El eCommerce ha venido para quedarse y necesita una gestión integrada

Hace unos días Adigital y Red.es presentaban la segunda edición del “Libro Blanco de Comercio Electrónico” que es una herramienta gratuita dirigida a pymes y emprendedores que quieren poner en marcha un proyecto de venta online. Su primera edición (que ya mencionamos en este blog), que se lanzó en junio de 2009, obtuvo una gran repercusión, alcanzando más de 30.000 descargas.

Y es que en un mercado nacional que se contrae, cada vez más compañías apuestan por el e-commerce como vía diversificadora.

Y además, las cifras lo confirman, según el estudio, “European Online Retail Forecast: 2011 to 2016” que Forrester publicó hace unos meses el e-commerce español aumentará un 19% por año hasta 2016 por encima de la media europea que crecerá un 12%.

La necesidad de una gestión integrada

Uno de los capítulos del Libro Blanco que nos ha parecido más interesantes, es la Integración de pedidos con el ERP (Enterprise Resource Planning). Uno de los retos de la venta online pasa por la integración en un único sistema de gestión de toda la información referente a los pedidos.

Desde nuestro punto de vista es muy importante definir una política de almacén, estocaje y distribución coherente e integrarla con el resto de programas de gestión comercial (facturación) y contable que use la empresa. La operativa logística es vital, por otra parte, y no es extraño tropezar con negocios que han “muerto de éxito” por no haber sabido desempeñar esta última función de back-office o trastienda con agilidad y solvencia.

Y es que en aras de la experiencia y la productividad hay que trabajar no sólo con el “dato único”, sino con un control absoluto sobre los costes reales y los tiempos de servicio: recepción del pedido, validación del pago, localización y empaquetado, y finalmente dispensación y entrega. La gestión manual de estas tareas puede inducir a errores que perjudiquen el servicio que damos a los clientes y elevar los costes de nuestra organización.

En estos momentos, todavía hay muchas Pymes que recogen las consultas y pedidos de su tienda virtual por teléfono o a través de formularios, que a continuación introducen manualmente en sus sistemas de gestión. Este proceso supone una importante pérdida de tiempo, aumenta la posibilidad de cometer errores y ralentiza no sólo las consultas sobre disponibilidades, sino la tramitación del pedido.

EL ERP nos debe permitir tener controlados los procesos de facturación integrados con contabilidad, gestionar los clientes, ofrecernos de forma sencilla información que nos permita analizar las ventas y la gestión del almacén en sentido amplio (stocks, proveedores, artículos,…)

Beneficios de la integración de la tienda on-line con un ERP

Tal y como señala el Libro Blanco hay tres beneficios en la integración de la herramienta de e-commerce con nuestros programas de gestión que podemos destacar por encima de otros:

• La automatización de los procesos, que evita errores, duplicidad de tareas y ahorra tiempo haciéndonos más rentables. Los programas de gestión ordenan y facilitan la ejecución de las acciones, y evitan la duplicidad de registros. Esa protocolización crea un marco ordenado de trabajo, creando sinergias entre distintas áreas de la empresa,
• Economía de recursos, ya que nos permite usar los recursos disponibles por la empresa, sobre todo el tiempo de las personas, de forma más eficaz y eficiente. Esos recursos se pueden utilizar para tareas que den más valor a la organización
• Escalabilidad, es decir, el ERP permite crecer de forma flexible tanto en módulos como en puestos de trabajo, según los requisitos de la organización ya adaptándose a las circunstancias cambiantes del entorno.