Gestión del almacén en las pymes -Errores-

La gestión del almacén es una de las áreas que más importancia tienen en el proceso comercial de cualquier organización y, sin embargo, a menudo, suele ser uno de los que menos se tienen en cuenta.

Si gestionar el almacén es importante, en sí mismo, lo es más aún en los crecientes negocios relacionados con el comercio electrónico, sobre todo, si tenemos en cuenta que, gran parte de los costes de gestión van a concentrarse en la cadena de suministro, incluyendo, claro, el propio almacén.

Disponer de las tecnologías necesarias para abordar una gestión óptima, desde luego, es fundamental, como también lo es, la definición de un proceso adecuado y la puesta en marcha de las estrategias necesarias para obtener del almacén, la rentabilidad y eficiencia que demandan, particularmente las pequeñas y medianas empresas.

Como suele ser ya habitual, en la gestión de un almacén se hacen cosas muy bien, pero también se cometen errores que pueden salir realmente caros. Por lo tanto, tengo dos noticias: una buena y una mala. Como se trata de no amargarnos y en positivo sobre la gestión del almacén ya hemos hablado mucho en este blog, déjame que empiece por la mala noticia. Es decir, aquí te cuento los principales errores que se suelen cometer a la hora de gestionar un almacén. Y, sí, las consecuencias nefastas que pueden tener:

Dónde está mi mercancía

Empiezo por la función más avanzada. Si no existe un criterio de ubicación lógico constará mucho tiempo localizar la mercancía, mucha se acabará perdiendo, se harán reposiciones, a veces, innecesarias y, por supuesto, no será posible aprovechar el espacio físico del propio almacén. Y, aquí, me pongo seria, porque no aprovechar el espacio adecuado para cada producto, puede afectar, seriamente a la calidad del mismo. Y, si hablamos, por ejemplo, de alimentos para el consumo humano o de medicinas, además de que las consecuencias repercutirán en la rentabilidad del negocio, desde luego, también se pueden traducir en pérdidas de calidad.

Qué pasa con el inventario

Si no se hacen inventarios podemos meternos en un lío muy gordo. Hay que hacer inventarios porque si no es difícil, por no decir, imposible, cuadrar lo que hay en el almacén en realidad con la información que hay en el ERP. Imposible si no, detectar problemas, si los hubiera. Lo recomendable es hacerlo como mínimo una vez al año.

Qué hay de mis pedidos

¿Qué hay de mis pedidos? Hay que controlar, sí o sí, por un lado, pedidos a proveedores porque si no, podríamos tener roturas de stock o estar pagando demasiado por no haber podido negociar bien para reponer la mercancía en el almacén. Y, por otro, los pedidos de clientes porque si no se controla, no se sabe lo que sale del almacén. Sin ponernos tremendistas, solo el hecho de no controlar los pedidos, o las entradas y salidas, como se debiera, también afectar al bolsillo, y mucho, porque puede multiplicar por tres el volumen de trabajo que se deberá realizar, en caso, muy probable, de cometer cualquier error.

De dónde procede mi mercancía

La trazabilidad es un elemento clave, especialmente en empresas de alimentación, químicas o farmacéuticas, porque permite conocer la procedencia de la mercancía, e identificar, en todo momento, cualquier lote si fuera necesario. Si no hay trazabilidad y se produce algún problema, el coste de identificación del producto y su retirada del mercado, puede ser astronómico y, acarrear sanciones de la Administración, aún más severas si, en algún caso, además, se viera comprometida la salud de cualquier persona.

Cada uno por su cuenta

La falta de integración del proceso, o, mejor dicho, de las diferentes etapas que conforman el mismo, -petición de pedidos, recepción, consumos, entradas y salidas,…) puede hacer que el trabajo o no se haga o se haga dos veces. Si no se comparte la información en tiempo real, que es una de las premisas de los sistemas de gestión óptimos, es posible que, además de no controlar el stock como se debiera, se cometan errores en la toma de decisiones estratégicas (aprovisionamiento, abastecimiento, roturas de stock, …)

Estos son solo algunos ejemplos de la clara relación que existe entre la gestión óptima del almacén y la rentabilidad y/o generación de negocio, en una pyme. Mi recomendación para no caer en estos errores, o para solucionarlos si ya estás metido hasta el fondo, es que busques un proveedor tecnológico que te ayude a mejorar tus procesos, tanto en el almacenamiento en sí mismo, como en la preparación de los pedidos o en el control del stock. Y como me siento hoy generosa, te invito a que consultes la web de Datisa donde encontrarás, seguro, información interesante al respecto.