Funcionalidades del software ERP: resumen completo

Hablar de tecnología es relativamente sencillo. Otra cosa es entender, de verdad, lo que hay detrás de la teoría. Es decir, la parte más práctica de esa tecnología. No siempre dedicamos el tiempo necesario a mostrar los beneficios que aporta la innovación. Y el software. Así que, hoy, en este post hablaremos de las funcionalidades del software ERP. Y, sobre todo, de qué beneficios aportan esas funcionalidades a la gestión ordinaria en el ecosistema pyme.

Mucha gente sabe lo que significa ERP (Enterprise Resource Planning). Pero, son muy pocos los que saben realmente lo que su ERP puede aportar a la gestión del día a día de su organización. Es una pena, desde luego, porque siempre he pensado que si las empresas supieran lo que un ERP puede hacer por ellas, todas utilizarían uno.

Las funcionalidades del software ERP son impresionantes. Por eso, para que todos se puedan familiarizar con el lado práctico del software ERP he decidido preparar este “paseo” virtual.  Un recorrido práctico por sus módulos, funcionalidades y aplicaciones. La idea es mostrar cómo el software ERP puede interferir en diferentes áreas de la organización para aumentar su productividad y eficiencia.

Lo primero, la definición del software ERP

Software ERP se define como un sistema de planificación de recursos empresariales. Es decir, hablamos de una solución única que integra multitud de aplicaciones y funcionalidades en diferentes módulos. Un ERP proporciona una visión completa del negocio. Y ayuda a optimizar sus procesos. Normalmente, en un ERP genérico -no, vertical- encontrarás módulos de:

  • Gestión financiera
  • Gestión comercial
  • Gestión de almacén

Como el propósito del ERP es proporcionarte una solución completa para ayudar a los departamentos de la empresa es importante poner el foco, primero en tus necesidades. Y, segundo, en las funcionalidades y operativa del ERP.

Principales funcionalidades del software ERP

Gestión financiera

Cuando se trata de entender y ayudar a una empresa en todas sus áreas, las finanzas se convierten, sin duda, en el eje central.  Aquí es donde es donde, por ejemplo, se encuentran las facturas a cobrar con las facturas de los proveedores. Y, donde, en última instancia, se toman muchas de las decisiones operativas y estratégicas que afectan al negocio.

Básicamente, un módulo de gestión financiera se divide en tres entornos:

Contabilidad

Entre sus múltiples funcionalidades podemos destacar las funciones de reapertura y cierre, los asientos Patrón, el registro de facturas o el punteo manual y automático. También la emisión de documentos, la gestión de Declaraciones, los estados financieros, el control de ingresos y cobros previstos y la protección de cuentas. Por supuesto, también el control de presupuestos y desviaciones, todo tipo de prestaciones asociadas a la contabilidad analítica, informes y listados especiales.

Dicho esto, lo que más nos importa son los beneficios que podrá obtener tu organización con un ERP contable. Te los resumo en los siguientes puntos:

    1. Ahorro de tiempo con los cierres anuales
    2. Eficiencia y certeza al introducir los asientos
    3. Confidencialidad y seguridad de la información
    4. Sencillez en la realización y presentación de las Declaraciones
    5. Apoyo en la toma de decisiones
    6. Control de cobros y pagos, costes, presupuestos, desviaciones, etc.

Tesorería

Confía en una herramienta completa. Una solución que esté diseñada para planificar y controlar los activos financieros de tu organización. Que proponga un sistema dinámico e interactivo. Y que actualice diariamente la información con los datos telemáticos de las diferentes entidades bancarias con las que trabajes. Busca que sus funcionalidades faciliten la conciliación bancaria, la situación y gestión de las cuentas bancarias y las acciones de pago y cobro. Debe incluir funciones para optimizar los asientos contables y controlar el riesgo por línea de negociación, préstamos e inversiones financieras.

En cuanto a los beneficios, los más importantes serán:

    1. Autonomía para gestionar la información
    2. Seguridad en los procesos de cobros y pagos
    3. Ahorro efectivo de tiempo
    4. Previsión de saldos bancarios
    5. Trazabilidad de la documentación que interviene en los procesos de tesorería
    6. Planificación presupuestaria

Inmovilizado

En términos generales un ERP de Inmovilizados deberá ayudarte a gestionar los activos fijos de tu empresa. Eso sí, deberá ahorrarte el esfuerzo que implica llevar un doble control de amortizaciones, fiscal y/o patrimonial. Por supuesto, facilitar el seguimiento de ubicaciones, alteración de elementos, leasing, deducciones fiscales, etc. Y, una de las cosas más importantes en las que debes fijarte cuando analices las funcionalidades de un software ERP en cuanto al inmovilizado es que te ayude a optimizar el beneficio financiero-fiscal.

Más allá de funcionalidades, si te fijas en los beneficios puros y duros, busca:

    1. Sencillez para generar los asientos contables de las amortizaciones
    2. Control de hechos económicos que afectan al valor de los inmovilizados
    3. Optimización del beneficio financiero-fiscal
    4. Acceso inmediato a información precisa a través de múltiples informes
    5. Comprobación de la información contable
    6. Datos relacionados con contratos de leasing
    7. Informes anuales
    8. Control de ubicaciones

Gestión comercial

La clave del éxito de cualquier organización  está en su área comercial. Por supuesto que todas las áreas son críticas para el negocio. Y que lo ideal es que todas funcionen de manera colaborativa. Pero, lo cierto es que si no hay ventas o si las ventas se producen de manera ineficiente o poco rentable, el negocio no remontará. Por eso, es importante que tu empresa apueste por un ERP que simplifique y rentabilice la mecánica de todo el ciclo comercial. Y, en todo el ciclo comercial incluyo compras, almacén y ventas. Pero, también, incluyo el control estadístico del negocio para que puedas ir analizando, planificando y corrigiendo en tiempo real.

Entonces, ¿En qué funcionalidades del software ERP de gestión comercial deberías poner el foco? Básicamente en el control de pedidos, presupuestos y almacén, en facturación -incluyendo libro de facturas IVA/IGIC), en proveedores, representantes y clientes, en estadísticas Y, en todas las funciones asociadas a la elaboración y presentación de Declaraciones y a la generación de Informes.

Si las funcionalidades del software ERP de gestión comercial son eficientes, el sistema te proporcionará los beneficios que esperas. Algunos de los más significativos serán:

  1. Mayor facilidad para la toma de decisiones al proporcionar información precisa en tiempo real
  2. Más seguridad para planificar las compras al automatizar pedidos, identificando los proveedores más convenientes, en función de diferentes criterios
  3. Gestión de ventas fluida y sin errores
  4. Precisión en el control de los stocks
  5. Facilidad para acceder rápidamente a la información relevante
  6. Minimización de los riesgos
  7. Optimización del proceso comercial y reducción significativa de los gastos

Gestión del almacén

Una gestión optimizada del almacén puede hacer ganar o perder mucho dinero a una pyme. Por eso, es importante entender el impacto que sus costes o beneficios genera sobre el negocio. Tanto si operas en el entorno del retail, la distribución o la logística, como si tienes un pequeño almacén para dar soporte a tu función comercial, es importante prestar atención a lo que sucede dentro de esa “caja negra”. Y, más importante aún resultará la optimización de todos los movimientos y decisiones que afectan a su funcionamiento.

Entonces, el software ERP deberá tener funciones multi-almacén, codificación segmentable de artículos, gamas, control de existencias y movimientos. Por supuesto, funciones que permitan el cálculo automático de márgenes y la realización de albaranes a partir de un pedido pendiente que te sugiera las cantidades pendientes de servir y sus condiciones comerciales. No te olvides de las funcionalidades que apoyan la gestión de lotes y caducidades y el control de la trazabilidad o la gestión de rutas de reparto, entre otras. La actualización automática de existencias y la posibilidad de acceder a diferentes estadísticas también son funcionalidades “must”.

Y, puestos a repasar los beneficios de un software ERP en el entorno del almacén, me quedo con estas cuantas ventajas:

  1. Máxima optimización del espacio de almacenaje
  2. Mejora de la satisfacción del cliente y, por tanto, mejor disposición para la fidelización
  3. Flexibilidad para adaptar el almacén a a la demanda real
  4. Eficiencia en la actualización de inventario
  5. Aceleración en la recepción de mercancías

Funcionalidades del software ERP que suman

Ten en cuenta que hablamos de las funcionalidades de un software ERP estándar. No, tanto de un software vertical. En caso de que tu sector fuera muy específico y requiriera de funciones especiales, el ERP con el que operarías sería más especializado. Y, quizá perdería la “magia” financiera que aportan los sistemas más generalistas. Recuerda que la gestión financiera y/o comercial es imprescindible sea cual sea el sector en el que opere la organización. Por eso es importante que ese entorno esté perfectamente cubierto. Y, luego, puedes optar por un software con menos funcionalidades sectoriales. O, mejor aún, por la integración entre diferentes aplicaciones.

Dicho esto, a priori, cuánto más completo sea el ERP, mejor. Por otro lado, hay fabricantes que han acumulado mucha experiencia en sectores concretos: producción, restauración, construcción, etc. Y han optado por sumar a su propuesta de ERP, módulos concretos que respondan a necesidades específicas de determinados sectores. Y, otros tantos que han apostado por “abrir” sus aplicativos a software de terceros, vía integración.

Ahora estamos más orientados al cliente y esto hace que sea necesario gestionar los datos de una manera unificada y centralizada. Clic para tuitear

Por eso, cuando pensamos en un sistema ERP ya no solo pensamos en la gestión financiera, en la comercial o en el almacén. Sino que, inmediatamente pensamos en una herramienta única con la que gestionar otras áreas de nuestra organización. ¡Ojo! y no solo gestionar, sino evaluar, analizar y planificar.

¿Por qué utilizar un ERP para pymes?

Un ERP permite automatizar el flujo de información de una organización. Cuando se introducen los datos en el sistema, el workflow del ERP distribuye los datos a las áreas que los necesiten. Si hablamos de funcionalidades del software ERP pensamos en una distribución modular: Es decir, módulos independientes, pero conectados entre sí, que comparten una única base de datos. La información se almacena en tiempo real. No hay interrupción del flujo de datos. Y proporciona una visión 360º de todos los procesos -compras, ventas. stocks, producción, contabilidad, tesorería, etc.

Creo que, poco a poco, estamos pasando de un modelo de organización vertical a un modelo mucho más horizontal. Y me explico. Antes las empresas se gestionaban en base a determinadas funciones: comercial, producción, contabilidad, etc. Ahora, estamos más orientados al cliente y esto hace que sea necesario gestionar los datos de una manera unificada y centralizada.

La base de datos única con la que opera el ERP permite satisfacer las expectativas de todas las áreas que componen la organización. Y, ayuda a que cada uno se centre en aportar el máximo valor posible en la ejecución de sus funciones. Échale un vistazo a los datos son el nuevo “petróleo” de la economía moderna para entender lo que te digo.

Resumiendo, aunque ya has visto algunas ventajas concretas del ERP, te cuento en estos cinco puntos los principales beneficios que aporta en general al ecosistema pyme:

  1. Singularidad del sistema de información

    Utilizar un ERP elimina el riesgo de duplicación de datos y evita así, el riesgo de cometer errores. Su única BBDD centralizada y común para todos los módulos es una garantía de éxito.

  2. Eficiencia y productividad

    La actualización de los datos en tiempo real y la automatización de tareas ahorran a las pymes un tiempo considerable. Por ejemplo: si el departamento de ventas registra una orden de compra, el stock se actualiza al momento y el asiento contable se rellena automáticamente.

  3. Optimización de los procesos de gestión

    La comunicación interdepartamental se facilita gracias al papel estructurador del ERP que mejora la coordinación y el trabajo colaborativo entre diferentes equipos.

  4. Control de costes

    La actualización de los datos en tiempo real permite al área financiera analizar rápidamente el estado de situación de sus cuentas. El ERP facilita así, la toma de decisiones.

  5. Escalabilidad

    El ERP al estar compuesto por una combinación de módulos puede que, con el tiempo la organización quiera sumar nuevos módulos. O, restar. Lo importante es la flexibilidad que proporciona el sistema para crecer o contraerse en función de las necesidades del negocio.

Si el tema te interesa podemos contarte muchas cosas más. Y, sobre todo, ayudarte a impulsar el cambio de tu negocio. ¿Hablamos?

 

 

Datisa

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