Gestión de inmovilizado, más allá de las amortizaciones

El inmovilizado de la empresa está formado por el conjunto de bienes materiales o inmateriales consignados en los balances de las empresas y creados o adquiridos por ellas para ser utilizados de forma duradera.

Maquinaria, aplicaciones y equipos informáticos, edificios, elementos de transporte, patentes, etc., son ejemplos de activos inmovilizados que las organizaciones incorporan como inversiones permanentes con la intención de que aporten rentabilidad futura a la compañía. Su gestión y control es por ello vital, dado que la proyección de una empresa dependerá siempre de la eficacia en la gestión de sus recursos, para lo que se hace necesario el uso de una aplicación específica.

Una buena solución de gestión del inmovilizado debe volcar su desarrollo funcional en torno a la cobertura de tres grandes objetivos: dar solución contable a la problemática de los activos fijos, la optimización del beneficio financiero-fiscal, y la gestión de localizaciones y ubicaciones.

Cómo realizar la contabilización de los activos

Sin duda, una de las labores fundamentales a resolver en la gestión de inmovilizados es la contabilización de la amortización de la inversión realizada en la adquisición de activos.

Una gran parte de las empresas españolas no tiene mecanizada esta labor con una solución específica, y normalmente la realizan de forma manual o con hojas de cálculo, cuyas formulaciones y resultados tienen que ser actualizados y revisados cada vez que se usan. Por ello, la confección de este tipo de asientos es muy laboriosa, y normalmente la dejan aparcada hasta el final del ejercicio. Además, las hojas de cálculo presentan un alto grado de dificultad a la hora de hacer un reparto equilibrado del gasto a los centros de coste.

Una buena solución de gestión de inmovilizados resuelve este problema, permitiendo amortizar según las necesidades de la empresa, y de forma completamente automática, los asientos de amortizaciones del periodo indicado.

Optimización del beneficio financiero-fiscal

Una de las principales ventajas que aporta un aplicativo específico a la gestión de los inmovilizados es la posibilidad de optimizar el beneficio financiero-fiscal, consistente en la adecuación (adelantando o retrasando) de los gastos de amortizaciones a las estimaciones de los beneficios de las empresas, para obtener así el beneficio fiscal más conveniente, siempre dentro de los límites de la legalidad y de las posibilidades fiscales. La adecuada gestión del inmovilizado permite que, en función de sus previsiones de beneficio, la empresa repercuta más o menos del gasto del bien en los resultados finales, con el fin de reducir el importe concreto del impuesto de sociedades a pagar en un año concreto.

La gestión de localizaciones y ubicaciones

Una aplicación de gestión de los inmovilizados también debe facilitar la identificación física de cada activo a través de la emisión de etiquetas, en las que aparecerá la información que el usuario haya predefinido a partir de las posibilidades que ofrece su parametrización, por ejemplo, en forma de código de barras. Estas aplicaciones posibilitan, además, la clasificación o agrupación de activos bajo diferentes criterios a disposición del usuario (departamentos, localizaciones, tipos de inmovilizado, motivos de baja de un inmovilizados, etc.). Estos criterios funcionarán como filtros a la hora de emitir inventarios, estadísticas, o incluso cuando queramos generar los asientos contables de amortizaciones.