ERP y los indicadores clave para optimizar el rendimiento de una pyme

¿Qué indicadores clave -KPIs- crees que son clave para impulsar la mejora y el desarrollo operativo de una pyme? La respuesta es tan sencilla como ambigua: DEPENDE. Depende de las necesidades de cada empresa y, hasta, del sector en el que desempeñe su actividad. De hecho, aunque podemos encontrar algunos KPI, digamos, genéricos, que apuntan a la generación de ingresos y a los niveles de satisfacción del cliente no se puede decir que, por lo general, aporten la información específica que necesita el negocio para determinar qué ajustes son necesarios para corregir las desviaciones, fallos o incidencias, cuando las cosas no salen como se esperaba.

En todo caso, para avanzar en el tema de los KPI es importante tener claro que estos deben alinearse con los objetivos estratégicos clave de la organización y que deberán ser capaces de aportar información en tiempo real sobre qué modificaciones operativas y empresariales, podrían ayudar a cambiar el rumbo. Es decir, que puedan, de verdad, ayudar a los responsables a tomar decisiones en tiempo real de una manera precisa.

El punto de partida, siempre debe ser la comprensión del negocio y de las metas establecidas. Por lo tanto, la primera pregunta que cabría formularse es la siguiente: ¿qué KPI son realmente relevantes para mi empresa y para el sector en el que opera? Este es el primer paso para ayudar a definir unos indicadores correctos. Si lo logramos, el rendimiento mejorará, pero si nos equivocamos, desde la base, y definimos unos indicadores irrelevantes, estaremos poniendo “palos en las ruedas”. Por lo tanto, sería interesante partiendo de nuestros objetivos estratégicos ir retrocediendo hasta encontrar qué acciones son verdaderamente relevantes para la consecución de nuestras metas.

Soluciones ERP que integran los KPI

Una de las principales aportaciones de un ERP para definir y gestionar los KPI es su capacidad para proporcionar la visibilidad necesaria en tiempo real de estos mismos indicadores. Como digo, eso ayudará a tomar decisiones sobre la marcha, basadas en datos relevantes. Un ERP bien dimensionado permite llevar a cabo un análisis de los datos, utilizando una única base de datos central que captura y almacena automáticamente toda la información de la empresa.

¿cómo definir, gestionar y analizar los indicadores clave
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Sí. Un ERP es como el cuadro de mandos de un Boeing porque permite ver, analizar y entender, al primer golpe de vista, el funcionamiento de todos los sistemas y operaciones y, facilita el ajuste necesario en tiempo real para hacer que todo encaje a la perfección. Ahora bien, otra de las cualidades que hacen que un ERP sea básico para el funcionamiento de una pyme, también a la hora de definir y evaluar los indicadores clave de rentabilidad y productividad, es la capacidad que muestra el sistema para interconectar todos estos indicadores. Esa interconexión o complementación de unos KPI con otros, es la que aporta el verdadero valor al dato.

Así las cosas, se me ocurren, a modo de ejemplo, algunos indicadores que pueden ser clave para que tu empresa tome nota sobre qué cosas pueden ser relevantes a la hora de definir sus propios KPI.

Time to market

Proporcionar una respuesta, entrega o servicio rápido en los tiempos “digitales” que corren, es una de las claves para el éxito de casi todos las pequeñas y medianas empresas. Pero, además, esta debe ser una práctica continuada en el tiempo. Es decir que, las pymes deben apostar -sí o sí- por la inmediatez o, cuanto menos, por acelerar sus procesos y, con ello, acortar el time to market. Entendido este concepto, más propio del entorno del software o de la producción, como el tiempo que una organización tarda en satisfacer las demandas de su cliente o potencial, ya sean, demandas de información, de bienes o de servicios. El objetivo, debe ser, por tanto, disponer del dato, del producto o del servicio correcto, en la medida correcta y en el momento correcto. Aunque, naturalmente, determinar esa “corrección” es tarea de la empresa que deberá establecer el indicador teniendo en cuenta la naturaleza del propio negocio y las expectativas de sus clientes y potenciales.

Productividad

Cuanto más y mejor fabriques, comercialices, distribuyas o servicios prestes, y menos tiempo de inactividad tengas, mejor. Ahora bien. No todo vale. Es importante tener una comprensión precisa, ajustada y, sobre todo, realista de la propia capacidad del negocio para proporcionar la información, el bien o el servicio, pero también de las necesidades que presenta el mercado. Por eso, es necesario medir y establecer tasas, usos, eficiencias, … en base a unos criterios realistas.

Gracias a la información que se almacena y actualiza en el ERP, es posible anticiparse a cualquier eventualidad para actuar en consecuencia. Pero, además, los aplicativos de gestión empresarial también ayudan a identificar las posibles causas. Con ello, resultará más sencillo diseñar un plan de acción con el que neutralizar los posibles efectos negativos. También ayuda a identificar desafíos y tendencias a través de sus datos y con ello, descubrir qué procesos y tareas podrían mejorarse o cambiarse.

Disponibilidad

¿Cómo puede una pyme, por ejemplo, planificar sus ventas? Nuevamente, la clave está en definir unos objetivos realistas y en tener una visibilidad clara de sus procesos. Si una organización quiere asegurarse de que está logrando su nivel máximo de eficiencia deberá poder evaluar no solo sus resultados sino también los recursos empleados.

Un ERP proporciona gráficos, estadísticas, históricos y demás herramientas en las que se muestran y comparan aspectos que son estratégicos para el negocio, así como qué recursos se han empleado para obtener los resultados que se analizan. Por ejemplo: pedidos de ventas, pedidos de compra, stock o disponibilidad de existencias, etc. si en alguno de estos puntos del proceso comercial de una organización se produce o se prevé una incidencia, será más sencillo tomar las medidas necesarias para solventarla.

En definitiva, un consejo: define primero los KPI correctos, esos que mejor se alineen con los objetivos estratégicos de tu negocio y, luego, obtén -con la ayuda de tu ERP- la visibilidad en tiempo real que necesitas de esos indicadores. Todo con el fin de tener una visión práctica y facilitadora para la toma de decisiones, siempre, basada en datos.