Gestión de inventarios, mucho más que ahorrar costes

La gestión óptima del inventario es una de las actividades clave a las que debe mirar cualquier pyme. Comprar y registrar la entrada y salida del inventario no es tarea sencilla sin la tecnología adecuada. Por eso, las pequeñas y medianas empresas deben poner el foco en el cuidado de su inventariado, estableciendo los criterios óptimos y utilizando las soluciones tecnológicas que les permitan disponer del stock necesario para responder a los cambios en su demanda y evitar cualquier pausa en su actividad.

La gestión del inventario varía en función de la actividad que desempeña la organización. Ya sea el almacenamiento de materias primas o de productos terminados, lo cierto es que las pymes deben mirar con lupa su eficiencia para evitar la pérdida o el deterioro de lo que guardan. Pero, también, deberán prevenir el decrecimiento de su valor en el mercado o la merma de oportunidades ya sea por tener inmovilizada la mercancía más tiempo de lo previsto y/o necesario, o, por sufrir roturas de stock con la repercusión negativa que eso implicaría para el servicio al cliente.

En términos generales, inventariar permite evitar excesos o escasez de mercancías para servir a los clientes o, bien de materias primas para fabricar un determinado producto. Con ello, las organizaciones pueden establecer unos niveles óptimos y trabajar en base a diferentes criterios (FIFO – First in First out- LIFO – Last in First out-, PMP -Precio medio ponderado-, …) personalizando su inventario en función de sus necesidades y las de sus clientes. Recuerda que, tanto el exceso (tener demasiada cantidad es como tener el dinero retenido en el almacén), como el defecto (no tener stock disponible cuando un cliente lo solicita irá en detrimento de la imagen de marca y puede repercutir negativamente en las cifras de venta) son dos situaciones que comprometen el buen funcionamiento del negocio.

Impacto del control de inventario en el negocio

Como hemos dicho tantas veces, todas las acciones provocan reacciones. Tomar una decisión en un departamento no solo impacta sobre el trabajo de ese mismo departamento, sino que, esa decisión tendrá repercusiones en otras áreas de la organización. Si hablamos de inventarios, está claro que, cualquier iniciativa que se tome en este sentido, implicará -sí o sí -al departamento de compras y ventas, al de finanzas o administración y, en caso de tratarse de una organización manufacturera, al de producción. Pero también, tiene efectos, en mayor o menor medida, en el resto de las áreas que componen la organización.

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Simplemente, por hacernos una idea: para el departamento de compras es necesario que almacén gestione de manera óptima sus inventarios porque de ello depende en gran medida evitar la compra de mercancía en exceso. Aunque, también es cierto, que en según y qué ocasiones, a la compañía le puede venir bien precisamente eso, comprar en exceso, primero porque podría minimizar los costes por unidad y los gastos de compra, en general. Y, segundo, porque podría responder a una previsión de ventas elevada bien por estacionamiento, bien por lanzamiento de nuevo producto al mercado o bien, por cualquier otra causa que pueda justificar el incremento de la demanda de un determinado producto en un momento concreto. Si dispone de la información puede anticiparse.

En cualquier caso, hay que ser muy prudentes con la compra en exceso, ya que se corre un riesgo importante de que la mercancía quede inmovilizada en el almacén, no pudiendo por tanto liquidarse; y al mismo tiempo la compra implica que tenemos que pagar a los proveedores. Por tanto, la falta de liquidez podría dar lugar a un problema financiero.

Por otra parte, la gestión eficiente del inventario repercute -y, mucho- en el área de ventas, como no podía ser de otra manera. Sin entrar en detalle, para hacer frente con rapidez a las nuevas exigencias del mercado, que se mueve ya en clave digital, muchas organizaciones se decantan por niveles de inventarios elevados. Esto no quiere decir que sea imprescindible aumentar el nivel de existencias en todos los casos. Simplemente significa que, una vez más, disponer de la información, permite tomar decisiones más sólidas y acertadas.

Pero, seguramente, será el entorno financiero el que más “apriete” a la hora de comprar y vender mercancías y, por supuesto, a la hora de “guardar” en el almacén. Ya hemos dicho que, comprar grandes cantidades permite bajar los costes por unidad, pero, si finalmente esa mercancía no acaba teniendo salida, la empresa habrá “tirado su dinero”. Finanzas vela porque eso no suceda. Por otra parte, los inventarios reducidos hacen que la inversión necesaria sea menor, lo que, sin duda, alegraría, y mucho, al entorno financiero que debería “desembolsar” menos cantidad para hacer frente al pago. Sin embargo, aunque disminuirían también los costes de almacenaje, de obsolescencia, incluso los asociados al riesgo, lo cierto es que, si nos quedamos cortos, puede acarrear consecuencias nefastas también para finanzas.

Tecnología para un control eficiente de inventario

Generalmente, el control del inventario está asociado a las soluciones de gestión comercial porque, como decía antes, compras, ventas, logística, producción, finanzas, están muy relacionados con su gestión eficiente. Comprobar que las salidas del almacén son realmente las que se han autorizado, garantizar que los movimientos en el inventario quedan registrados de manera correcta o implementar la política de inventariado definida por la organización, son algunas de las cuestiones que pueden agilizarse simplemente disponiendo de las soluciones tecnológicas adecuadas.

Las ventajas que reporta el uso de un ERP para gestionar el inventario de una pyme son múltiples. Desde neutralizar los efectos de la estacionalidad hasta garantizar la reposición eficiente de las mercancías. Un control óptimo del inventario permitiría obtener grandes descuentos en las grandes compras, tener la certeza del dinero que la pyme guarda en el almacén en forma de mercancía, y, algo muy importante como identificar y minimizar las pérdidas por robos, mermas o desperdicios.

Pero, además, las pymes que apoyan la gestión de sus inventarios en un aplicativo ERP mejoran en su relación con el cliente, algo que en plena era digital en la que las organizaciones apuestan casi todas sus fichas al desarrollo de estrategias de Customer Centric resulta estratégico. Así, estos aplicativos permiten tener lo que podríamos llamar un stock de seguridad, el que permite responder a las demandas de los clientes sin demora y evitar así descontentos, desprestigios reputacionales y “fugas” de clientes. Al mismo tiempo, el control eficiente de las existencias facilita la oferta de una amplia variedad de productos al cliente, con las ventajas adicionales para las ventas que todo ello conlleva.

En definitiva, las pymes que gestionan sus inventarios de manera óptima ven recompensados sus esfuerzos en clave de mayor eficiencia ya que, ahorran costes y garantizan un mayor ahorro en sus inversiones. Pero, sobre todo, proporcionan un mejor servicio a sus clientes y, con ello, amplían sus posibilidades de fidelización y compromiso hacia la marca, algo altamente valorado en los tiempos digitales que corren.