Elegir un ERP (7) – para hacer nuestra empresa más competitiva

En este blog hemos ido dado pistas de que criterios había que tener, en nuestra opinión, para elegir el ERP más adecuado para nuestra compañía. Pero no hemos profundizado en los beneficios de tener un ERP.

Además de que cualquier informatización, supone siempre, en el área que sea, una disminución de tiempos y de errores, un ERP puede ayudar a la pyme a ser más competitiva. Desde nuestro punto de vista hay que tener en cuenta tres puntos fundamentales:

Integración de la información

Una de las características fundamentales de un ERP es que es capaz de compartir información entre distintos módulos.

Una vez introducida la información en el software de gestión, y siguiendo la filosofía del “dato único” en la que se basan estas aplicaciones, con la misma información además se generarán automáticamente el apunte contable, la factura y el albarán correspondientes e incluso los registros de salida de almacén, sin que por parte del usuario se requiera ni la más mínima intervención. Con la ventaja de que la información sólo se ha introducido una vez en el sistema, por lo que también de disminuyen drásticamente los errores.

Por otro lado, y como ya hemos comentado más veces, el ERP también es capaz de generarnos informes y estadísticas que nos ayudan a la toma de decisiones. En estos momentos, contar con herramientas que nos faciliten la información de forma rápida y segura, nos permite reaccionar ante cualquier imprevisto o cambio de la situación, antes de que sea demasiado tarde.

Mejora de los procesos

Muchas veces las pymes tienen infrautilizados sus posibilidades de mecanización. Según los últimos informes el 90% de las pymes españolas sólo utiliza los módulos de  contabilidad y facturación, quedando al descubierto otras áreas del negocio cuya informatización podrían traer importantes beneficios a las compañías.

Un ejemplo de ello podría ser el área de cobros y pagos, que actualmente preocupa tanto a las empresas españolas, ya que no siempre es fácil saber quien me debe, cuando y desde cuando. Y así podríamos poner infinidad de ejemplos.

¿Pero porque me ayuda un ERP a mejorar los procesos? La aportación primera del software es la creación de un marco ordenado de trabajo. Cualquier mecanización conlleva en si misma una protocolización del trabajo, ayudando a crear una sistemática, una forma de trabajar de forma ordenada. Esto crea sinergias dentro del propio departamento y también de comunicación e intercambio de información con otros.  Es decir, los programas de gestión ordenan y facilitan la ejecución de las acciones, y evitan la duplicidad de registros.

Contención del gasto

Otra de las ventajas en las que nos puede ayudar un ERP es en la contención del gasto en varios sentidos.

Por un lado, porque evita que esas tareas repetitivas y de poco valor añadido, que no sólo causan la pérdida de tiempo y de productividad, sino que también suponen un alto riesgo de error.

Además, una buena gestión en si misma conlleva evitar gastos innecesarios. Por ejemplo, un buen control de existencias nos ayuda a no tener roturas de stock y a minimizar las mermas. Y por tanto, evitar al máximo gastos innecesarios en reposición de mercancía o incluso colocándonos en una mejor posición negociadora con el proveedor, ya que disponemos de información y no tenemos la premura que ocasiona una rotura de stock.

Y otro punto muy importante es la posibilidad de llevar una política de recortes inteligente, que nos ayude a la contención del gasto, tal y como comentábamos en otro post. Los recortes bien planteados, después de evaluar los resultados del negocio y su proyección, son una herramienta potente para afrontar coyunturas como la actual sin que tengamos que bajar la calidad de nuestros productos o servicios.