ERP de facturación cinco estrellas para restaurantes eficientes

La industria de la restauración y la hostelería mueve en España millones y millones de euros al año. Es, sin duda, uno de los mercados que más alegrías proporciona a la economía nacional. De hecho, según el Anuario de Hostelería de España 2019, este sector facturó más de 123.000 M€ en 2018, lo que supone el 6,2% del PIB. De este porcentaje el 4,7% procede de los servicios de restauración. El resto proviene de los servicios de alojamiento. Este artículo no va de datos, pero es importante que conozcas esta información para poner en valor el peso de un sector que busca con ímpetu acelerar sus procesos de digitalización para seguir estando en los puestos altos de la lista.

Si a esto le unimos el consabido sol y playa, la buena gastronomía y el carácter alegre de los españoles estamos recitando de memoria los tópicos más típicos del turismo patrio. Todo esto, que es cierto, impulsa la proliferación de restaurantes, tabernas, bares y demás sitios para comer con una oferta gastronómica de lo más exquisita y variada. Pero, esta amplísima propuesta gastronómica ¿se acompaña de los servicios adecuados? Y, más aún, estos negocios ¿se gestionan correctamente? O ¿se pierden oportunidades, ergo clientes, ergo dinero, por una gestión deficiente?

Según el Instituto Nacional de Estadística (INE) en España había en 2018 casi 79.000 restaurantes y otros puntos de comida. Y yo me pregunto: ¿será esta amplísima oferta la que hace que los clientes sean cada más ínfleles? Puede ser. O, esta falta de lealtad quizá sea consecuencia, también, de un nivel de exigencia que se ha incrementado en los últimos años. Ahora, los clientes, buscamos experiencias enriquecedoras, memorables, casi irrepetibles. Pero, las buscamos, las exigimos, hasta en las situaciones más cotidianas. Por lo tanto, no resulta extraño pensar que, en nuestro tiempo de ocio, nuestro nivel de exigencia está a veces, por encima de los límites recomendados. Y, con tanta oferta a nuestro alcance, si un sitio no nos convence, nos vamos a otros sin pensarlo.

Pero, no se trata de juzgar nuestro papel como clientes. Lo que trato de explicar es porqué la industria de la restauración busca aquellas propuestas -también, o, sobre todo, tecnológicas- que le permita seguir ocupando los puestos de referencia en la economía española. Y lo hace, poniendo el foco en aspectos que tienen que ver con la eficiencia, la rapidez y la transparencia. La aplicación de estos principios, muy vinculados a la idea de transformación digital que tenemos -así, en general- requieren del compromiso y el impulso de unos negocios, muchas veces, más preocupados por el servicio que prestan desde el mostrador para fuera, que de lo que sucede desde el mostrador para dentro.

Entonces, ¿cómo creo que avanza la industria de la restauración en su proceso de transformación? Sinceramente creo que lo hace pensando en pequeños avances. No digo que sea lo ideal. Tampoco que no lo sea. Digo que, creo que los restaurantes en España buscan equilibrar su propuesta gastronómica, con los servicios que prestan y los costes en los que incurren. Y digo, también que este es un ejercicio de malabares que genera muchas veces ansiedad, frustración y, fracaso. A pesar, incluso, de tener todo a su favor para triunfar. Y, cuando digo todo, me refiero, claro está, a todo lo que tiene que ver con el establecimiento, la oferta gastronómica, incluso, la profesionalidad de la plantilla. Pero ¿qué pasa con todo lo demás? ¡Ah! Que pensabas que no había nada más.

Agilizar la facturación como punto de partida

Puede que no sea el punto más comprometido, ni el más estratégico. O puede que sí. Eso no es relevante porque las tareas, como todo, así, aisladas no son, ni más ni menos importantes, unas que otras. Lo verdaderamente interesante es la capacidad que tenga una empresa -en este caso un restaurante– de actuar en sintonía y hacer que unas funciones enriquezcan a otras. Que unos entornos impacten e impulsen a otros, que unas áreas colaboren con otras, que la información que se genera en un departamento sea accesible y aprovechable en otros.

Pero, como por algún sitio hay que empezar, ¿te parece apropiado hacerlo en el entorno de la facturación? A mí, como gerente es uno de los que más me interesan, desde luego. Primero, para saber que no se cometen errores, que las facturas se realizan en tiempo y forma correctas, que los documentos incluyen lo que tienen que incluir y que los procesos de facturación no me quitan el tiempo que necesito emplear en otras cosas: diseñar una nueva carta de postres, buscar nuevos proveedores de bebidas, modernizar el local o diseñar formación específica para aquellos empleados que más la necesitan. Y, segundo, para que mis clientes reciban el trato de calidad que buscan; que no tengan que esperar para abonar la cuenta, que puedan repartir el pago de sus consumiciones como quieran, que estén perfectamente desglosados los conceptos y los cargos, etc.

Un ERP de facturación para restaurantes, que sea fácil de implementar y de utilizar, claro, hará que las colas de cliente para hacer Comandas o pagos se acorten significativamente. Para un restaurante uno de sus mayores desafíos consiste en gestionar la entrada de Comandas, calcular el coste de cada receta, hacer seguimiento y gestionar la documentación asociada a un inventario, en su mayoría perecedero. Un software de facturación para restaurantes facilita el análisis y ajuste de diferentes menús y precios con respecto, incluso a una franja horaria determinada. Ten en cuenta que un ERP es un magnífico repositorio de datos, una fuente de información, que bien tratada, puede aportar un amplísimo conocimiento de tu negocio. Pero, concretemos un poco más.

Funcionalidades clave de un ERP de facturación para restaurantes

Una de las mayores tentaciones en las que podemos caer a la hora de seleccionar una herramienta para facilitarnos el trabajo es sucumbir al deseo de implementar la que más funcionalidades ofrece, aunque tengamos claro que solo utilizaremos la mitad. A ver, si das con un proveedor -que los hay- de los que te ofrecen una aplicación estándar con unas capacidades “premium”, ni te lo pienses. Pero si a más funcionalidades, más precio, entonces, sé racional y busca aquel programa que cubra tus necesidades.

En términos generales, un programa de facturación cinco estrellas, para un restaurante eficiente tiene que incluir lo siguiente:

Control de Comandas. Dos cosas importantes: la generación de albaranes de entrega y recepción de mercancías y la posibilidad de trabajar con múltiples formatos de Comandas que se puedan configurar conforme a los criterios óptimos en cada momento.

Control del economato y la bodega. Para hacer un seguimiento eficiente en este entorno y, conseguir un ahorro de costes significativo, es importante estar al tanto de las existencias, los diferentes movimientos que tienen lugar en el almacén y hacer un cálculo óptimo de los inventarios. Habrá que estar también muy atentos al cálculo exacto de los márgenes.

Libro de Facturas e Impuestos. Un ERP de facturación para restaurantes facilitará la entrada, la modificación y la eliminación de las facturas emitidas o recibidas, en cualquier momento. Integrar la facturación con el programa de contabilidad o gestión financiera del establecimiento, llevará la gestión del restaurante a otro nivel porque cualquier modificación o entrada que se produzca en facturación quedará automáticamente registrada en contabilidad y finanzas. Por supuesto, la emisión de los Libros, el certificado de retenciones y liquidación de impuestos estará a golpe de click.

Proveedores. Conocer al detalle a las empresas con las que trabajas proporciona la ventaja diferencial que necesitas para negociar o renegociar precios y condiciones, pero también, te permite tener un amplio margen de maniobra para la toma de decisiones y para tener controlados los riesgos. Acceder de manera sencilla y segura a la información -datos comerciales, fiscales, etc.- ahorra tiempo y evita confusiones.

Camareros. Organización, esa es la palabra. La plantilla, camareros, cocineros, etc. deben saber en todo momento qué hacer y cómo encarar determinadas situaciones. Pero, desde el punto de vista interno, el restaurante debe tener claro qué hace cada uno para poder hacer una distribución equilibrada del trabajo y que el cliente, al final, sea el más beneficiado. Pero, será también relevante contar con un sistema que calcule automáticamente las comisiones, que proporcione estadísticas de ventas y márgenes de operación y aporte listados e informes con datos relevantes para facilitar la toma de decisiones.

Clientes. Si en la ficha de cliente incluye datos para facilitar las campañas de marketing relacional, perfecto. Pero, sí o sí, en este apartado el ERP de facturación para restaurantes debe permitir asignar un significado a cada carácter del código de cliente y desplegar una amplísima información a través de él. Por supuesto, esta información te ayudará a mantener a raya los riesgos y, en definitiva, a proporcionar un mejor servicio al cliente.

Recetas. Está genial ponernos creativos. De hecho, en mi caso, es una de las cosas que más valoro cuando voy a un restaurante, que la propuesta sea creativa, imaginativa, diferente… Pero, si no se realiza bien el cálculo de los costes contables y los de mercado, o si no es posible evaluar los márgenes brutos para compararlos con el coste real de la venta, al restaurante le puede salir muy cara su propuesta creativa. Es importante también que un ERP de facturación para restaurantes permita realizar estudios sobre la repercusión económica de los géneros que componen la receta y poder definir consumos teóricos, comparativas con el consumo real, previsiones, etc. todo, con la finalidad última de hacer un plato equilibrado en gusto, pero también, equilibrado en coste.

Estadísticas. Tener la información actualizada de manera automática y acceso a múltiples estadísticas en cualquier momento, proporciona un conocimiento óptimo para la toma de decisiones inteligentes. Al final, de lo que se trata es de evolucionar y de buscar siempre las mejores opciones para el cliente. También para el establecimiento. Y, esas mejores opciones deberán ser las más atractivas para el cliente y las más rentables para el restaurante.

Si después de todo te queda alguna duda, te recomiendo que consultes nuestra web y te pongas en contacto con nosotros si necesitas ayuda para impulsar la rentabilidad de tu restaurante. Además, te invitamos a HIP 2020, el mayor evento de innovación en hostelería.