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ERP en la nube, usos y ventajas

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En pleno proceso de transformación digital -aunque en muchos casos sea todavía solo una transformación de intenciones más que, de hecho- hay que hablar del ERP en la nube. Qué es, para qué pueden utilizarlo las pymes o qué ventajas aporta, son solo algunas cuestiones sobre las que todo el mundo habla, pero no siempre se entiende el mensaje.

La consultora Gartner, asegura en su Informe Cloud Computing Primer for 2017 que el cloud ha dejado de ser una tecnología disruptiva para convertirse en un enfoque previsible para la mayoría de las empresas.

Un ERP es simplemente un sistema de planificación y gestión de los recursos empresariales que facilita el control de todas las áreas que conforman el conjunto global del negocio. Es decir, a través de un aplicativo ERP se gestionan las tareas relacionadas con el entorno financiero, contable, administrativo, comercial, producción, etc. Y, se hace, bajo el marco de un único sistema desde el que se comparte la información precisa, se actualizan los datos y se automatizan las funciones estratégicas.

Pero, un ERP en la nube, aporta un poco más de lo que ofrece el aplicativo convencional. La tecnología sobre la que trabaja el software no se encuentra  en nuestro ordenador sino en un servidor web que puede ser interno o estar ubicado en cualquier parte del mundo. Los usuarios pueden acceder al sistema desde cualquier equipo y en cualquier momento. ¿Qué se gana? Pues, además de la flexibilidad que ofrece, evidentemente, un ahorro extra, eso sí, siempre y cuando cloud se combine con SaaS, por diferentes motivos:

  • no tener que encargarse del mantenimiento ni actualización del software
  • no tener que desembolsar el dinero -así, de golpe- para adquirir la infraestructura necesaria que de soporte a la solución y, por supuesto, la tranquilidad
  • dejar en manos expertas el funcionamiento óptimo de todo el engranaje
  • pagar solo por el uso que se hace del sistema

Una vez visto lo que es el ERP en la nube nos quedan por repasar otras cuestiones relevantes.

¿Para qué sirve el ERP en la nube?

El ERP en la nube es un concepto que empieza a generalizarse -al menos, como decía al principio, en la teoría- en el ecosistema de las pymes, especialmente, asociado a los procesos de transformación digital. Implantar un ERP, si es en la nube, mejor, puede ser uno de los primeros pasos que den las pequeñas y medianas empresas para avanzar hacia su digitalización.

Pero no. Una organización que implanta un ERP no pasa a ser digital por arte de birli-birloque, pero sí, habrá dado un paso de gigante para poner en valor el uso de la tecnología y su aportación para impulsar el cambio que realmente exige el proceso transformador del que hablamos. Un proceso que se centra en maximizar la eficiencia y la rentabilidad, a través de un nuevo modo de hacer las cosas y de entender el mundo, también el de los negocios.

Por lo tanto, en esta idea de alcanzar las cotas más altas posibles de eficiencia, hay que hablar, necesariamente de la reducción de los costes, de la eliminación de los errores, de la agilización de los tiempos, de poner, en definitiva, en manos de los usuarios, las herramientas -también tecnológicas- necesarias para hacer mejor su trabajo. Es decir, optimizar los recursos es una de las máximas a seguir, pero también y, casi diría yo, sobre todo, hay que imprimir velocidad. El cliente exige inmediatez y transparencia y las empresas deben responder a esas demandas si quieren seguir siendo competitivas. El ERP en la nube ayuda a responder con seguridad, con rapidez y con certeza. Una conexión a Internet es más que suficiente para empezar a funcionar. Eso sí, la llegada del 4G y, más aún, los avances experimentados ya, en la velocidad 5G de los datos móviles, han dado alas a un sistema que ayuda de facto a transformar a las pymes.

Ventajas del ERP en la nube

Además de las que se mencionan casi siempre -ahorro de costes, flexibilidad, etc.- el cloud aporta otras ventajas, que son estratégicas para las pymes. Y sí, en pleno proceso de transformación digital, la velocidad es clave para responder no solo a las demandas de los clientes, sino también, a los requerimientos internos. Es decir, empleados que ya utilizan la tecnología de forma habitual en sus entornos personales y han asimilado esa necesidad de hacer las cosas un poco más rápido.

Ahora bien, la rapidez en sí misma, no contribuye una ventaja, a menos que, esa velocidad esté condicionada a otras cuestiones como la seguridad, la sencillez o, incluso, la colaboración. Por lo tanto, si queremos destacar algunas ventajas más del ERP en la nube, se me ocurren las siguientes:

Seguridad

A pesar de haber sido -en su momento- uno de los principales frenos para implantar el cloud entre las pymes, hoy, la seguridad, es precisamente lo contrario, es decir, uno de sus principales impulsores. El mercado ha entendido que el modelo cloud aporta incluso más seguridad que la que puedan garantizar las empresas en sus entornos internos y ha superado esa etapa de recelo inicial.

Sencillez

En realidad, la sencillez debe ser siempre objetivo. Particularmente, cuando hablamos de tecnología o, más bien, de usabilidad de esa tecnología. Es decir, cualquier herramienta o solución que se implante debe proporcionar una experiencia de uso gratificante, debe ser sencilla en su manejo y, como digo siempre, tratar de pasar lo más desapercibida posible. Que facilite el trabajo y que no complique el día a día. Y esa sencillez debe hacerse patente no solo en el uso habitual de cualquier aplicativo, sino que debe ser evidente, desde el momento de la implantación, hasta su actualización. El cloud permite poner en funcionamiento el sistema en tiempos realmente cortos y que las actualizaciones sean periódicas y AUTOMÁTICAS.

Continuidad

La capacidad de los servidores que proporcionan la mayoría de proveedores TI es lo suficientemente grande como para garantizar la continuidad del negocio en caso de que se produzca cualquier incidencia o fallo. Pero, además, los servidores en la nube eliminan los riesgos de sobrecarga que se ciernen sobre los servidores propios. Esto hace que los sistemas estén disponibles prácticamente siempre y que, fácilmente, incorporen la cantidad de datos que se registran de forma habitual en cualquier organización de tamaño medio.

En definitiva, cualquier sistema que permita a los responsables de una organización centrarse en su verdadera función, dejando de lado los aspectos técnicos relacionados con el software y/o el hardware, deberá ser, cuanto menos, tenido en cuenta. Ahora bien, si me preguntas sobre qué es mejor, un ERP en la nube o un ERP en modo tradicional, la respuesta que puedo darte es que DEPENDE.

Sí, dependerá de los requerimientos, las prioridades o, los objetivos establecidos por la propia organización. El momento en el que se encuentre, las estrategias que haya definido para abordar la automatización de sus procesos y, en todo caso, de la situación concreta y específica de cada empresa. Pero, y, sobre todo, dependerá de cómo se quiera efectuar el pago porque, la realidad, a pesar de todo lo dicho hasta ahora, es que lo que diferencia un ERP en la nube, de un ERP convencional, es simple y llanamente, el modo en el que se pague.

Datisa

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