Gestión interna flexible y ágil para triunfar, más allá del COVID-19

En términos generales, gestionar bajo la premisa de la flexibilidad, la transparencia y la agilidad es clave para cualquier organización. No obstante, es un hecho que ha quedado demostrado tras el último año en el que la crisis sanitaria ha acelerado algunas cuestiones sobre las que veníamos debatiendo tiempo atrás. Cuestiones, no solo relacionadas con el producto, el servicio o el cliente, sino con los modelos de gestión interna que practican las empresas para hacer que esos elementos -productos-servicios-clientes- brillen por sí mismos.

En este sentido, más cuando hablamos de organizaciones tecnológicas, en las que el objetivo se centra en el descubrimiento y aplicación de tecnologías de última generación para mejorar el diseño y la funcionalidad de sus sistemas, la gestión interna cobra un protagonismo extra.  Desde el punto de vista organizativo, los modelos de gestión que se practiquen determinarán, aspectos tan estratégicos como el time to market para el lanzamiento de nuevos productos, servicios, actualizaciones…, los tiempos de respuesta en la prestación de servicios, las agilidad y precisión de tareas relacionadas con la función comercial -presupuestos, facturas, albaranes, pedidos, …- etc.

La COVID-19 ha puesto de manifiesto la necesidad de implementar una gestión ágil, colaborativa y eficiente. Un modelo de gestión que ya venían practicando algunas organizaciones, tiempo atrás, especialmente en el entorno del desarrollo de software. Las pequeñas y medianas empresas han mostrado, desde siempre, una mayor versatilidad a la hora de probar nuevos modelos de gestión, siempre con la mirada puesta en las personas, escuchando, conectando y facilitando.

Facilitar es la clave de los modelos Agile

Las Metodologías Agile se utilizan en el entorno de la pyme mejoran la eficiencia de los procesos empresariales y ponen al cliente en el centro.  En términos generales, optimizan la gestión interna. Estas metodologías tiene su origen en el desarrollo de software. Sin embargo, la eficiencia está estrechamente relacionada con el hecho de hacer que los procesos sean más óptimos, eliminando cualquier acción superflua que no aporte valor al resultado final. La colaboración, la planificación, la participación, la mejora y el aprendizaje continuo, la autonomía… todo, dentro de un negocio debe orientarse a responder a las necesidades reales de los clientes.

En este sentido, una de las cosas que más me interesan de estos modelos de gestión ágiles es cómo las pequeñas y medianas empresas han entendido el concepto de la optimización. Un concepto que han interiorizado para conseguir el aprovechamiento de las acciones que se realizan en las organizaciones y aportan valor, más que en la perdida de recursos en acciones que no lo aportan.

Una actividad es interesante en la medida del valor que sea capaz de aportar al cliente. La existencia de procesos duplicados, la burocracia que rodea algunas acciones, los sistemas de trabajo muy jerarquizados que pueden derivar en cuellos de botella a la hora de tomar decisiones… deben eliminarse. Por lo tanto, cuánto más optimizada esté una tarea, menos recursos necesitará, menos personas para llevarla a cabo, menos imprecisiones, y más impacto positivo. Dicho de otra manera: “ponerlo fácil”, por regla general, suele traducirse en mejora de la eficiencia en la gestión interna.

Poner al cliente en el centro, ser capaces de responder al cambio, estar orientados a conseguir resultados, y centrados en las personas que forman parte de nuestras organizaciones, forman parte del concepto Agile. Inevitablemente, todo ello hace que se trabaje por alcanzar modelos de gestión cada vez más eficientes y FÁCILES.

Modelos flexibles sobre todo con las personas

Últimamente, hemos hablado mucho de teletrabajo, y de cómo será el modelo de trabajo cuando el COVID empiece a ser solo un mal recuerdo. Con independencia de que, muchos expertos apunten a un modelo híbrido que combine el trabajo en remoto con el presencial –el Gobierno ya ha legislado al respecto– la idea es que los modelos de trabajo sean, en sí mismo, más flexibles y elásticos.

Una flexibilidad que no solo apuntará a los horarios o lugares de trabajo, sino también, a un modelo de gestión en el que la colaboración y la fluidez formarán parte de la esencia del propio sistema. La COVID ha propiciado el cambio de mindset necesario para abordar con éxito este tipo de iniciativas. Luego, el caldo de cultivo ya está listo.

En Datisa siempre hemos apostado por el cambio. Nuestra organización no solo se ha adaptado a las transformaciones, sino que ha sido, muchas veces, parte de ellas. Como empresa tecnológica, sabemos la importancia de la innovación, la búsqueda de nuevas fórmulas que nos ayuden a mejorar, a presentar nuevas versiones, nuevas funcionalidades, nuevos proyectos de atención y servicio, …

Pero, para que esos cambios prosperen y aporten los beneficios que se pretenden, deben tener en cuenta a las personas.  En este sentido, es importante apoyar a todos en su aprendizaje y en su desarrollo profesional. La combinación de estos dos elementos -adaptación y personas- es una de las claves de nuestro éxito como organización. Y, seguro que también, es el secreto de otras muchas compañías que, como la nuestra, buscan acercarse al cliente, con la mejor de sus versiones.

“Personalizar” el modelo Agile

Para que un modelo de gestión basado en metodologías Agile prospere en organizaciones con una cultura arraigada es importante, trabajar en el cambio cultural. Un cambio a todos los niveles de la organización, y “personalizar” el modelo a la esencia de la propia organización.  Recuerda: los modelos de gestión son buenos, regulares o malos en función de la capacidad que tengan las personas de hacerlos suyos. Es decir, en qué medida pueden responder y cubrir las necesidades de la organización para aportar el valor que se espera de ellos.

Las compañías con capacidad de adaptación, centradas en las personas e innovadoras tendrán más fácil la puesta en marcha de estas metodologías. Por supuesto, también la implicación de todos en la transformación es la clave del éxito. Una combinación de diferentes aspectos que, sí o sí, convergen en un mismo punto: sencillez, agilidad y flexibilidad para optimizar el trabajo de todos. Todo apuntará a una gestión interna exitosa.

Singularidades del modelo Agile

Por seguir con el ejemplo propio, hemos destacado algunos de los puntos fuertes de nuestra gestión, que quizá puedas hacer tuyos en la gestión de tu negocio:

Escucha activa y permanente

Permitirá dotar al negocio de la profundidad e inteligencia que necesita para tener la información adecuada, en el momento oportuno. Y, con ello, tomar decisiones que respondan a necesidades reales.

Autonomía y capacidad para decidir

Fuera los modelos de micro-gestión o, aquellos en los que prima un orden jerárquico extremadamente vertical, apostado por un modelo más horizontal. Practicar la responsabilidad compartida, el liderazgo colaborativo, y la delegación de tareas. Es la manera de proporcionar a todos la confianza que necesitan para desempeñar su trabajo, impulsando la motivación y el compromiso de mejora continua.

Facilitar y agilizar los procesos

Es la clave de todo lo demás. Facilitar, simplificar, agilizar, hacer que todos los procesos, las tareas, y las decisiones sean naturales.

Formación e impulso profesional

Será la clave para mejorar, como individuos y como organización. Es importante contar con las habilidades necesarias para desempeñar el trabajo. Y descubrir el potencial que se tiene para poder desarrollar nuevas capacidades que ayuden al crecimiento profesional y que contribuyan a la mejora del negocio.

Las personas en el centro

Poner a las personas por encima de las herramientas y los procesos hará que cada uno represente mejor el papel que le corresponde. Las personas son el objetivo y la tecnología el vehículo.

Colaboración e intercambio fluido de información

Esto hará que todos trabajen en la misma dirección, con los mismos datos y apuntando al objetivo común. Practicar el trabajo en equipo impacta en positivo sobre la cuenta de resultados. Es así, porque mejora la eficiencia de los procesos, se acortan los tiempos de respuesta, mejora el servicio que se presta a los clientes, etc.

Transparencia

Es decir que los procesos, las tareas, las funciones, las decisiones que se tomen, todo, en la gestión interna, esté relacionado con la información que maneja la organización. Una información que, además de ser veraz y actual, será consistente y aportará valor a todas las áreas del negocio que accederán a ella fácilmente.

Establecer métricas

Y valorar la rentabilidad o el éxito de las decisiones que se toman. Determinar KPIs de evaluación que permitan analizar lo que se ha hecho, realizando un seguimiento de las acciones que nos permita accionar cambios siempre que sea necesario para alcanzar los objetivos establecidos, afianzar buenas prácticas e identificar áreas de mejora. Iteraciones cortas con resultados medibles. Eso hace que se puedan tomar decisiones en el momento en que se detecte una desviación sobre lo esperado, imprimiendo una mayor eficacia a la marcha del negocio.

En Datisa sabemos cómo ayudarte también a gestionar tu negocio de una manera más ágil y flexible y  hacer que impacte en positivo en tu negocio. ¿Hablamos?