El ERP y los Códigos de Barra, un tandem de máxima eficiencia

Ya hemos hablado en este post varias veces de como la tecnología puede ayudarnos a mejorar la productividad. Una tecnología ampliamente implantada es la de código de barras. Esta ha ayudado, sobretodo en todo lo relacionado con la logística, a mejorar la eficiencia de los procesos y facilitar múltiples tareas en el trabajo diario de muchísimas personas.

Los Códigos de barras hoy en día están ampliamente extendidos por todo el planeta y están presentes en nuestras vidas como algo habitual. Los códigos de barras representan datos en una forma legible por las máquinas, y son uno de los medios más eficientes para la captación automática de datos. Se crearon como códigos que permitían identificar rápidamente un artículo mediante un escáner proporcionándonos información sobre el mismo.

Esta característica nos ha permitido simplificar y automatizar múltiples tareas relacionadas con la manipulación de artículos a una gran velocidad, como la facturación en una tienda, la realización de inventarios o consultar las características asociadas a una mercancía. Cada código es único por lo que nos permite identificar ese artículo en cualquier parte del mundo.

Aunque quizás estemos acostumbrados a ver los diferentes tipos de códigos de barras en nuestro día a día, como en un cuaderno, una botella de leche, o una prenda de ropa, muchas veces no pensamos en la utilidad que le podemos dar a estos códigos de barras en la gestión de nuestro negocio, y relegamos su uso a las grandes cadenas de distribución.

Con este post pretendemos intentar aportar algunas ideas de la utilidad que existe en los códigos de barras y algunas de las capacidades que los ERPs de hoy en día nos ofrecen para sacar el máximo partido a esta tecnología.

Identificación de los artículos

Hay varios tipos de códigos de barras (para ampliar el tema os recomendamos leer la Wikipedia). Los más extendidos son el EAN13, el DUN14, el UCC-128 o el PDF417 que actualmente se utiliza en la identificación de facturas electrónicas.

Es posible que los códigos de barras más sencillos y más usados como EAN-13 ó EAN-8, no sean suficientes a la hora de identificar a mis elementos dentro de la base de datos de mi ERP porque, por ejemplo, quiero identificar mis elementos de una forma secuencial, o tener caracteres alfanuméricos en mi código,…

Y sí, hablamos de elementos, porque no solo tenemos porque identificar a los artículos que constituyen mi cartera de productos. En las bases de datos también podemos identificar otros elementos como los inmovilizados, o incluso el personal de nuestro compañía,…

Por ello, las herramientas ERP nos tienen que brindar cierta versatilidad y flexibilidad, que consiste en poder identificar a estos elementos a través de más de un código. De esta forma, si un mismo producto es suministrado por varios proveedores, y cada uno de ellos usa un código de identificación distinto, debo poder identificarlo por cualquiera de ellos.

Marcaje de los artículos

Una vez definida la estructura de la información en mi gestión, es importante poder marcar los elementos con una etiqueta, de tal forma que sea fácilmente identificable por todo el personal de la empresa, y si es preciso, que contenga la información diferenciadora entre unos y otros.

Aunque en este punto seguramente cada uno conoce, según su tipo de negocio, cual información es la mejor a incluir, esbozamos algunas ideas a modo de ejemplo como la descripción del artículo, el número de elementos que lo constituye (1/4, 2/4,…), lote y fecha de caducidad, precios,…

Ni que decir tiene, que si además incluimos el código de barras identificativo del elemento, permitirá su identificación automática con escáneres, o incluso, con dispositivo móviles, como PDAs, tablets, móviles,…Cuanta más información mejor

Hasta ahora hemos mencionado el uso de códigos de barras exclusivamente para la identificación de distintos elementos. Sin embargo, los códigos de barras mencionados anteriormente y que son fácilmente accesibles a los usuarios, nos permiten incluir más información. Cuanta más consigamos introducir en un código de barras, más eficaz y seguro será el tratamiento de esa información.

A modo de ejemplo, en una empresa que trabaja con lotes de caducidad, se podrían generar códigos de barras UCC128 que incluyan, además de la identificación del artículo, las unidades, el lote y la fecha de caducidad.

La labor de entrada y salida de este tipo de mercancía a través de la lectura del código de barras, permite que de una forma totalmente automática se registre en el sistema de gestión (ERP) de ese modo se minimizan los errores por la manipulación, y se consigue una trazabilidad adecuada.

Concluyendo los ERP´s de hoy en día son capaces de crear sinergias con otras tecnologías como las de los códigos de barras, mejorando la gestión e incrementando la productividad y que deberíamos ser capaces de aprovechar.