Elegir un ERP – pasos a tener en cuenta en la implantación

Elegir un ERP

Ya hemos hablado e este blog de que criterios desde nuestro punto de vista hay que tener en cuenta para elegir un ERP. Adquirir un sistema de gestión empresarial puede ayudar a reforzar los procesos de la organización  y mejorar su desempeño.

No obstante, el proceso de selección de este tipo de herramienta implica tomar en cuenta aspectos internos de la compañía que a menudo son obviados, o en el mejor de los casos, abordados de forma ambigua o incompleta. Para que la implantación  de una herramienta de estas características tenga éxito, no sólo debemos acertar con la elección del software más adecuado para nuestra empresa, también tenemos que tener en cuenta como gestionar estos cambios una vez instalado el software.

Hoja de ruta

Plantearnos que objetivos queremos conseguir con la implantación de una herramienta ERP nos permitirá encontrar que software se adapta más a las necesidades de nuestra empresa y cuales son los procesos vitales para el negocio. Lo ideal es que la propuesta de objetivos este alineada con la estrategia de la empresa a corto, medio, y largo plazo. En este sentido es muy importante la escalabilidad de la herramienta tal y como hemos mencionado anteriormente en otros post

El marcarnos unos objetivos nos permitirá crearnos una hoja de ruta de como abordar el proceso de puesta en marcha y plantearnos algunas preguntas: ¿Qué departamentos o que procesos tienen prioridad? ¿Se deben abordar de forma escalonada o varios a la vez?

Además, ya que el ERP nos ayuda a mejorar la organización de la empresa, desde nuestro punto de vista, para sacarle el mayor partido posible, es muy interesante definir los protocolos organizativos.

Realizar una adecuada gestión al cambio

Esta claro, que uno de los elementos a tener en cuenta en una implantación de un ERP es la propia naturaleza humana que ofrece resistencia ante los cambios.

Para realizar una apropiada gestión del cambio, es importante que la todas las áreas afectadas incluida la dirección estén involucradas en el proyecto, asegurando la colaboración de todo el personal.

Es muy interesante, en ese sentido, realizar una comunicación previa al equipo, en la que se cuenten los objetivos pretendidos y las ventajas concretas que va a obtener los usuarios. Esto ayuda a minimizar la amenaza a la inestabilidad y la incertidumbre que traen consigo las modificaciones.

Un aliado, en este aspecto, son los planes de formación que refuerzan el conocimiento de las mejoras concretas para la persona y a que el proceso de asimilación sea aun mayor.

Mantenimiento de la inversión

El trabajo no termina una vez que se haya implantado el ERP, considerarlo una herramienta que nos ayuda a la mejora continúa, contribuirá al aumento de sus beneficios.

Por ello es muy importante el mantenimiento del software. La tecnología hoy en día esta en constante evolución, las actualizaciones del software incorporan los cambios tecnológicos, nos ofrecen la oportunidad de crecer en funcionalidad y por tanto mejorar nuestros procesos, además de las adaptaciones a los cambios legislativos que consiguen  que cumplamos con nuestras obligaciones legales de forma más sencilla.

Este punto es primordial, ya que algunas empresas para ahorrar costes con la crisis, están dejando de invertir en tecnología, permitiendo que sus sistemas se queden obsoletos.

Cuanto más anticuados estén sus ERP´s, más costará ponerse al día en el futuro, no sólo porque normalmente es más caro desde el punto de vista económico, sino también por el coste interno ya que el esfuerzo para adaptarse al cambio será mayor.