Gestión de Inmovilizados 360 grados (2)

En el post anterior comentábamos que desde nuestro punto de vista una aplicación de gestión de inmovilizados con una visión 360 grados debe volcar su desarrollo funcional en torno a la cobertura de tres grandes objetivos. En el artículo anterior desarrollábamos el primero, dar solución contable a la problemática de los activos fijos. Ahora abordaremos los que nos quedaron pendientes: La optimización del beneficio financiero-fiscal y La gestión de localizaciones y ubicaciones.

Optimización del beneficio financiero-fiscal

Una de las principales ventajas que aporta un programa de inmovilizado con una visión 360º a la gestión de los mismos es la posibilidad de optimizar el beneficio financiero-fiscal.

La optimización del beneficio financiero-fiscal consiste en la adecuación (adelantando o retrasando) de los gastos de amortizaciones a las estimaciones de los beneficios de las empresas, para obtener así el beneficio fiscal más conveniente, siempre dentro de los límites de la legalidad y de las posibilidades fiscales.

La adecuada Gestión del Inmovilizado permite que, en función de sus previsiones de beneficio, la empresa repercuta más o menos del gasto del bien en los resultados finales, con el fin de reducir el importe concreto del impuesto de sociedades a pagar en un año concreto. En este tipo de operaciones, la empresa siempre estará sujeta a la legalidad vigente en cuanto a las amortizaciones, además de al principio de continuidad en las prácticas de amortización, reflejado también en la nueva normativa internacional contable (IAE). Hablamos de beneficio financiero-fiscal y no de un beneficio fiscal concreto, porque la amortización de un determinado bien no reducirá el impuesto de sociedades en términos absolutos. El pago “aplazado” del mismo, sin embargo, permite que la empresa siga obteniendo beneficios bancarios del capital que, con una amortización a menor plazo, habría tenido que desembolsar antes.

Para poder realizar esta optimización se necesitan herramientas que ofrezcan los siguientes recursos:

• Posibilidad de llevar una doble valoración: patrimonial y fiscal. De esta forma podremos aplicar por una parte métodos de amortización que reflejen fielmente el valor patrimonial en un momento concreto (por ejemplo, para determinados activos un método lineal); y por otra parte, un método de cálculo más acorde a nuestra decisión de optimización del beneficio financiero-fiscal (por ejemplo, un método degresivo con unos parámetros concretos: amortizamos más rápidamente en los primeros años de uso del activo, para ir disminuyendo las cuotas sucesivamente).

• Disponibilidad de diferentes métodos de amortización.

• La posibilidad de cambiar en el tiempo los porcentajes de amortización.

• Cuadros de amortización: simulaciones y estudios a partir de diferentes alternativas en los parámetros de presentación (valor fiscal, valor patrimonial, presentación anual, mensual, cambios en los porcentajes de amortización,…)

La gestión de localizaciones y ubicaciones

Hasta ahora nos hemos acercado a la gestión de los inmovilizados desde una perspectiva fundamentalmente económica. Sin embargo, en muchas empresas existe también la necesidad de tener claramente localizados sus activos, y con ello de su identificación y clasificación.

Una de las grandes ventajas de llevar el control de localizaciones y ubicaciones es evitar pérdidas de inmovilizado y mejorar su nivel de conservación al tener controlado en todo momento su situación y su estado. Permitiéndonos una mejor previsión de los recursos y por tanto del gasto.

En primer lugar, nuestro software debe facilitar la identificación física de cada activo a través de la emisión de etiquetas, en las que aparecerá la información que el usuario haya predefinido a partir de las posibilidades que ofrece su configuración. Por ejemplo, podríamos hacer que en las etiquetas de los inmovilizados materiales figure un código de barras para su identificación.

La aplicación debería posibilitar además la clasificación o agrupación de activos bajo diferentes criterios a disposición del usuario (departamentos, localizaciones, tipos de inmovilizado,…). Estos criterios funcionarán como filtros a la hora de emitir inventarios, estadísticas, o incluso cuando queramos generar los asientos contables de amortizaciones. De esta forma, en un momento determinado podríamos por ejemplo sacar un inventario valorado (por criterio fiscal, o patrimonial) de los elementos de informática que el Departamento Comercial tiene en la oficina de Cádiz.

La aplicación debe permitir además hacer una gestión de las localizaciones por las que va pasando un activo. De esta forma podremos registrar sus cambios de localización, y ver su histórico de ubicaciones.

Dado que en muchas empresas el número de activos y localizaciones es muy elevado, y por tanto difícil de controlar, se hace necesario establecer rutinas periódicas de recuento por inventario. Esta labor se ve enormemente simplificada con el uso de terminales PDA que aportará los beneficios de la movilidad en la toma de datos.

A través del código de referencia de los activos (posibilidad de reconocimiento por lectura de códigos de barras), con el módulo para PDA podremos gestionar los cambios de localizaciones, ver información de cada activo, darlos de baja,…

Ambas herramientas deberían estar integradas por tanto para ofrecer al usuario una gestión completa para el control y gestión de los inmovilizados.

Conclusiones

Una parte importante de las PYMEs españolas, lleva a cabo una gestión del inmovilizado acorde al mínimo legal exigido, utilizando en muchos casos hojas de cálculo para la gestión de amortizaciones.

Hay que tener en cuenta que la gestión de los activos fijos reviste una complejidad adicional, representada por la liquidación de la inversión de manera prorrogateada a lo largo de varios ejercicios, y las empresas deben saber que ir más allá en esta gestión, con el apoyo de aplicativos software con una visión 360ª, les permitirá conseguir ventajas adicionales al fácil y rápido cumplimiento de sus obligaciones legales.

Con este tipo de aplicaciones y muy poco esfuerzo, se puede llevar un doble control de las amortizaciones, fiscal y patrimonial, así como un seguimiento de ubicaciones, alteración de elementos, leasing, deducciones fiscales, depreciación de inmovilizados, etc.

No sólo nos permitirá cumplir con nuestras obligaciones legales sino además poder sacar un mayor partido a un recurso necesario pero normalmente ocioso a través de la optimización del beneficio financiero-fiscal y una mejor utilización de nuestros recursos a través del control de localizaciones y ubicaciones.