Cómo equilibrar el interés de Dirección y Propiedad en las pymes

Equilibrar el interés de la Dirección y la Propiedad se suma a  las múltiples complejidades que implica gestionar una pyme. La complejidad de la gestión de una empresa no viene marcada por su tamaño. Es decir, que da igual si hablamos de negocios grandes, pequeños o medianos. La dificultad dependerá, primero, de su volumen de actividad y segundo de los recursos de los que disponga. Y, después, hay otra serie de variables que facilitan o dificultan el día a día de una organización. Por ejemplo, cuando la dirección no coincide con la propiedad, se pueden generar tensiones. Tensiones que es recomendable abordar a base de información y transparencia. Para equilibrar el interés de Dirección y Propiedad también es importante el papel de la tecnología.

En un entorno competitivo y vulnerable como el actual, optimizar la gestión del almacén será determinante. No solo para mejorar los niveles de competitividad empresariales. También, para potenciar la rentabilidad del negocio. Ahora bien, las pymes no siempre son conscientes de la relevancia que tiene la gestión del almacén. Y, por tanto, tampoco del papel que las plataformas ERP, por ejemplo, desempeñan para mejorar su eficiencia.

Para empezar, unas cuestiones teóricas que ayudarán a centrar el tema. ¿Qué entendemos por Propiedad? ¿Qué o quiénes ejercen la Dirección? O ¿Cómo conciliar los intereses de unos con los de los otros?

Hablamos de la Propiedad para referirnos a quienes poseen la titularidad de la empresa. La Dirección, por su parte, la componen los profesionales que ejercen la autoridad en el día a día del negocio. Son quienes marcan los objetivos, quienes toman las decisiones operativas e, incluso, estratégicas. Quienes dirigen, gobiernan y coordinan. En algunos casos, ambas funciones convergen en la misma figura. Es decir, encontramos empresarios que son propietarios y que, a la vez, dirigen y gestionan el negocio.

Pero, no siempre es así. No siempre la Dirección y la Propiedad convergen en la misma persona. Y, lo que es más complejo aún, no siempre, resulta fácil atender las demandas de unos y otros en tiempo y forma. Por eso, es importante dotar a la organización de las herramientas necesarias para proporcionar la información necesaria en todo momento. Ten en cuenta que, como decía al principio, la mejor manera de evitar tensiones y equilibrar el interés de Dirección y Propiedad es a base de información y transparencia.

El papel de la Dirección

La Dirección ya hemos dicho que se encarga de definir objetivos y construir las estrategias adecuadas para conseguirlos. También debe coordinar y ejercer la autoridad en el día a día.  La Dirección es quien ejecuta la gestión del negocio. Interviene en todo lo relacionado con el producto/servicio, el cliente o el valor añadido que proporciona.

La Dirección, por tanto, podemos decir que, se encarga de:

1. Definir, documentar y dar a conocer la misión, visión y valores de la organización
2. Organizar, desarrollar y transmitir las directrices y metas estratégicas
3. Diseñar las estrategias para vigilar y analizar el mercado para poder anticiparse a cualquier complejidad

Obviamente, esta explicación sirve también para entender el papel de las Direcciones Departamentales. Es decir que, cada Director/a de área aplicará estas funciones a su departamento. Mientras que la Dirección General, lo hará a nivel corporativo.

Por ejemplo, dentro del área financiera, su Director/a, como máximo responsable planificará y llevará a la práctica las estrategias óptimas para salvaguardar la salud financiera del negocio. Definirá el camino a seguir, en términos financieros. ¿Cómo? Analizando y comparando los resultados históricos y actuales y realizando una proyección a futuro. Teniendo en cuenta, claro, diferentes posibles escenarios.

En términos generales, la Dirección Financiera ayudará a la organización:

• Propiciando la toma de decisiones basadas en información de valor
• Identificando los KPI que muestren el éxito o fracaso de las iniciativas implementadas
• Evaluando la capacidad de acometer nuevas inversiones teniendo en cuenta la capacidad y situación del negocio
• Identificando la estructura de financiación adecuada
• Gestionando la liquidez de la empresa.

Con todo, la dirección financiera reportará a la dirección general. Y, esta, a su vez, lo hará a la Propiedad. A quien reflejará, con el nivel de detalle exigido, la situación económica -en este caso- del negocio. Puedes encontrar más detalle en ¿Cómo tiene que ser la información financiera para convencer a la Dirección y a la Propiedad de una pyme?

El papel de la Propiedad

El papel de la Propiedad, cuando no forma parte del día a día de la organización se centra, básicamente, en “auditar”. Es decir, en saber cómo marcha el negocio. Qué resultados arroja. Qué estrategias se han diseñado a corto, medio y largo plazo. Puede que quiera tener una visión rápida del negocio. Una visión global. O, tal vez, busque respuestas más, a detalle. Puede que quiera saber cómo funciona una determinada línea de negocio. Cómo marchan las ventas en un área geográfica concreta. O cómo se ha comportado la demanda en un determinado período de tiempo.

Da igual lo que demande la Propiedad. El negocio es suyo. Y, sus requerimientos de información deben satisfacerse con creces. Por eso, es importante que la organización cuente con un ERP, como sistema de gestión. Desde este aplicativo cada área del negocio podrá acceder fácilmente a cualquier demanda de información. Ya sea para facilitar los informes pertinentes a la Propiedad. O para tomar decisiones operativas del día a día.

Proporcionar la información adecuada, y, hacerlo rápidamente es crucial para eliminar suspicacias. A veces cuando la Propiedad está alejada del negocio, puede caer en la tentación de pensar que no está bien informada. Por eso, cuanta más calidad tenga la información, mejor. Si, además el acceso al dato es sencillo y la información fácilmente “entendible”, no habrá margen para la desconfianza.

Equilibrar el interés de Dirección y Propiedad

Hacer que la información llegue correctamente a las diferentes áreas del negocio. Conseguir que fluya de manera natural sin esperas o solicitudes insistentes. Esa es una de las principales funciones de la Dirección. Igualmente, estamos hablando de un entorno decisorio. Como decíamos antes, es quien toma las decisiones. Aporta ideas, estrategias, soluciones. Por lo tanto, parece claro que la función de la Dirección es crítica para el negocio.

Y, a veces, se nos olvida que la función de la Propiedad es igualmente crítica porque es quien arriesga. Generalmente, quién pone sobre la mesa el dinero, el prestigio, incluso. También es cierto que, cuando la Propiedad no está en el día a día de la organización, a veces se ve como un “intruso”. Alguien que viene a controlar lo que sucede en el negocio.

No es así. La Propiedad debe tener claro -si es, de un vistazo, mejor- qué está sucediendo con su inversión. Qué se está haciendo con su dinero. Debe entender qué estrategias se siguen y por qué la empresa va en una dirección o en otra. Por eso, es importante que la información que se aporte a la Propiedad sea una información completa. Que evite cualquier tipo de sesgo. Que sea también fácilmente comprensible. Recuerda que el Propietario o Propietaria no tiene por qué saber descifrar la información financiera. En ese caso no es su cometido. Esa es, más bien, tarea de la Dirección: hacer que la Propiedad reciba los datos de una forma comprensible.

O tal vez la Propiedad sea un experto inversor (o sociedad inversora), que sí sea un especialista en el análisis de datos financieros y de resultados.

La información es clave en el equilibrio de intereses entre Dirección y Propiedad

Entonces, la idea es equilibrar el interés de Dirección y  Propiedad. Al final de todo, ambos deben converger en la buena marcha de la organización. El matiz del cómo alcanzar el éxito debe estar perfectamente definido para que no surjan conflictos.

Por eso, si has llegado hasta aquí, una de las conclusiones que habrás extraído de lo que has leído es que la información es clave. Tanto para equilibrar el interés de Dirección y Propiedad, como para el funcionamiento ordinario del negocio.  Ahora bien, para que la información cumpla su misión “integradora” debe cumplir una serie de requisitos. Algunos de los más importantes te los resumo a continuación:

Transparencia

Hay poco que añadir a esto. La transparencia permite, básicamente, generar confianza. Por seguir con el ejemplo del entorno financiero. La información contable que proviene de las áreas de finanzas proporciona un profundo conocimiento económico de lo que sucede en la organización. Y, esa información debe estar disponible para la Dirección, obviamente, que será quien tome las decisiones del día a día.  Pero también deberá estar a disposición de la Propiedad que, podrá determinar, conforme a los datos que reciba, si quiere continuar con su inversión, aumentarla o disminuirla. Un balance de situación permitirá visualizar la estructura financiera de la empresa. Y determinar su capacidad de financiación en un momento concreto.

Por otro lado, por ejemplo, la cuenta de Pérdidas y Ganancias dará una pista muy importante, tanto a la Dirección como a la Propiedad sobre los resultados obtenidos. Y, en este sentido, la Propiedad podrá entender mejor si la Dirección está tomando o no las decisiones adecuadas.

Periodicidad

Tanto la Dirección como la Propiedad querrán saber cómo van las cosas de manera periódica. Y, quizá, incluso previsible. Es decir, informes mensuales o trimestrales que proporcionen una imagen estática de la situación. Pero, también, querrán ver cómo se desempeña el negocio, por lo que es previsible que demanden información que permita analizar la dinámica de los resultados. También que facilite establecer comparativas. Y, en todo caso, que Dirección y Propiedad puedan contrastar y decidir, quizá conjuntamente, con los datos en mano.

Inmediatez

Lo decíamos al principio, si la Propiedad espera más de la cuenta para recibir la información que solicita, habrá suspicacias. La idea es que disponga del dato que necesita, cuando lo necesita. Con un ERP eso es muy sencillo. Estos sistemas manejan toda la información del negocio y proporcionan un acceso seguro a golpe de click. Por eso, de la capacidad que tenga la Dirección de facilitar la información que requiere la Propiedad, dependerá el nivel de confianza entre ambos.  Pero, ojo, la rapidez no debe mermar la calidad de la información. Es decir, el dato debe poder facilitarse en tiempo real. Pero, sobre todo, debe ser un dato preciso y consistente. De lo contrario podría percibirse cierto bloqueo en la transparencia. Y, como decía, derivar en una pérdida de confianza peligrosa para la Dirección. Y, por supuesto para el negocio.

Profundidad

La información debe estar perfectamente bien estructurada. Y, presentar diferentes perspectivas de análisis. Por ejemplo, por seguir con la información económica: hablamos de contabilidad analítica, o de planificación presupuestaria. En el primer caso, no solo nos aportará el dato contable. También completará las cuentas de Pérdidas y Ganancias. Y nos ayudará a identificar la rentabilidad por centros de coste o líneas de negocio. En el segundo caso, permitirá entender mejor la evolución prevista de cada gasto y el comportamiento real. Esta profundidad del dato es la que facilita una visión amplia del negocio. Y, la que permite entender, de verdad, lo que sucede en el negocio. Tanto a quienes viven el día a día. Como a quienes solo buscan la información de control.

Tecnología para equilibrar el interés de Dirección y Propiedad

La información en sí misma no es ni transparente, ni periódica, ni profunda. Hacer que la información incluya todos esos matices, solo es posible a través de la tecnología. O, al menos, solo es posible hacerlo de una manera sencilla, con las herramientas adecuadas. Las organizaciones necesitan disponer de datos perfectamente etiquetados. Datos que se puedan explotar, conforme a los intereses concretos de cada área. Pero, también, conforme a los intereses de la Propiedad.

Por eso, cada vez más, las empresas, y, concretamente las pymes, confían la gestión de su información en soluciones del tipo ERP, BI, o similares.  Ya sea con las analíticas detalladas que proporcionan los ERP, o con la información gráfica que ofrecen las soluciones BI, lo cierto que la tecnología es clave para la gestión de los negocios. Para proporcionar transparencia, agilidad, precisión. También, para tomar decisiones y coordinar el trabajo interdepartamental. Para rendir cuentas a terceros. Y, sí, también, para equilibrar el interés de Dirección y Propiedad.

La tecnología es clave para que Dirección y Propiedad puedan desempeñar sus funciones. Para que, la relación entre ambos siempre se base en la confianza.  Y, en definitiva, para impulsar el éxito del negocio que, es, al fin y al cabo, lo que todos buscan. Para más información sobre el tema, ponte en contacto con nosotros y te daremos todos los detalles que necesitas.