: producción, atención al cliente, finanzas, gestión comercial, etc. Y, es esa conexión, la que permite una visión más profunda del negocio. Pero, también, la que facilita una operativa mucho más funcional, eficiente y rentable.

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