ERP para gestionar el almacén: la clave está en el dato

La gestión eficiente del almacén repercute directamente sobre la calidad del servicio que se presta a los clientes. También sobre la experiencia que estos perciben en su relación con la organización. Y, por supuesto, sobre la eficiencia o ineficiencia de los costes asociados a procesos de compras, producción o almacenaje. La gestión de la información y el análisis de los datos son clave para optimizar procesos y minimizar los costes. Por eso, muchas organizaciones apuestan por utilizar un ERP para gestionar el almacén, para ganar velocidad, precisión y rentabilidad.

En un entorno competitivo y vulnerable como el actual, optimizar la gestión del almacén será determinante. No solo para mejorar los niveles de competitividad empresariales. También, para potenciar la rentabilidad del negocio. Ahora bien, las pymes no siempre son conscientes de la relevancia que tiene la gestión del almacén. Y, por tanto, tampoco del papel que las plataformas ERP, por ejemplo, desempeñan para mejorar su eficiencia.

En todo caso, para mejorar el almacén y todos los procesos asociados, habrá que prestar atención a los siguientes aspectos:

• Acceso a la información y fiabilidad del dato, si es posible, evitando la introducción manual para minimizar errores
• Ubicación y reglas de disposición en el almacén
• Gestión de aprovisionamientos para garantizar un flujo constante de suministros, existencias, stocks, normas de calidad, costes, …

Optimizar la información para rentabilizar el almacén

Si la información fluye por toda la organización se genera una visión global de todos los procesos. También de los relacionados con la gestión del almacén. Y, aquí, el ERP tiene mucho que decir. Porque ayuda a crear un flujo de información óptimo entre todos los departamentos. Y a diseñar procesos abiertos que impulsan su eficiencia a medida que dicho proceso afecta a diferentes entornos de trabajo. Por ejemplo: la validación de documentos o la planificación de producción, compras, ventas, …

Pero, antes de que la información fluya, hay que asegurarse de que esa información es correcta, precisa, actual. Que no presenta duplicidades. Que permite un acceso sencillo, seguro y en tiempo real. Por ejemplo, para conocer el stock de determinados artículos con independencia del área que solicite el dato. Da igual si es finanzas o comercial o cualquier otra área del negocio, quien demanda la información. El dato siempre será el mismo, eso sí, presentado desde diferentes prismas dando la profundidad que busca cada entorno.

Disponer fácilmente de información consolidada también es clave para optimizar y agilizar la toma de decisiones. Y evitar así, por ejemplo, que los almacenes acaben sobredimensionados. O que se produzcan roturas de stocks que puedan resultar particularmente costosas. Disponer de información óptima permite analizar la rotación de los productos. Y, por tanto, almacenar solo las cantidades correctas, en función, claro, de las reglas establecidas en la gestión del almacén. Por supuesto, la información también permite determinar la gestión por ubicaciones o por cualquier otro criterio. Y, más aún, decantarse por el criterio de gestión adecuado, bien para ahorrar costes, o bien para maximizar beneficios.

Y rediseñar los procesos

Si tienes información sobre lo que funciona, dónde, cómo y por qué, será más fácil tomar las medidas de potenciación adecuadas. En caso contrario, sucede lo mismo. Si ves que un proceso o un área no arroja los resultados esperados, podrás implementar cambios correctivos para mejorar. Y, sobre todo, podrás hacerlo, no solo con la información óptima. También con la rapidez adecuada. Es decir que, tendrás a tu disposición conocimiento y velocidad para decidir. Dos de las cualidades más demandadas hoy en día en el mundo de los negocios.

Con la información en tu poder, podrás racionalizar el número de personas que operan en el almacén. Podrás minimizar el tiempo de la operativa. Mejorarás la rotación y el nivel de stocks, evitando obsolescencias, pérdidas, deterioros, mermas … Podrás reducir los costes. Y, en definitiva, podrás rediseñar procedimientos que mejorarán la gestión del almacén.

A veces, conviene recordar que el almacén no es un mundo aparte. No es una nave aislada. Una “caja” oscura donde las cosas suceden sin saber cómo ni por qué. Lo que ocurre en el almacén, como decía antes, tiene un impacto directo sobre otros entornos de trabajo. Y, por supuesto, también, sobre la experiencia que el cliente tiene con la marca.  Por eso, la gestión del almacén debe plantearse dentro un entorno de gestión global. Y utilizar para ello, herramientas que permitan integrar la información. Y obtener un conocimiento genérico o detallado según proceda. Y, en este sentido, un ERP permite utilizar el dato, aislado o relacionado, siempre bajo el principio de la facilidad, la precisión y la seguridad.

Integrar para decidir

En un almacén se pueden utilizar diferentes soluciones. Herramientas orientadas a la resolución de problemáticas concretas. Terminales de radio frecuencia, Sistemas SGA, Pick to light/ Putt o light/ Pick by voice tecnología robótica, sistemas de visión artificial… Puede que ahora estés pensando algo así como “demasiado sofisticado para una pyme”.  Y, desde ya te digo que es un grandísimo error. Un almacén es, en muchas ocasiones, el centro de la operativa de un negocio. Y, claro, en función de su tamaño y de su actividad, el nivel de sofisticación será mayor o menor.  Pero, el criterio para implantar tecnología innovadora no debe ser el tamaño de la empresa -o su figura legal-. Sino más bien, el volumen de negocio que se genere, en este caso, en el almacén.

Dicho esto, es importante que las soluciones que utilice la organización en cada una de sus áreas permitan la integración. Y, con ello, la comunicación y el intercambio de información ágil, sencillo, transparente. Por ejemplo: Siguiendo con la relevancia de la información. Si una organización implanta un sistema de captación de datos en su almacén mediante terminales de radio frecuencia, lo ideal es que este sistema permite la integración con su ERP. Es la manera de asegurar la fiabilidad de la información. La disponibilidad de los datos. Y la disminución de los costes relacionados con la gestión.

El almacén es un entorno en el que, a veces, resulta complicado hacer converger los conceptos de negocio y los tecnológicos.  Por eso, es importante poner bien el foco en los objetivos que la organización quiere conseguir, consolidando la gestión del almacén. Y, sobre todo, haciendo que este aporte al negocio los beneficios potenciales que es capaz de generar.

Beneficios del ERP para gestionar el almacén

La principal ventaja de un ERP es que ayuda a los responsables del almacén a optimizar el espacio efectivo y a maximizar su rendimiento. Pero, además, facilita la información necesaria para proporcionar un exhaustivo control sobre los artículos almacenados, su ubicación, las entradas y salidas, y, en general, sobre cualquier detalle relevante.

Un ERP permite automatizar procesos clave como la recepción de mercancías, su localización, salida de artículos del almacén, etc. Y los ERP más avanzados añaden, además, otras funciones complementarias para gestionar la reubicación o el inventario. E, incluso, facilitan la elaboración de informes de discrepancias para optimizar la gestión.

Entonces, si en este momento te estás preguntando, por qué deberías implementar un ERP para gestionar tu almacén, la respuesta la encontrarías en los siguientes puntos:

• Porque aprovecharás al máximo el espacio de almacenaje
• Porque podrás adaptar el almacén a tu demanda
• Porque ahorrarás tiempo en la gestión de inventarios
• Porque acelerarás la recepción de mercancías
• Porque tu cliente lo notará y mejorarás su nivel de satisfacción respecto del servicio que le prestas
• Porque escalarás posiciones entre tus competidores
• Porque podrás ajustar tus niveles de stock
• Porque dispondrás de información en tiempo real para tomar decisiones inteligentes
• Porque recortarás los costes asociados a los procesos administrativos

Conclusión

En definitiva, hay un montón de razones que explican la relevancia de un ERP para gestionar el almacén. Razones que van desde la reducción de tiempos y costes, hasta la automatización de tareas administrativas, ganando velocidad y precisión. Ambas cuestiones están muy relacionadas con lo que hablábamos al principio. Es decir, con el dato.

Un ERP automatiza el acceso a la información, proporciona informes y permite cruzar los datos para que sean “válidos” para cualquier área del negocio.  Esta automatización de información y de tareas, minimiza los errores humanos. Y, elimina pasos innecesarios en la preparación de los pedidos o en las entregas. Un ERP reduce, por tanto, las cargas de trabajo, haciendo que los procesos sean más coherentes, más rápidos y mas transparentes. Y, sobre todo, más eficientes y rentables. En ¿cómo afrontar la gestión del almacén en tiempos críticos? se muestran algunas razones más concretas que quizá también te ayuden a ver la luz.

Funciones del ERP en la gestión del almacén

Y, ahora que tienes claro que un ERP “te cambiará la vida”, al menos la vida relacionada con la gestión del almacén, el siguiente paso es poner el foco en la solución. ¿Qué funciones debe incluir un ERP para optimizar la gestión del almacén? ¿Qué modelo de comercialización encaja mejor en tu negocio? ¿Qué servicios acompañan a la tecnología? ¿Cuánto tiempo tardarás en implantarlo? ¿Y, en aprender a usarlo? Son muchas preguntas, desde luego. La buena noticia es que son preguntas que ya se han hecho otros  clientes antes que tú. Por eso, hemos diseñado esta  “Guía para elegir ERP” que puedes descargar gratis. En ella encontrarás la respuesta a estas y otras muchas preguntas.

No obstante, si buscas una respuesta rápida sobre funciones clave de un ERP para gestionar el almacén, te las resumo en estos puntos:

• Gestión de lotes y caducidades para controlar la trazabilidad
• Gestión de rutas de reparto y cobros
• Gestión de depósitos
• Multi-almacén
• Codificación segmentable de artículos
• Control de existencias
• Movimientos del almacén
• Cálculo de márgenes
• Gestión de stock en tiempo real
• Control de inventario
• …

Finalmente, querrás saber cuánto puede costarte un ERP para gestionar el almacén.  Mi recomendación es que selecciones 2 o 3 proveedores y compares. El precio puede variar significativamente en función de las necesidades que tenga tu almacén. También, de tus expectativas y de los objetivos que quieras alcanzar. Dependerá también del software que elijas y del modelo de explotación que creas que encajará mejor en tu negocio. Es decir, podrás optar por comprar la licencia del software o por utilizarlo en modo SaaS. Como ves, hay muchos condicionantes que pueden hacer variar el precio. Si quieres ponte en contacto con nosotros y haremos un análisis detallado de tus necesidades y te presentaremos la propuesta más ventajosa para tu negocio.