El ERP en la gestión de sistemas de puntos de venta: centros propios

Estos últimos años hemos sido testigos de una explosión de nuevos modelos de comercio minorista, y de como las grandes zonas comerciales de nuestras ciudades se llenan de tiendas cuyo concepto de negocio se escapa de la idea tradicional de comercio.

Cada día se hace más patente que los nuevos empresarios del mundo del comercio, ya desde el origen de sus proyectos los diseñan pensando en su expansión, en el crecimiento controlado del número de establecimientos, en la reproducción geográfica casi mimética de una idea de negocio.

Todo ello hace que la tienda se convierta en un punto de venta que forma parte de un sistema más grande y sofisticado.

Vamos a analizar las necesidades particulares que surgen en empresas que deciden crecer a través de establecimientos en propiedad, locales comerciales que operan bajo un mismo NIF. Dejamos para otra ocasión el análisis de otros sistemas como el de franquicias, para centrarnos en las necesidades de gestión de un crecimiento a través de centros propios.

En el mundo del software de gestión, con solo tres palabras marcamos con bastante precisión las líneas del terreno de juego: Central, Tienda, y Comunicación.

La Central

Ejerce distintas labores, todas ellas en virtud de la visión de conjunto que adquiere y que le caracteriza. Es el cerebro del sistema, y el lugar donde se toman las decisiones.

Normalmente, asume las funciones de central de compras, se encarga de los estudios de reposición, de la gestión de los pedidos; y quiere hacer un uso eficiente de su capacidad de negociación, que adquiere gracias al control del volumen de compra que implica la centralización del sistema. Para ello será fundamental disponer de la información de los consumos en tienda, y  del estado de sus almacenes.

En ocasiones la mercancía se recibe directamente aquí para su almacenaje y posterior distribución, con lo que surge una problemática de almacén, preparación y envío. Puede incluso que de transformación o producción.

Todas las tareas administrativas se harán desde la central, lo que incluye contabilidad (financiera y analítica), fiscal (declaraciones), tesorería, gestión de inmovilizados,…

Para la buena ejecución de estas funciones, y para la optimización de la toma de decisiones en todas las áreas, es vital la disponibilidad de la información relativa a tiendas: la centralización técnica e informática del sistema.

La Tienda

Es el punto de venta, y sus necesidades pasan por un sistema ágil en la introducción de los datos y en las acciones de venta, que permita el acceso a la información relevante, y que disponga de los adecuados controles de seguridad.

Las Comunicaciones

El objetivo siempre es realizar las comunicaciones a tiempo real. Que lo que pasa en el punto de venta, automáticamente esté reflejado en central; y que los cambios relevantes en central, estén disponibles inmediatamente en tienda. Sin embargo, el camino a la meta se convierte en una carrera de obstáculos: organización, software, hardware, red, etc.

Que pueden aportar las Soluciones ERP

Para este tipo de organizaciones es necesario un sistema ERP diseñado desde su origen para la optimización de la gestión en empresas con una realidad de multilocalización geográfica.

El ERP debe ser una herramienta autónoma desde el punto de vista de la comunicación, piedra angular del sistema central/tiendas. Diseñada para que todos los puestos del sistema, de las diferentes tiendas, trabajen de forma óptima sobre la misma licencia de aplicaciones instalada en el servidor central de la empresa.

Son muchas las ventajas que proporciona este sistema de comunicación:

–    Trabajo en tiempo real.
–    No es necesario invertir en licencias de terceros (como por ejemplo Terminal Server), ni en la implantación y soporte de las mismas.
–    La tecnología de la Serie 64 permite una menor dependencia de las redes, y el trabajo en redes saturadas (como Internet).
–    Se simplifica el mantenimiento del servidor y de la red.

Desde la central se debería disponer de aplicaciones que le permitan centralizar las funciones de compra; los traspasos entre almacenes y la reposición de cada uno de ellos según sus necesidades; el control estadístico particular de cada tienda, y desde una perspectiva global, la parte financiera tal y como comentamos en un post anterior La necesidad de una Solución Financiera para sistemas de Centros Propios y Franquicias.

El ERP también en el Punto de Venta

También la tienda debe disponer de un sistema TPV ágil y de gran capacidad funcional, que integrado a tiempo real con la central proporciona múltiples ventajas. Así, desde la tienda se podrán realizar también otras funciones distintas a las de venta, para las que se habilite al usuario: realización de pedidos a central o al proveedor, recepción de mercancía, etc.

El sistema debe estar diseñado para un control en profundidad de los permisos de usuarios. Como resultado, las tiendas y usuarios solo tendrán permiso de acceso a las funciones configuradas, quedando protegida la visualización de datos no permitida, o el acceso al alta y mantenimiento de registros no autorizados.
Para más información sobre la Gestión del Punto de Venta puedes ver nuestros post sobre Comercio.