¿Por qué un ERP es la mejor opción para gestionar los recursos de una pyme?

Hablemos de ERP: ¿Por qué es la mejor opción para una pyme?

Esta es la pregunta del millón. Responder con acierto a esta cuestión facilita, y mucho, la toma de decisiones en el entorno de las pymes cuando estas se plantean implantar una solución tecnológica para gestionar sus recursos. Por eso, es importante, de vez en cuando, recordar algunos de los beneficios que aportan estos aplicativos como el ERP al ecosistema pyme.

Grosso modo podemos hablar de ventajas genéricas como utilizar los datos para fortalecer el negocio, maximizar el conocimiento, facilitar la toma de decisiones, mantenerse al día respecto a las normativas fiscales, contables e impositivas, impulsar el trabajo en equipo y una mayor colaboración interdepartamental, mejorar la accesibilidad a la información, también en términos de movilidad y, en general, automatizar, agilizar y “eficientar” los procesos y la operativa del negocio.

Y, metidos de lleno en el tema de la información, es importante señalar que, un ERP permite, no solo almacenar y acceder a la información necesaria, sino que, además, facilita la relación de los datos que maneja de forma que la información que facilita proporciona una visión más consistente del dato.

No hablamos de datos aislados sino de toda la trazabilidad del dato, de manera que se puede identificar el origen, la causa y la consecuencia de un dato concreto. De esta manera resulta más fácil implementar medidas corretoras o incentivadoras, según se considere necesario. Es decir. Saber que la cifra de ventas es alta, no sirve de mucho si no se relaciona ese dato con otros adicionales como pueden ser los gastos de fabricación, los de comercialización, almacenamiento, distribución, o, incluso, los descuentos o las condiciones de cobro pactadas.

La toma de decisiones

Precisamente el ejemplo anterior me sirve para defender el papel del ERP como elemento clave para la toma de decisiones. Es decir, si solo tenemos la información del incremento de ventas podríamos apostar por seguir invirtiendo en un determinado producto, el más vendido, sin ser conscientes de que también puede ser, al mismo tiempo, el que más gastos genera, o el que menos margen repercute y, por tanto, el que menos rentabilidad genera al negocio.

Datisa explica porqué un ERP es la mejor opción para gestionar
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Los datos dispersos y poco integrados pueden proporcionar información confusa y no permiten hacer comparaciones exactas lo que dificulta el proceso en cuanto a la toma de decisiones. Por supuesto, hablar de previsiones sobre la base de una información poco específica tampoco es posible.

Por el contrario, la estandarización e integración de los datos y las soluciones facilita, por ejemplo, los históricos y, la comparación frente a otros años y, con ello, una previsión a futuro más clara.

Los procesos y la operativa

En un momento en el que los acontecimientos se suceden tan deprisa es importante poder automatizar para agilizar los procesos de una organización. Solo el hecho de automatizar determinadas tareas, muchas de ellas repetitivas y de escaso valor, ya aplica respecto a la eficiencia del negocio. Es decir, dedicar menos tiempo a aquellas funciones que no aportan valor aunque sean necesarias, restan tiempo para poder dedicarlo a otras cuestiones, quizá más estratégicas.

Los sistemas ERP automatizan y optimizar procesos diarios, liberando tiempo para que los empleados lo dediquen a cosas que realmente generan ingresos. Por ejemplo: vincular automáticamente las órdenes de venta con el sistema de contabilidad o ejecutar informes sin necesidad de hojas de cálculo.

Dicho de un modo sencillo: menos tiempo, más información, mejores resultados. Por lo tanto, las ventajas que proporciona un ERP para automatizar y vincular de manera eficiente las capacidades administrativas y operativas (finanzas, compras, ventas, producción, distribución) impulsa la flexibilidad y la agilidad del negocio, algo estratégico en los tiempos que corren.

Al día con los impuestos

Siendo una de las cosas más sencillas de gestionar con los ERP, sigue siendo uno de los principales “quebraderos de cabeza” para muchas pymes. Los impuestos suelen generar cierto estrés. Por eso, el papel de los ERP es tan relevante, porque proporciona a los responsables de gestionarlos dentro la empresa, la tranquilidad que necesitan a la hora de elaborar y presentar Impuestos y Declaraciones.

Saber que el sistema facilita el proceso, sin fallos ni errores, de manera automática, segura y sencilla, permite a los responsables, además de mitigar el estrés, interpretar mucho mejor la información que proporcionan sus Impuestos. Es una información de gran relevancia y que no suele utilizarse convenientemente.

Atentos a la movilidad del ERP

Está claro que no vamos a poner al día la contabilidad o la fiscalidad de una empresa a través del móvil. Pero, también está claro que la movilidad en el trabajo es cada vez más habitual, más en determinados puestos, por ejemplo, el entorno comercial. Hacer pedidos, revisar condiciones, consultar stock o el estado del pedido, etc. todo eso es posible gracias a las características móviles de cualquier ERP.

Ahora bien, más allá de todo eso, encontramos la Nube. Decía Gartner en 2016 que el 60% de las pymes se decantaría por un ERP en la Nube en 2020.Y sinceramente, creo que se quedó corto en sus previsiones. La nueva generación de profesionales (también de organizaciones) apuesta por una red de aplicaciones conectada a la Nube por lo que hoy por hoy, prácticamente todos los proveedores proporcionan ya, sus aplicativos en la Nube.

Visto lo visto, si aún no has dado el paso, sin duda es el momento de apostar por un ERP. El modo en el que lo utilices ya lo decides tú, On Premise, en la Nube, en SaaS, etc. Lo más importante de todo es que, hoy por hoy, tienes una amplísima oferta de soluciones competitivas, seguras y flexibles entre la que poder elegir.