Automatizar las funciones administrativas mejora la atención al cliente

No hay áreas más o menos importantes, ni funciones más o menos relevantes. Todo el trabajo que se realiza dentro de una organización aplica a la consecución del éxito del negocio.  Un éxito que pasa, sí o sí, por poner al cliente en el centro. Obviamente, cada entorno tiene definidos sus objetivos y su contribución al bien común. Pero, está claro que todas las tareas de la organización impactan, de una manera u otra, en la imagen que proyectamos al cliente.  También las funciones administrativas. ¿Quieres saber cómo y por qué? Te lo explicamos en 3 minutos.

La atención al cliente es una de esas funciones que, a veces, se “esconde” detrás de cuestiones, a priori, más relevantes en la gestión comercial. La política de precios, los acuerdos con proveedores, las comisiones comerciales, la estrategia de compras, el ciclo de cobros y pagos, …

Todo parece ir por delante de la definición y automatización -o no- de los procesos relacionados con la atención al cliente. Sin embargo y, a pesar de saber que el cliente debe estar en el centro, no siempre, se toma conciencia de que todo lo que sucede en una organización impacta -directa o indirectamente- sobre el trato que se dispensa al cliente. Y más aún, sobre la imagen que el cliente extrae de nosotros, como profesionales, como organización, como referente, …

Funciones administrativas que generan beneficios

En el artículo ¿quieres saber cómo aumentar el margen de beneficio? queda claro que beneficio e ingresos no es lo mismo. Lo que a veces no vemos con tanta precisión son los matices que diferencian un tipo de beneficio de otro. Te cuento: en una organización podemos encontrarnos con beneficios económicos, beneficios reputacionales, beneficios funcionales, beneficios operativos, etc. Todos ellos, por el simple hecho de ser beneficios, impactan en positivo sobre el negocio. Y, generalmente, también, de forma directa, sobre la cuenta de resultados.

Llevemos este principio al área de administración. Por ejemplo, asociar un buen funcionamiento de este entorno con el incremento de la satisfacción del cliente no parece tan obvio. Pero, te hago una pregunta: cuándo compras algo o contratas un servicio, ¿Cuándo das por concluida tu experiencia de compra? ¿Qué criterios tienes en cuenta para valorar la relación con la marca?

Seguramente, pensarás en algunos aspectos como: la disponibilidad del producto/servicio, la rapidez en la entrega, el precio, la información, la profesionalidad de quienes te atendieron o, el soporte que te prestaron durante el proceso de compra, las posibilidades y condiciones de devolución, las facilidades de pago, …

Es decir, que no se trata solo de comprar algo que te gusta/necesitas. Tu experiencia de compra trasciende más allá del entorno meramente comercial. Entiendo que si compras algo y la factura no te llega, o te llega tarde, o defectuosa, no valorarías con un 10 sobre 10 tu experiencia de compra, por mucho que el producto/servicio adquirido sea lo que buscabas, al precio que querías.

Lo que quiero decir con esto es que, la gestión comercial de cualquier negocio tiene una parte administrativa muy importante. Y que, esa parte administrativa debe ser exquisita si queremos que la experiencia del cliente sea excelente de principio a fin.

Funciones administrativas que son claves

Las funciones administrativas son clave en el ecosistema pyme. En términos económicos, no generan ingresos. Pero, en términos operativos, si se dejan de hacer o se hacen mal tienen un impacto negativo sobre el negocio. Son tareas de obligado cumplimiento para respetar las normativas contables, fiscales e, incluso, laborales.  Y para poner al cliente en el centro, que como decíamos, es una de las prioridades de los negocios modernos.

Entonces, optimizar los procesos administrativos es prioritario para las pymes. Hablamos de procesos que debemos ejecutar con la misma pericia que cualquier otra tarea que sí impacte directamente sobre los márgenes de beneficio. O sobre su eficiencia. O sobre su rentabilidad. Acuérdate de lo que decíamos antes: al final, todos los beneficios, por el hecho de serlo, se traducen en dinero.  Vuelvo al ejemplo anterior: presupuestos, albaranes o facturas, son parte del trabajo administrativo. Pero al mismo tiempo son tareas necesarias para facilitar la gestión comercial de cualquier negocio.

Las tareas administrativas pueden ser rutinarias. Automatizarlas aumenta la productividad de la organización porque acelera los procesos y evita errores Clic para tuitear

Sin embargo, muchas empresas aún desconocen el alcance y el tiempo que consumen estas tareas al conjunto de la organización. ¿Cuántas horas implican? ¿Quiénes tienen que involucrarse? ¿Qué impacto real tiene sobre la cuenta de resultados? ¿Qué penalización podría acarrear una mala gestión administrativa?

Ese desconocimiento hace que, muchas veces, se pase por alto la necesidad o, las ventajas que reporta la automatización de las tareas administrativas. En este sentido, mi recomendación es clara: automatiza todo lo que puedas. ¿Por qué? No solo por la disposición de más tiempo libre para abordar tareas de mayor valor para el negocio.

  • Disposición de más tiempo libre para abordar tareas de mayor valor para el negocio
  • Fácil acceso a información valiosa para la toma de decisiones
  • Impacta sobre la atención al cliente y mejora su experiencia de compra
  • Incrementan la eficiencia y productividad del negocio

Funciones administrativas que se automatizan

Las tareas administrativas pueden ser rutinarias, en eso estamos de acuerdo. Automatizarlas aumenta la productividad de la organización porque acelera los procesos y evita posibles errores. Su informatización nos permite poner el foco en otras labores que aportan más beneficios económicos -directos- mejorando la dinámica interna. Eso sí, siempre y cuando, no nos olvidemos de poner al cliente en el centro.

Si se automatizan las tareas administrativas la gente destinará menos tiempo a tareas de escaso valor. Y, más tiempo y atención, a otras funciones más orientadas al crecimiento del negocio, a la satisfacción del cliente y a buscar nuevas oportunidades de mejora permanente.

Por otro lado, las tareas administrativas suelen crecer conforme lo hace la organización. Es decir, a mayor tamaño, mayor volumen de tareas administrativas. Uno de los objetivos de las empresas que crecen sería limitar su burocratización. Por eso, la agilidad y la automatización se convierten en elementos clave para la buena marcha del negocio. Las pymes que apoyan la gestión de su área administrativa en un ERP sistematizan y estandarizan mejor sus procesos. Y, al mismo tiempo, hacen que el trabajo en este entorno sea mucho más ágil y sencillo. También más seguro y confiable. Descarga gratis la “Guía para elegir ERP”

Nosotros hemos identificado una serie de ítems que aclaran cómo apoyar la gestión de tareas administrativas en un ERP permite optimizar el tiempo, mejorar los procesos y reducir la carga:

 Paperless

Puede que no sea la principal razón por la que utilizar un ERP para llevar a cabo funciones administrativas, pero sí que constituye una razón de peso porque, además de contribuir a la conservación del medio ambiente, agiliza y securiza los procesos. Sin papel es menos probable que se extravíen los documentos, o que caigan en manos inadecuadas. El acceso a los documentos digitales deja “rastro·” por lo que seguir su trazabilidad es mucho más sencillo. Y la gestión online de todo este “papeleo” virtual evita tener que manejar cientos de documentos, muchas veces desactualizados o erróneos.

Facturación periódica

Facturación periódica. Programar la generación y envío de facturas a clientes, en los plazos deseados, incluyendo la introducción de las facturas procedentes de la plataforma de ecommerce -si la hay- al programa de facturación corporativo, ayuda a reducir el tiempo y a gestionar de una manera más fácil y eficiente estos procesos de facturación. El proceso de facturación es un ejemplo claro de que hablamos de tareas que no generan ingresos, pero si repercutir en el cobro por lo que si se hacen mal pueden repercutir negativamente en el negocio. Además, la mala imagen que transmite una facturación errónea, el incumplimiento de los plazos o, simplemente las incidencias repetitivas pueden dar al traste con la reputación de la marca y hacer que el cliente prefiera buscar otras alternativas, aunque esté satisfecho con el producto o servicio que le ofreces.

Contabilidad a golpe de clic

Elaboración de los modelos trimestrales y anuales de IVA, IS, IRPF, etc. a través de cálculos automáticos, partiendo de los datos de las facturas que ya se han generado y que están almacenados en el sistema. Esta contabilidad automática evita los cálculos manuales, que se cometan errores y que se pierda tiempo. Pero, sobre todo, constituye una importante fuente de información a la que se puede recurrir, para la toma de decisiones, incluso en tiempo real. Esta automatización, además, no solo permite agilizar las tareas de contabilidad propiamente dichas, sino que facilita la elaboración de informes, estadísticas e históricos y ayudan, en definitiva, a poner en valor la información económica del negocio que, sin el tratamiento adecuado, puede pasar completamente desapercibida.

Conciliación bancaria más fácil

La conciliación bancaria es una de las tareas administrativas más tediosas y complejas de hacer de forma manual. Consiste en justificar o comparar los movimientos bancarios con las operaciones y las facturas que se han generado en un período de tiempo concreto. El ERP agiliza, automatiza y facilita la comparación -sin margen de error- entre los movimientos del extracto bancario y los cobros y pagos de las facturas. Es un proceso de control que ayuda a identificar posibles errores entre el registro de las facturas y los movimientos bancarios.

En resumen, estos son solo algunos ejemplos, que muestran cómo la automatización de las funciones administrativas facilita la gestión global del negocio. Y permite visibilizar el papel de la administración en el conjunto de la organización. De forma que, aunque hablamos de unas funciones que no generan ingresos, bien ejecutadas, pueden convertirse en claves para impulsar el éxito del negocio.

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