ERPs para pymes sin complejos: algunas razones por las que implementar un sistema de gestión empresarial

Las grandes multinacionales no nacieron, así, con miles de millones de inversión, una plantilla grande y liderando un amplio mercado. Muchas historias de éxito se han construido con los cimientos de pequeñas y medianas organizaciones que nacieron en torno a una buena idea, un equipo – generalmente pequeño- muy comprometido y un nicho de mercado al que seducir.

Con el tiempo y el trabajo bien hecho fueron alcanzando hitos y con ello, incrementando cuotas de mercado, plantilla, inversiones, tecnología, etc. Con toda seguridad siguiendo un orden establecido en una hoja de ruta previa -planificación- pero, también, con la habilidad suficiente como para cambiar el paso en función de los nuevos acontecimientos -muchos de ellos, inesperados- que iban sucediéndose por el camino.

Quiero decir con esto que no siempre una empresa que nace pequeña sigue siendo pequeña toda su vida. Tampoco todas las organizaciones acaban convirtiéndose en grandes holdings económicos, tiburones de la empresa o multinacionales referentes en el mundo entero. Lo más normal, a decir verdad, es que las empresas evolucionen a lo largo del tiempo, vayan incorporando nuevas líneas de negocio o nuevos servicios para apuntalar su especialización en una determinada materia, sector o segmento de mercado, que vea crecer -significativa o sustancialmente- su plantilla y, que, en términos generales- adquiera un volumen de negocio y, por tanto, un equipo de profesionales, bastante más grande que con el que empezó.

La relación flexibilidad y éxito

¡Ojo! también las empresas pasan, como digo, por diferentes etapas durante su vida, de forma que unas veces puede ser que aumenten su actividad -y con ello todo lo que eso implica- mientras que otras, pueden necesitar contraerse para capear momentos de crisis o períodos estacionales adversos. O sea que, la elasticidad debe ser una de sus principales cualidades.

De hecho, así es. Las pymes, por definición, son organizaciones flexibles, acostumbradas al cambio y a la respuesta inmediata. Ahora bien. Para apuntalar esta flexibilidad y poder operar conforme a los requerimientos de un mercado cada vez más competitivo, las pymes no pueden dejarse “avasallar” por antiguos complejos, generalmente, condicionados por su tamaño. La verdad es que, en cuanto a tecnología, la Nube y los diferentes modelos de comercialización y explotación han sido determinantes.

Algunas razones que justifican la implementación de
un ERP para pymes Share on X

Entonces, si me preguntas, por qué es importante para una pyme, incluso, por qué es importante para una empresa pequeña gestionar sus procesos y su operativa vía ERP, mi respuesta es relativamente sencilla: porque debe poder expandirse o contraerse con agilidad, fácilmente, de manera segura y con la garantía de que la información que maneja en todo momento es fiable, está actualizada y responde a las necesidades que puedan plantearse en cualquiera de las áreas que conforman la organización.  Y sí, porque facilita el intercambio de información, la analítica de los datos y la toma de decisiones más responsables.

Resumiendo: Cualquier pyme necesita apoyar su gestión en un ERP, primero para ser más eficiente y segundo para apoyar su crecimiento. Eso sí, deberán ser soluciones escalables y que faciliten la integración con otros aplicativos; un ERP permite controlar y, lo que es mejor aún, predecir el crecimiento, la línea sobre la que evolucionar (negocio, segmento, proveedores, etc.). Afortunadamente, el precio ha salido de los debates sobre qué soluciones son más o menos adecuadas.

Ventajas concretas

Siendo un poco más concretos, si lo que tratamos es de dilucidar qué beneficios reales aporta un ERP al ecosistema pyme, mi respuesta es aún más clara:

• Gestión de la información: datos centralizados, facilidad de acceso, seguridad en el almacenamiento, etc. Todas las áreas de la empresa acceden a la info. ubicada en una única base de datos centralizada, por lo que, se gana tiempo, se minimizan los errores y se gana en agilidad.
• Eliminación de tareas repetitivas: por lo general estas tareas aportan poco valor y generan desmotivación entre quienes tienen que encararlas, aunque sean tareas de obligado cumplimiento -tipo impuestos-. Automatizar estas funciones es clave, no solo para acelerar los procesos primarios -contabilidad, por ejemplo- sino para agilizar la elaboración de informes, estadísticas, históricos, etc. (procesos secundarios).
• Respuestas transparentes y rápidas: el hecho de que el ERP actualice los datos regularmente hace que se puedan tomar decisiones en tiempo real y, proporcionar respuestas a clientes, empleados, proveedores, etc. en tiempo récord. Con ello, mejoramos la calidad del servicio que prestamos, la imagen que proyectamos y, en términos generales, la competitividad del negocio.

Estas son solo algunas de las razones que se me ocurren. ¿Cuál es la más importante para ti?